При управлении персоналом в большой компании важно иметь доступ к информации о продуктивности каждого сотрудника. На основе таких данных можно заниматься планированием, прогнозировать нагрузку, разрабатывать стратегии развития. Для получения информации используют много инструментов, в том числе учет рабочего времени. Рассказываем в статье, что это такое, для чего он нужен и как его вести
Что такое учет рабочего времени
Учет рабочего времени, или УРВ — это процесс регистрации рабочего времени сотрудников. Он нужен, чтобы более эффективно управлять персоналом. УРВ позволяет отслеживать, сколько часов отработал каждый сотрудник, выявлять возможные проблемы с посещаемостью и дисциплиной, оценивать производительность труда.
Отслеживать занятость сотрудника нужно не только для решения внутренних задач компании. В соответствии со ст. 91 ТК РФ, продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов (существуют исключения, описанные в законе, но для них также установлены свои правила). Обязанность работодателя — обеспечить соблюдение этого условия. Чтобы контролировать наличие переработок, важно фиксировать данные. Это поможет в случае трудовых споров или конфликтов.
Использование систем учета рабочего времени (СУРВ) может ускорить процесс начисления заработной платы. Большинство программных и аппаратных решений интегрируются с бухгалтерскими программами, что позволяет быстро и справедливо рассчитывать вознаграждение работникам.
Чтобы эффективно управлять персоналом, нужно оперировать большим количеством данных. На основе информации финансисты могут рассчитывать потенциальные расходы, специалисты по кадрам — планировать найм, а руководители — принимать управленческие решения.
Для чего и где использовать учет времени сотрудников
УРВ используется в разных организациях. Он может использоваться для контроля присутствия на рабочем месте (в офисе, цеху, торговой точке) или отслеживания продуктивности. Фиксация занятости позволяет определять, чем именно занят сотрудник.
УРВ используют в частном и государственном секторе. В зависимости от того, чем занимается компания, цели внедрения могут различаться.
• В государственном секторе фиксация факта прихода и ухода работников нужна для соблюдения трудового законодательства и обеспечения справедливой оплаты труда служащих.
• На производстве требуется контролировать присутствие на месте, обеспечивать объемы производства, соблюдать график работы.
• На предприятиях сферы общественного питания необходимо обеспечивать уровень обслуживания клиентов и соблюдение внутренних регламентов.
• В образовательных учреждениях отслеживание занятости преподавателей и административного персонала позволяет эффективно использовать ресурсы, составлять расписание, оптимизировать учебный процесс.
• В медицинских учреждениях контроль помогает обеспечить безопасность персонала и пациентов.
• В IT-компаниях УРВ используют, чтобы оптимизировать разработку и решать кадровые задачи — например, распределение сотрудников между разными проектами.
• В логистических компаниях отслеживание местонахождения и занятости водителей помогает оптимизировать маршруты, снизить себестоимость, повысить эффективность доставки грузов. Также фиксация маршрутов нужна, чтобы избежать использования служебного транспорта в личных целях.
• В торговых сетях контроль за продавцами и кассирами позволяет обеспечить высокий уровень обслуживания покупателей и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.
Учет рабочего времени — эффективный инструмент управления персоналом, который может быть использован в различных отраслях и сферах деятельности.
Виды учета рабочего времени
Закон Российской Федерации определяет следующие понятия:
• Поденный учет. Этот вид фиксации предполагает, что сотрудник работает одинаковое количество часов каждый день. Это наиболее распространенный вид учета, который используется в большинстве компаний.
• Недельный учет. При этом виде учета персонал может работать разное количество часов в разные дни недели, но общее количество отработанных часов за неделю должно быть одинаковым. Недельный учет применяется реже, чем поденный.
• Суммированный учет. Данный вид учета используется при сменном графике работы или в случаях, когда невозможно обеспечить ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. При суммированном учете устанавливается определенный период (месяц, квартал или год), в течение которого сотрудник должен отработать установленное количество часов.
Данные используются для начисления заработной платы. Особенно это важно в случаях, если оплата труда зависит от количества фактически отработанных смен. Регистрация факта прихода и ухода с работы позволит избежать ошибок, конфликтов, несправедливых решений со стороны руководства.
Где и как вести учет времени работников
Существует несколько методов фиксации времени прихода и ухода сотрудников:
• Табель учета рабочего времени. Это самый простой метод фиксации присутствия. Он предполагает заполнение документов вручную. Табель может вестись в бумажном виде или в электронном формате — например, общей таблице. В нем указываются все рабочие дни человека, его опоздания и ранние уходы, а также часы работы.
• Терминалы. На входе в офис или производственное учреждение устанавливается считыватель, у которого нужно отметиться при приходе на работу и перед уходом. Для регистрации в системе могут использоваться карты или биометрические данные. Терминал передает данные на сервер или в облако.
• Системы контроля доступа. Такие системы работают как терминалы, однако дополнительно управляют возможностью попасть в то или иное помещение. Можно настроить возможность попадать в отдельные кабинеты или производственные цеха только некоторым группам работников. Например, ограничить доступ на склад тем, кто не относится к логистической службе. Их используют как для безопасности, так и для отслеживания эффективности — например, система заметит, если кто-то из сотрудников слишком много времени проводит в курилке.
• Программные решения. Отдельные программы или модули в CRM предлагают работникам отмечать начало и окончание рабочего дня в электронном виде. Такой вариант подходит для тех, кто работает удаленно. Одно из главных его преимуществ — простота и низкая стоимость реализации. При этом у решения есть и минус: работник может нажать кнопку в программе, фактически не приступив к выполнению обязанностей.
• Решения на базе GPS. Приложения на телефон или отдельные устройства позволяют отслеживать, где находится сотрудник. Их используют в случаях, когда характер работы разъездной — у курьеров, водителей, торговых представителей.
Учет рабочего времени позволяет соблюдать трудовое законодательство, а также нужен для предотвращения злоупотреблений со стороны сотрудников и повышения эффективности работы организации. Он помогает обеспечить справедливую оплату труда, соблюдение прав работников и защиту интересов работодателя.
Программы и оборудование для учета труда и рабочего времени
Вести учет рабочего времени в табеле можно, если в компании небольшой штат. Данные из бумажных носителей переносят в Excel или другой табличный редактор, где специалист по кадрам или руководитель может отслеживать работу сотрудников.
Для крупных или даже средних организаций такой инструмент не будет эффективным: для его использования нужно привлекать слишком большое количество сотрудников отдела кадров. В компаниях используют специальное программное обеспечение и аппаратные комплексы для отслеживания присутствия и занятости сотрудников.
Выбор конкретного решения зависит от задач и возможностей компании. Нужно учесть стоимость внедрения, простоту использования, способы интеграции с существующими системами, соответствие законодательству, а также выполнить следующие задачи:
• Получите согласие сотрудников. Важно проинформировать персонал о том, что рабочее время будет контролироваться, и получить письменное согласие.
• Обеспечьте конфиденциальность данных. Данные об учете рабочего времени должны храниться в соответствии с законодательством о защите персональных данных.
• Используйте справедливые и объективные критерии оценки. Система учета должна быть справедливой и объективной, чтобы не создавать дискриминацию или предвзятость по отношению к сотрудникам.
• Обеспечьте прозрачность условий и открытость. Результаты учета должны быть доступны для сотрудников, чтобы они могли видеть свои показатели и улучшать свою работу.
• Проверьте свои действия на законность. Учет рабочего времени должен соответствовать трудовому законодательству и другим нормативным актам.
Терминалы БОСС Контроль решают большинство задач современного бизнеса, связанные с учетом рабочего времени. Они фиксируют факт прихода и ухода работников, сохраняют данные, дают возможность анализировать их с компьютера или планшета.
Большое преимущество решений БОСС Контроль — простота и доступность. Для установки оборудования понадобится только розетка — вести сетевой кабель к устройству не нужно. Управлять устройством можно через браузер с любого компьютера или планшета.
Данные хранятся в надежно защищенном облаке. Вам не нужно будет разворачивать собственную инфраструктуру, покупая дорогое оборудование для серверной, отводя отдельное помещение и нанимая человека для обслуживания. При этом персональная информация о сотрудниках не утечет на сторону. БОСС Контроль своевременно обновляет протоколы безопасности, чтобы сохранять конфиденциальную информацию и обеспечивать соблюдение законов.
Терминал учета рабочего времени БОСС Контроль предоставляется в рамках абонентской платы. Это удобно для организаций, которые хотят внедрить СУРВ, но не имеют большого бюджета. Вы можете оставить заявку, чтобы получить систему для тест-драйва на 10 дней или рассчитать стоимость внедрения в вашей компании.