Рабочее время сотрудников — важный ресурс компании, которым нужно уметь управлять. Именно пребывание на рабочем месте за выполнением должностных обязанностей оплачивает руководитель. Корректный учет рабочего времени помогает оптимизировать ресурсы и повысить производительность труда.
Ранее компании использовали ручное заполнение табелей для учета рабочего времени. Однако это трудоемкий метод с рядом недостатков: во-первых, человеческий фактор периодически приводит к ошибкам, а во-вторых, обработка данных таким способом требует значительных ресурсов. В настоящее время на рынке доступны программные решения для учета рабочего времени. Их внедрение быстро оправдывает себя, так как способствует повышению дисциплины сотрудников и улучшению производительности труда.
Системы могут идентифицировать сотрудника с помощью магнитных карт, а также на основе биометрии — например, отпечатков пальцев или распознавания лиц. В статье мы рассмотрим ключевые аспекты каждой из этих технологий.
Принцип работы систем учета рабочего времени
Принципы работы систем учета рабочего времени похожи: специальное оборудование распознает сотрудника, фиксирует время его прихода и ухода, а также может рассчитать общее количество отработанных часов за день или выбранный период, сделать отчетность.
Самыми современными считаются биометрические системы контроля рабочего времени. Принципы их работы основаны на распознавании людей по их уникальным биометрическим характеристикам. Терминал распознает его по индивидуальным параметрам — отпечаткам пальцев или чертам лица, и фиксирует время, когда человек пришел на работу и покинул свое место.
Более сложные технологии могут производить распознавание дополнительно по голосу и даже — сканированию сетчатки глаза. Для организации эффективного управления бизнесом достаточно обычных биометрических характеристик по типу отпечатков пальцев или распознавания по чертам лица.
Плюсы биометрических систем контроля рабочего времени:
1. Точный расчет времени, которое специалист провел в рабочей зоне.
2. Низкая вероятность мошенничества при идентификации — если личную карту можно передать из рук в руки, то подделать отпечатки пальцев и черты лица очень сложно.
3. Удобство использования — в отличие от карты, биометрические данные невозможно потерять или забыть.
К таким системам относится БОСС Контроль. Решение работает с использованием сотовой связи, легко и быстро подключается. Комплект включает терминал регистрации сотрудников и облачный сервис для обработки данных.
Для подключения терминала необходима только розетка 220В. Сервис поддерживает различные способы фиксации рабочего времени — использование карт доступа или биометрических данных (отпечатки пальцев или черты лица). Руководитель вносит в систему данные работников, по которым в дальнейшем производится распознавание и расчет рабочего времени.
Учет рабочего времени по отпечатку пальца
Учет рабочего времени по отпечатку пальцев сотрудников становится все более распространенным методом контроля трудовой дисциплины и повышения эффективности работы. Он основан на биометрической идентификации, где каждый сотрудник регистрируется по уникальному рисунку линий кожи на подушечках пальцев рук. Эти линии складываются в сложный узор, который индивидуален у каждого человека в течение всей жизни.
При входе и выходе с работы сотрудник прикладывает палец к считывающему устройству, которое фиксирует время прибытия. Данные автоматически сохраняются в системе. Плюсы такого подхода заключаются в:
• высокой точности и надежности;
• практически невозможности подделать отпечаток пальцев, что исключает мошенничество со стороны сотрудников;
• невозможности украсть, потерять или забыть идентификатор.
Учет рабочего времени по лицу
Система учета рабочего времени по лицу — еще один надежный метод контроля трудовой дисциплины и учета рабочего времени сотрудников. Эта система работает следующим образом: при входе и выходе на рабочее место сотрудники подходят к камере, которая фиксирует их лицо, при помощи специального алгоритма строит математический шаблон и сравнивает его с базой данных. Если совпадение найдено, система автоматически фиксирует время прихода или ухода, что позволяет быстро и точно рассчитывать рабочие часы.
Предварительно со всеми сотрудниками проводится процедура регистрации лиц с фотофиксацией. Программа рассчитывает расстояние между точками на лице и создает математическую модель, представляющую собой уникальную комбинацию данных. Это и есть идентификатор работника, который запоминает система. Точность идентификации с помощью биометрических систем достигает более 99 %.
Распознавание лиц — хорошо отработанная система, которая уже протестирована на многих объектах. Биометрический контроль учета рабочего времени по лицу имеет все те же преимущества, что и по отпечатку пальцев: высокая точность, надежность, сложность подделать и невозможность потерять идентификатор. Еще одно преимущество этой системы распознавания — удобство для самих сотрудников, ведь руки могут быть грязными, в перчатках или просто заняты.
Учет рабочего времени по картам
Система учета рабочего времени по картам — самая распространенная и давно известная. В ее основе лежит принцип регистрации приходов и уходов сотрудников с помощью пластиковых карт.
Каждый работник получает индивидуальную карту, которую он должен прикладывать к считывающему устройству при входе и выходе с рабочего места. Данные о времени регистрации автоматически сохраняются в базе данных.
Преимущества этого метода заключаются в его простоте и доступности. Использование карт позволяет быстро и удобно фиксировать рабочее время без необходимости ввода паролей или биометрических данных. Однако у такого метода есть ряд существенных недостатков. Во-первых, карты могут теряться или ломаться. Во-вторых, часто выявляются случаи злоупотребления, когда один сотрудник регистрирует другого «по дружбе».
Контроль рабочего времени сотрудников по карточкам — жизнеспособный, но уже устаревший вариант. Он требует регулярного мониторинга и дополнительных мер безопасности для предотвращения обмана со стороны сотрудников.
Выбираем систему учета времени
Система БОСС Контроль — простое и доступное решение для учета рабочего времени, поскольку она может использовать методы биометрического контроля. Преимущества системы БОСС Контроль:
1. Простота подключения: вам не придется изучать многостраничные инструкции и сравнивать решения. БОСС Контроль поставляется «в коробке», а это значит, вы начнете получать данные сразу после включения.
2. Многофункциональность: программа поддерживает несколько методов идентификации (карты, отпечатки пальцев, распознавание лица). Вы можете выбрать оптимальный вариант для своего предприятия.
3. Высокая точность: если вы отдадите предпочтение биометрическому учету рабочего времени, риск подмены данных сотрудника сводится к минимуму.
4. Удобство использования: процесс регистрации времени работы прост и занимает мало времени.
5. Автономная система: БОСС Контроль обрабатывает и сохраняет все данные автоматически в облачное хранилище, что упрощает управление данными.
6. Высокий уровень безопасности: система использует шифрование — это надежный способ защиты данных, в т.ч. личной информации.
7. Соответствие нормам законодательства: система учитывает требования закона о защите персональных данных.
8. Выгрузка отчетности: данные из облачного хранилища могут быть представлены в виде отчета для руководителя, отдела кадров и бухгалтерии. БОСС Контроль также интегрируется с другими системами, например, 1С.
9. Система содержит множество дополнительных удобных функций, таких как расчет ЗП, контроль медицинских книжек, напоминание о днях рождения сотрудников и другие.
Облачная система БОСС Контроль — это отличный выбор для организаций, которые стремятся эффективно управлять рабочим временем своих сотрудников, повысить дисциплину и производительность.