Табель учета рабочего времени сотрудника необходим для контроля трудовой дисциплины, начисления заработной платы и других выплат, планирования смен, учета переработок. Его обязаны вести все ИП и юридические лица с наемными сотрудниками. Этот документ требуют контролирующие органы во время проверок.
В этой статье разберемся, что из себя представляет этот документ, в каких формах и какими способами его ведут и что в нем отражают. Подробнее остановимся на программах для ведения табеля учета рабочего времени и аппаратных средствах, которые облегчают сбор данных о приходах/уходах персонала.
Что такое табель учета рабочего времени?
В контексте трудового законодательства табелем называют документ, в котором записывают информацию об отработанных работником сменах и часах, количестве выходных, командировок, отпусков и больничных.
На его основе бухгалтерия начисляет заработную плату, работодатель контролирует соблюдение трудовой дисциплины, а трудовая инспекция следит за соблюдением Трудового кодекса. Кроме того, он помогает отследить трудозатраты с целью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов и распределения кадровых ресурсов.
Таблицу учета рабочего времени на предприятиях ведут в двух формах:
Бумажная
Представляет собой лист бумаги или журнал установленного образца, где делают отметки с помощью условных знаков. Этот способ максимально прост в использовании, но подходит только для небольших ИП и компаний с малым количеством сотрудников.
При ведении табеля в бумажном виде повышается риск ошибок при заполнении. Но главный минус — сложность обработки данных, ограниченный доступ к ним и невозможность анализа информации без ее перевода в электронную форму.
Цифровая
Электронный табель сотрудников ведут с помощью программного обеспечения или онлайн-сервисов. Для этой цели используют CRM или ERP-системы, приложения для начисления заработной платы.
Преимущества этого подхода:
- автоматизация расчетов и предотвращение ошибок, вызванных человеческим фактором;
- ускоренная обработка и расширенный анализ данных о посещаемости;
- одно- или двусторонний обмен данными с другими приложениями, в том числе для начисления зарплаты и управления персоналом;
- удаленный доступ для оперативного анализа данных.
Для цифровой формы работодателю нужно купить решение, внедрить в собственную информационную инфраструктуру и обучить сотрудников.
В двух перечисленных случаях проблемой остается ввод данных. Необходим человек, который будет отмечать приход и уход работников, чтобы избежать искажения данных. Эту проблему можно решить за счет автоматизации с помощью аппаратных средств учета. Например, систем контроля и управления доступом.
Зачем нужен табель учета рабочего времени
Этот документ на предприятии используют для решения нескольких задач:
- учет количества отработанных часов или смен в течение рабочей недели, месяца, квартала, года;
- фиксация переработок, прогулов, выходов в праздничные и выходные дни, работы во внеурочное время;
- регистрация поездок в командировки, выходов в отпуск, больничных для правильного начисления дополнительных выплат;
- сбор сведений для дальнейшего заполнения предусмотренных законодательством отчетов.
Любой предприниматель или компания с наемными сотрудниками должны вести таблицу, хранить ее и предъявлять по требованию контролирующих органов — например, трудовой инспекции, Социального фонда России или налоговой службы. Кроме того, эти данные могут понадобиться при возникновении трудовых споров с работниками.
Согласно ТК РФ, заполнять этот документ нужно независимо от выбранной системы оплаты труда. В случае необходимости бланк табеля учета рабочего времени можно загрузить с профильных ресурсов в интернете.
Заполнять табель могут специально выделенные сотрудники, HR-специалисты, руководители структурного подразделения. После этого его подписывает лицо, которое вносило отметки, и руководитель отдела кадров или конкретного отдела. Если таблица сформирована в электронном виде, для ее заверения используют квалифицированную электронную подпись.
Как вести и заполнять табель учета рабочего времени
В России предусмотрены две формы этого документа, утвержденные Госкомстатом. Руководитель компании или предприниматель может выбрать удобный для себя вариант.
Форма Т-12
График-табель учета рабочего времени включает в себя раздел с отметками о посещаемости и раздел, в котором отражаются расчеты с персоналом. В каждом месяце по каждому сотруднику отмечают выход/невыход на работу и количество отработанных часов.
Предусмотрены графы 5 и 7, в которых подбивают итоги за первую и вторую половину месяца для начисления заработной платы и аванса. Итоги также разделены на количество смен и часов.
Форма Т-13
Этот бланк проще по структуре и порядку заполнения, поэтому его используют чаще. Для каждого работника предусмотрено четыре строки: две для первой половины месяца и две для второй. В них вписывают код и количество отработанных часов.
Для обозначений различных действий предусматривают буквенные обозначения:
Выход и невыход на рабочую смену можно отмечать без указания отработанных часов. Но в некоторых случаях в случае неявки этот показатель важен. Например, он нужен для признания неявки прогулом с целью последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.
Все выходы на работу в праздничные, неурочные, выходные дни, а также ночью, отмечают с указанием часов. Эти данные нужны для начисления заработной платы.
Электронный табель учета рабочего времени: современное решение
Ввиду сложности и трудоемкости заполнения табеля учета рабочего времени в бумажном виде, этот метод практически не используется. Ему на смену пришел электронный вариант.
Ведение таблицы в специализированном ПО или облачном сервисе дает такие плюсы:
- Автоматизация процессов — работодатель может фиксировать приход и уход работников с помощью специализированной системы. Собранные данные легко загрузить в программу для начисления зарплаты и управления персоналом.
- Точность — электронный табель с устройствами для фиксации прихода сотрудников исключает ошибки, вызванные человеческим фактором. Легче обновлять данные при изменении графиков работы, уходе сотрудника в отпуск.
- Высокая скорость обработки — программа для учета рабочего времени за несколько секунд формирует управленческий отчет или сводку для бухгалтерии. Информация обновляется в реальном времени.
- Удобство доступа — данные в облачном ЦОД или на сервере компании доступны любому уполномоченному сотруднику, в том числе удаленному. Информация хранится за весь период с момента внедрения электронного учета, поэтому ее можно предъявить контролирующим органам по запросу.
- Экономия ресурсов — за счет снижения нагрузки на HR можно уменьшить затраты на обеспечение бизнес-процессов.
Электронный табель и автоматизация процесса делает учет полностью прозрачным. Это повышает ответственность сотрудников, они не пытаются внести неправдивые сведения в систему. Кроме того, программа может автоматически информировать о нарушениях графика, чтобы своевременно принять меры к виновным.
Единственная проблема — сложность интеграции и высокие затраты на автоматизацию. Для внедрения полноценной СКУД, которая фиксирует приход и уход сотрудников, нужно от 3 до 6 месяцев и от 500 тыс. рублей и выше. Она позволит решить множество задач, но капитальные затраты слишком высокие, особенно для малого бизнеса.
Заменить СКУД можно специальной системой, предназначенной для учета рабочего времени. БОСС Контроль решает одну большую задачу — собирает данные о посещаемости сотрудников, хранит и обрабатывает их, а также предоставляет в удобном для анализа виде.
Система состоит из двух структурных единиц:
- Аппаратные средства. Это терминалы для фиксации прихода работников. Устройства распознают человека по биометрическим данным, но при необходимости можно использовать магнитные карты. В них встроен сотовый модем, который отправляет полученную информацию на сервер.
- Программные средства. К ним относится сервис обработки данных, доступный в облачном формате. Пользователи получают доступ к нему через web-интерфейс в браузере. ПО не требует установки на компьютере пользователя или сервере организации.
Весь процесс внедрения занимает от 1 дня, сложная интеграция в IT-инфраструктуру не нужна. Система работает без стационарного подключения к интернету за счет сотового канала связи. Все данные хранятся на серверах провайдера, доступ к ним можно получить удаленно. Компания-поставщик гарантирует работоспособность SaaS-платформы без дополнительных вложений со стороны пользователя.
При этом полностью соблюдаются требования закона 152–ФЗ о защите персональных данных.
Заключение
Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для любой компании. Помимо отчета перед контролирующими органами, этот документ позволяет справедливо начислять зарплату и законно применять санкции к нарушителям трудовой дисциплины.
Чтобы заполнение таблицы было прозрачным и не отнимало много ресурсов, этот процесс можно автоматизировать с помощью системы БОСС Контроль. Данные о посещаемости сотрудников терминал будет собирать автоматически, а способы обработки полученных данных зависят только от запросов пользователя.