У большинства «отпуск» ассоциируется с парой недель у моря. В то же время у кадровика за этим словом скрывается с десяток разных оснований — основной и дополнительный, учебный, по беременности и родам, по уходу за ребенком, за свой счет. У каждого свои правила оплаты, сроки и комплект документов. Разберем, какие отпуска бывают, кому они положены и как работодателю оформить отпуск в соответствии с актуальным законодательством.
Виды отпусков по ТК РФБ
Основной оплачиваемый отпуск
Он положен каждому, кто оформлен официально. По закону он длится 28 календарных дней (ст. 115). Чтобы впервые уйти отдыхать, новичку нужно отработать полгода без перерывов у одного работодателя (ст. 122) — хотя стороны вправе договориться и о более раннем сроке. Полугодовое правило при этом не распространяется на беременных, подростков и тех, кто усыновил малыша младше трех месяцев. Таким сотрудникам отпуск авансом дают по первому заявлению. Начиная со второго года работы дни распределяются уже по утвержденному графику.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
Отдельным отпуском его назвать нельзя — по сути это прибавка к основному за работу в особых условиях. Дополнительные дни не вычитаются из стандартных 28, а приплюсовываются к ним.
На такую надбавку могут рассчитывать те, кто работает во вредных или опасных условиях (от 7 дней), сотрудники с ненормированным рабочим днем (от 3 дней), занятые на работах особого характера, а также работающие на Крайнем Севере (24 дня) и в приравненных к нему районах (16 дней).
Какие еще виды отпусков может оформить работник
Помимо ежегодного отдыха, у сотрудника есть право уйти:
- за свой счет (ст. 128) — по личным причинам и с согласия руководства; в отдельных ситуациях — выход на пенсию, инвалидность, регистрация брака, рождение ребенка, смерть близкого — отказать работодатель уже не вправе;
- в учебный отпуск (гл. 26) — это вариант для тех, кто совмещает работу с учебой; основанием служит справка-вызов из вуза или колледжа;
- в отпуск по беременности и родам (ст. 255) — он открывается по листку нетрудоспособности;
- в отпуск по уходу за ребенком до трех лет (ст. 256) — на этот период за работником сохраняется его должность.
Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска
Стандартная продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней за рабочий год. Эти дни считаются именно в календарных, то есть в них входят и выходные, которые попадают на отпускной период. А вот нерабочие праздничные дни — Новый год, 8 Марта, 9 Мая и другие из официального списка — в продолжительность отпуска не включаются и не оплачиваются. Если такой праздник выпадает на время отдыха, отпуск продлевается на соответствующее число дней либо эти дни переносятся на другой срок по договоренности с работником. Например, сотрудник взял 14 дней с захватом 9 Мая — фактически он будет отсутствовать 15 календарных дней, а оплатят ему все те же 14.
Кому может предоставляться удлиненный основной отпуск
Для части работников законная норма выше базовой. Подросткам до 18 лет полагается 31 день, сотрудникам с инвалидностью — от 30 дней (это правило закрепили в кодексе в 2024 году), учителям и преподавателям — 42 либо 56 дней в зависимости от должности и места работы. Дольше обычного отдыхают также госслужащие, научные сотрудники и работники ряда производств. Информацию по конкретной профессии нужно проверять в самом ТК и в отраслевых федеральных законах.
Почему нельзя полностью заменить отпуск денежной компенсацией
Заменить выплатой можно только те дни, что идут сверх обязательных 28 (ст. 126 ТК РФ). Например, если у человека удлиненный отпуск в 31 день, деньгами он может закрыть максимум 3 дня, а остальные 28 все равно придется отгулять. Сделано это не случайно. Отпуск — это право на восстановление, а не способ подзаработать, поэтому минимум закон защищает жестко. Полностью получить деньги за все накопленные дни можно только в одном случае — при увольнении. Тогда работнику выплачивают компенсацию за весь неиспользованный отпуск.
Есть и сотрудники, которым отпуск не заменят деньгами вообще, даже ту часть, что превышает 28 дней. К данной категории относятся беременные женщины, работники младше 18 лет и те, кто занят на вредных или опасных производствах.
Какова продолжительность дополнительных отпусков
Поводы для дополнительных дней перечислены в статьях 116–119 ТК РФ:
- труд во вредных или опасных условиях, подтвержденный спецоценкой (классы 3.1–4) — ст. 117;
- особый характер выполняемой работы — ст. 118;
- режим с ненормированным рабочим днем — ст. 119;
- работа на Крайнем Севере и территориях, к нему приравненных — ст. 321.
Как определить длительность для разных категорий
В законе прописаны только нижние границы, а итоговое число дней фиксируют в трудовом договоре, коллективном соглашении или внутренних регламентах компании. За вредность отдыхают дополнительно от 7 дней, за ненормированный график — от 3, за работу на Севере — 24 дня (для приравненных районов — 16). Поднять эти значения работодатель может, опуститься ниже — нет.
Когда отпуск оплачивается, а когда дается без сохранения зарплаты
Любой из дополнительных отпусков по статьям 116–119 оплачивается по среднему заработку. И только отпуск за свой счет (ст. 128), который положен не за тяжелую работу, а в связи с жизненными обстоятельствами сотрудника, не оплачивается.
Как часто можно брать отпуск
Необязательно отдыхать все положенные 28 дней разом. Нередко отпуск делят на несколько частей, а некоторые работники и вовсе вправе уйти тогда, когда удобно им, а не когда стоит в графике.
Можно ли делить ежегодный отпуск на части
Закон это допускает при условии, что обе стороны согласны (ст. 125). При этом хотя бы одна из частей должна длиться не меньше 14 дней без перерыва. Все остальное дробится свободно. Но если резать его на одиночные дни, ломается сам смысл отдыха. Человек толком не успевает выдохнуть и восстановиться за день-другой, а к работе возвращается таким же уставшим. Для отдела кадров это тоже головная боль — каждый отрезок надо отдельно провести приказом, посчитать отпускные, свести в графике.
В каких случаях работодатель обязан дать отпуск вне графика
Утвержденный график связывает и работника, и компанию. Но часть сотрудников выбирает время отдыха сама, по заявлению, и отказать им нельзя, это:
- подростки;
- беременные — до или после декрета;
- родитель ребенка с инвалидностью;
- внешние совместители (синхронно с отпуском по основному месту);
- ветераны боевых действий;
- почетные доноры и некоторые другие.
Порядок предоставления отпуска
Минимальный набор для планового отпуска выглядит так: график отпусков, который оформляют не позже чем за две недели до начала нового года (ст. 123), приказ об уходе сотрудника и записка-расчет. Для целевого отпуска нужно документально подтвердить основания, поэтому предоставляется справка-вызов, больничный лист или заявление работника.
Как уведомить работника и рассчитать отпускные
С датой начала отпуска работника знакомят под подпись минимум за 14 дней. Деньги перечисляют не позднее чем за три календарных дня до первого выходного дня (ст. 136) — просрочка хотя бы на сутки уже трактуется как нарушение. Размер выплаты определяют исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев.
Порядок проще, когда учет прозрачен
Чем прозрачнее выстроен этот процесс, тем меньше споров с сотрудниками, ошибок в кадровом учете и вопросов при проверках — и тем проще HR и руководителям планировать загрузку команды.
Львиная доля ошибок возникает там, где учет ведется в табелях в Excel. В данном случае не всегда понятно, кто сейчас в отпуске, сколько дней у человека осталось и не накопились ли неотгулянные периоды. Система БОСС Контроль фиксирует фактическое присутствие сотрудников, показывает, кто на месте, кто в отпуске или на больничном, и автоматически формирует отчетность по рабочему времени. Кадровому отделу не приходится вручную сводить данные, а руководитель в любой момент видит реальную картину по команде.
Хотите навести порядок в учете рабочего времени и отсутствий — запросите демонстрацию платформы БОСС Контроль и посмотрите, как она работает на ваших задачах.