Биометрический учет рабочего времени и расчет ЗП
Просто и удобно. По всей России. Ежедневно 10‑19 мск 
8 (800) 555-89-33
Биометрический учет рабочего времени и расчет ЗП
Просто и удобно. По всей России. Ежедневно 10‑19 мск 

Табель учета рабочего времени: что это такое и зачем он нужен организации

Время прочтения 3 минуты
Табель учета рабочего времени: оптимизация учета и контроля сотрудников

Табель учета рабочего времени сотрудника необходим для контроля трудовой дисциплины, начисления заработной платы и других выплат, планирования смен, учета переработок. Его обязаны вести все ИП и юридические лица с наемными сотрудниками. Этот документ требуют контролирующие органы во время проверок.

В этой статье разберемся, что из себя представляет этот документ, в каких формах и какими способами его ведут и что в нем отражают. Подробнее остановимся на программах для ведения табеля учета рабочего времени и аппаратных средствах, которые облегчают сбор данных о приходах/уходах персонала.

Что такое табель учета рабочего времени?

В контексте трудового законодательства табелем называют документ, в котором записывают информацию об отработанных работником сменах и часах, количестве выходных, командировок, отпусков и больничных.

На его основе бухгалтерия начисляет заработную плату, работодатель контролирует соблюдение трудовой дисциплины, а трудовая инспекция следит за соблюдением Трудового кодекса. Кроме того, он помогает отследить трудозатраты с целью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов и распределения кадровых ресурсов.

Таблицу учета рабочего времени на предприятиях ведут в двух формах:

Бумажная

Представляет собой лист бумаги или журнал установленного образца, где делают отметки с помощью условных знаков. Этот способ максимально прост в использовании, но подходит только для небольших ИП и компаний с малым количеством сотрудников.

При ведении табеля в бумажном виде повышается риск ошибок при заполнении. Но главный минус — сложность обработки данных, ограниченный доступ к ним и невозможность анализа информации без ее перевода в электронную форму.

Цифровая

Электронный табель сотрудников ведут с помощью программного обеспечения или онлайн-сервисов. Для этой цели используют CRM или ERP-системы, приложения для начисления заработной платы.

Преимущества этого подхода:

  • автоматизация расчетов и предотвращение ошибок, вызванных человеческим фактором;
  • ускоренная обработка и расширенный анализ данных о посещаемости;
  • одно- или двусторонний обмен данными с другими приложениями, в том числе для начисления зарплаты и управления персоналом;
  • удаленный доступ для оперативного анализа данных.

Для цифровой формы работодателю нужно купить решение, внедрить в собственную информационную инфраструктуру и обучить сотрудников.

В двух перечисленных случаях проблемой остается ввод данных. Необходим человек, который будет отмечать приход и уход работников, чтобы избежать искажения данных. Эту проблему можно решить за счет автоматизации с помощью аппаратных средств учета. Например, систем контроля и управления доступом.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Этот документ на предприятии используют для решения нескольких задач:

  • учет количества отработанных часов или смен в течение рабочей недели, месяца, квартала, года;
  • фиксация переработок, прогулов, выходов в праздничные и выходные дни, работы во внеурочное время;
  • регистрация поездок в командировки, выходов в отпуск, больничных для правильного начисления дополнительных выплат;
  • сбор сведений для дальнейшего заполнения предусмотренных законодательством отчетов.

Любой предприниматель или компания с наемными сотрудниками должны вести таблицу, хранить ее и предъявлять по требованию контролирующих органов — например, трудовой инспекции, Социального фонда России или налоговой службы. Кроме того, эти данные могут понадобиться при возникновении трудовых споров с работниками.

Согласно ТК РФ, заполнять этот документ нужно независимо от выбранной системы оплаты труда. В случае необходимости бланк табеля учета рабочего времени можно загрузить с профильных ресурсов в интернете.

Заполнять табель могут специально выделенные сотрудники, HR-специалисты, руководители структурного подразделения. После этого его подписывает лицо, которое вносило отметки, и руководитель отдела кадров или конкретного отдела. Если таблица сформирована в электронном виде, для ее заверения используют квалифицированную электронную подпись.

Как вести и заполнять табель учета рабочего времени

В России предусмотрены две формы этого документа, утвержденные Госкомстатом. Руководитель компании или предприниматель может выбрать удобный для себя вариант.

Форма Т-12

График-табель учета рабочего времени включает в себя раздел с отметками о посещаемости и раздел, в котором отражаются расчеты с персоналом. В каждом месяце по каждому сотруднику отмечают выход/невыход на работу и количество отработанных часов.

Предусмотрены графы 5 и 7, в которых подбивают итоги за первую и вторую половину месяца для начисления заработной платы и аванса. Итоги также разделены на количество смен и часов.

Форма Т-13

Этот бланк проще по структуре и порядку заполнения, поэтому его используют чаще. Для каждого работника предусмотрено четыре строки: две для первой половины месяца и две для второй. В них вписывают код и количество отработанных часов.

Для обозначений различных действий предусматривают буквенные обозначения:

Код
буквенный
цифровой
Продолжительность работы в дневное время
Я
01
Продолжительность работы в ночное время
Н
02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
РВ
03
Продолжительность сверхурочной работы
С
04
Продолжительность работы вахтовым методом
ВМ
05
Служебная командировка
К
06
Повышение квалификации с отрывом от работы
ПК
07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ПМ
08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОТ
09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
ОД
10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
У
11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
УВ
12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
УД
13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
Р
14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
ОЖ
15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя
ДО
16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
ОЗ
17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
ДБ
18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству
Б
19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
Т
20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
ЛЧ
21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе
ПВ
22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
Г
23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
ПР
24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
НС
25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни
В
26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
ОВ
27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
НВ
28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
ЗБ
29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
НН
30
Время простоя по вине работодателя
РП
31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
НП
32
Время простоя по вине работника
ВП
33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
НО
34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
НБ
35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы
НЗ
36

Выход и невыход на рабочую смену можно отмечать без указания отработанных часов. Но в некоторых случаях в случае неявки этот показатель важен. Например, он нужен для признания неявки прогулом с целью последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.

Все выходы на работу в праздничные, неурочные, выходные дни, а также ночью, отмечают с указанием часов. Эти данные нужны для начисления заработной платы.

Электронный табель учета рабочего времени: современное решение

Ввиду сложности и трудоемкости заполнения табеля учета рабочего времени в бумажном виде, этот метод практически не используется. Ему на смену пришел электронный вариант.

Ведение таблицы в специализированном ПО или облачном сервисе дает такие плюсы:

  • Автоматизация процессов — работодатель может фиксировать приход и уход работников с помощью специализированной системы. Собранные данные легко загрузить в программу для начисления зарплаты и управления персоналом.
  • Точность — электронный табель с устройствами для фиксации прихода сотрудников исключает ошибки, вызванные человеческим фактором. Легче обновлять данные при изменении графиков работы, уходе сотрудника в отпуск.
  • Высокая скорость обработки — программа для учета рабочего времени за несколько секунд формирует управленческий отчет или сводку для бухгалтерии. Информация обновляется в реальном времени.
  • Удобство доступа — данные в облачном ЦОД или на сервере компании доступны любому уполномоченному сотруднику, в том числе удаленному. Информация хранится за весь период с момента внедрения электронного учета, поэтому ее можно предъявить контролирующим органам по запросу.
  • Экономия ресурсов — за счет снижения нагрузки на HR можно уменьшить затраты на обеспечение бизнес-процессов.

Электронный табель и автоматизация процесса делает учет полностью прозрачным. Это повышает ответственность сотрудников, они не пытаются внести неправдивые сведения в систему. Кроме того, программа может автоматически информировать о нарушениях графика, чтобы своевременно принять меры к виновным.

Единственная проблема — сложность интеграции и высокие затраты на автоматизацию. Для внедрения полноценной СКУД, которая фиксирует приход и уход сотрудников, нужно от 3 до 6 месяцев и от 500 тыс. рублей и выше. Она позволит решить множество задач, но капитальные затраты слишком высокие, особенно для малого бизнеса.

Заменить СКУД можно специальной системой, предназначенной для учета рабочего времени. БОСС Контроль решает одну большую задачу — собирает данные о посещаемости сотрудников, хранит и обрабатывает их, а также предоставляет в удобном для анализа виде.

Система состоит из двух структурных единиц:

  1. Аппаратные средства. Это терминалы для фиксации прихода работников. Устройства распознают человека по биометрическим данным, но при необходимости можно использовать магнитные карты. В них встроен сотовый модем, который отправляет полученную информацию на сервер.
  2. Программные средства. К ним относится сервис обработки данных, доступный в облачном формате. Пользователи получают доступ к нему через web-интерфейс в браузере. ПО не требует установки на компьютере пользователя или сервере организации.

Весь процесс внедрения занимает от 1 дня, сложная интеграция в IT-инфраструктуру не нужна. Система работает без стационарного подключения к интернету за счет сотового канала связи. Все данные хранятся на серверах провайдера, доступ к ним можно получить удаленно. Компания-поставщик гарантирует работоспособность SaaS-платформы без дополнительных вложений со стороны пользователя.

При этом полностью соблюдаются требования закона 152–ФЗ о защите персональных данных.

Заключение

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для любой компании. Помимо отчета перед контролирующими органами, этот документ позволяет справедливо начислять зарплату и законно применять санкции к нарушителям трудовой дисциплины.

Чтобы заполнение таблицы было прозрачным и не отнимало много ресурсов, этот процесс можно автоматизировать с помощью системы БОСС Контроль. Данные о посещаемости сотрудников терминал будет собирать автоматически, а способы обработки полученных данных зависят только от запросов пользователя.

Попробуйте
и решите

Бесплатный
тест-драйв
10 рабочих дней

Заказать БОСС Контроль
или заполнить заявку: