В рабочем процессе у сотрудников может возникнуть необходимость задержаться или сделать что-то внепланово. Работодателю важно правильно документально оформить такие задержки и рассчитать сверхурочные выплаты.
По трудовому кодексу в категорию «сверхурочного труда» входит переработка, которая официально зафиксирована в приказе. Обычно это приказ о привлечении к сверхурочной работе с фиксацией ее времени в табеле. Есть еще несколько условий, которые должны быть соблюдены, чтобы лишнее пребывание на месте считалось переработкой. В статье мы расскажем про разные способы расчета сверхурочных.
Что такое переработка и откуда она берется
Переработка — это выполнение рабочих обязанностей за пределами согласованного графика. Если компания применяет суммированный учет, то переработкой считается время, отработанное выше рассчитанной нормы за определенный период. Важно знать, что она подлежит оплате только в том случае, если это инициатива руководителя. Если специалист самостоятельно выбрал задержаться, работодатель не обязан оплачивать это время.
Сверхурочную работу нельзя назначить беременным женщинам, несовершеннолетним, студентам. Исключительно с письменного согласия можно привлечь к дополнительной работе:
• женщин с детьми до трех лет;
• инвалидов;
• многодетных;
• родителя-одиночку или опекуна, у которого на попечении ребенок до 14 лет.
Рассмотрим два случая. У сотрудника запланирована сдача отчетности в конце месяца. Он не успевает выполнить весь объем задач в рабочее время. Поэтому он каждый день задерживается после окончания рабочего дня на несколько часов. Это не считается переработкой, так как сотрудник задерживается по собственной инициативе.
Вторая ситуация — специалист трудится на производственном предприятии. В цехе бесперебойно круглосуточно идет изготовление продукции. Исходя из производственной необходимости работодатель составил график — например, 2 смены по 12 часов. Сотрудник отработал свое время, но его сменщик по какой-то причине не вышел. Поскольку производство нельзя остановить, руководитель может предложить первому сотруднику продолжить смену, но в качестве сверхурочной работы. В таком случае это будет считаться официальной переработкой, так как инициатором выступил работодатель. Оплатить нужно будет как основное, так и сверхурочно отработанное время.
Без письменного согласия работника его можно привлечь к сверхурочному труду, если:
• произошла чрезвычайная ситуация или авария;
• человек занимает социально значимую должность (инженеры по водоснабжению, газовщики, электрики);
• в стране действует особое положение, и человек привлечен к исполнению непосредственно относящихся к текущей ситуации работ.
Во всех остальных случаях требуется получить письменное согласие работника и издать соответствующий приказ. В идеальном случае руководитель сначала предлагает работнику переработку и получает письменное согласие от него. Важно указать в заявлении, что сотрудник вправе отказаться, и что в случае согласия он получит повышенную оплату или дополнительные дни отпуска. Работник вправе и не согласиться на лишнюю работу.
Далее необходимо удостовериться, что человека можно привлечь к дополнительному труду — то есть это не беременная женщина, не студент и не несовершеннолетний. Затем работодатель выпускает приказ о привлечении к сверхурочной работе с указанием причины и точного времени, проведенного на работе. Следующий этап — правильный учет сверхурочного рабочего времени.
Как считают часы переработки вручную
Сверхурочный труд также ограничен по времени. Его продолжительность не должна превышать четырех часов в течение двух суток подряд и 120 в год. Соответственно, привлекать одного и того же специалиста к переработке выше указанного времени нельзя, даже если он сам согласен. Есть исключение: сотрудник может работать больше, если он выполняет государственный оборонный заказ. В таком случае разрешается дополнительно трудиться более 4 часов ежедневно, а оплата производится в двойном размере.
Расчет вознаграждения зависит от условий, на которых нанимался сотрудник. Рассмотрим несколько случаев:
1. Часовая ставка. Первые 2 часа переработки оплачиваются с коэффициентом х1.5, а для последующих уже действует коэффициент х2. Например, ваш специалист работает 8 часов, каждый из которых оплачивается по 500 руб. Вы предложили сверхурочную работу на 3 часа. Соответственно, первые 2 часа будут оплачены в размере 750 руб за каждый, а оплата за 3-й составит 1000 рублей.
2. Месячный оклад. Сумму оклада необходимо разделить на количество рабочих часов в месяц. Например, сотрудник получает 60 тыс. рублей за 160 рабочих часов. Получается, что 1 час работы = 375 руб. Возьмем ту же переработку на 3 часа. В первые 2 часа коэффициент равен х1.5, а последующие — х2. Соответственно, за первые 2 часа переработки сотрудник получит 562.5 руб за каждый и 750 руб за 3-й час сверхурочного труда.
Расчет переработок находится в компетенции бухгалтерии. Руководителю нужно только передать данные о времени, проведенном на работе. Для справедливой и выгодной руководителю и работнику оплаты труда важно правильно подсчитать количество часов, проведенных за сверхурочной работой. Это можно делать вручную или в автоматическом режиме — с использованием специального оборудования.
Автоматизированный учет переработок
Время переработки легче проконтролировать с помощью специальных терминалов. Такое оборудование фиксирует время прихода специалиста на смену и его ухода. Распознавание работника происходит по биометрическим данным (отпечаткам пальцев или чертам лица) или с помощью личной карточки.
Учет рабочего времени с помощью автоматизированной программы позволяет удостовериться, что сотрудник точно пробыл весь оговоренный срок за выполнением сверхурочных рабочих задач. Особенно это актуально для компаний, которые имеют несколько филиалов. С помощью терминала вести учет будет легче и быстрее.
Сотрудники могут иметь разный график работы. Один специалист захочет выполнить сверхурочные задачи перед основной сменой, а другой работник — остаться вечером. При этом в какое бы время в итоге не пришел специалист, оно будет зафиксировано, а после его ухода программа подсчитает общее количество часов. Итоговое рабочее время каждого сотрудника будет записано. Доступ к информации получат руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам или другие сотрудники, которым будет предоставлено такое право. Если переработка была согласована, дополнительные часы оплачиваются по установленным коэффициентам. Если сверхурочная работа не согласована, руководитель действует на свое усмотрение: может премировать сотрудника или нет.