Во многих компаниях кадровый архив разрастается годами. В итоге кадровый специалист тратит время на разбор лишнего, а найти нужную справку в нужный момент становится только сложнее. Между тем закон делит кадровые документы на три понятные группы. Одни обязательны всегда, другие нужны только в отдельных ситуациях, а часть можно не вести вовсе. Разберемся, какие кадровые документы должны быть в организации и как разгрузить архив, не получив при этом штраф.
Обязательные кадровые документы организации в 2026 году
Закон не содержит единого перечня кадровых документов, который обязателен для всех работодателей. Их состав зависит от численности персонала, специфики бизнеса и внутренних процессов компании. Однако есть документы, которые должны быть практически в любой организации и которые могут запросить во время проверки.
В базовый комплект кадровой документации обычно входят:
- документы, которые закрепляют условия работы сотрудника, — трудовые договоры и соглашения об изменении их условий;
- документ с перечнем должностей и количеством штатных единиц — штатное расписание;
- распоряжения работодателя по кадровым вопросам, например о трудоустройстве, переводе на другую должность, предоставлении отпуска или прекращении трудовых отношений;
- утвержденный график ежегодных отпусков работников;
- документы для фиксации фактически отработанного времени;
- локальные правила, которые определяют режим работы, обязанности сотрудников и порядок соблюдения трудовой дисциплины.
Кроме того, работодателю необходимо оформить документы по работе с персональными данными сотрудников. Обычно это положение об обработке персональных данных и согласия работников на их обработку.
Отдельно ведут инструкции по охране труда, журналы проведения инструктажей и другие документы, которые подтверждают соблюдение требований безопасности на рабочих местах.
Трудовые книжки остаются обязательными, но с оговоркой. Тем, кто впервые устраивается на работу в 2026 году, бумажную книжку не заводят, для них ведут только электронные аналоги. При этом личные карточки по форме Т-2 с 2022 года перестали быть обязательными, и инспекция труда больше не вправе требовать их наличие. Многие кадровики ведут карточки по привычке, хотя закон этого уже не предписывает.
Обязательные кадровые документы ИП в 2026 году
У предпринимателей нередко складывается впечатление, что кадровый учет касается только крупных компаний. Но как только ИП нанимает первого работника, он становится таким же работодателем, как организация, поэтому обязан вести ту же документацию.
Какие кадровые документы обязан вести ИП
Пока у предпринимателя нет наемных сотрудников, кадровый учет он не ведет. Сам себе ИП работодателем не считается и договор с собой не заключает. Все меняется с появлением первого работника. С этого момента предприниматель обязан оформить трудовой договор, издавать приказы, вести график отпусков, табель учета времени работы и передавать сведения для электронных трудовых книжек.
Чем кадровый учет ИП отличается от учета в организации
С 2006 года предприниматели ведут кадровые документы по тем же правилам, что и компании, включая трудовые книжки. Разница скорее в масштабе. У ИП обычно меньше сотрудников и проще структура, поэтому и документов на практике выходит меньше. Но требования к их оформлению одинаковые, и скидку на статус предпринимателя проверка не делает.
Какие документы нужны ИП при наличии наемных сотрудников
Базовый комплект совпадает с тем, что ведет организация. Это трудовые договоры, приказы, табель, график отпусков, при необходимости личные дела. Если же предприниматель подпадает под определение микропредприятия, он может пойти по упрощенному пути, о котором речь дальше.
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий
Для малого бизнеса закон предусмотрел отдельный, облегченный режим. Здесь максимально сокращено число локальных актов, и практически все собрано в одном документе.
Кто может применять упрощенный порядок кадрового учета
Право на упрощенный учет есть у микропредприятий (ст. 309.2 ТК РФ). К ним относят организации и ИП, у которых за прошлый год средняя численность работников не превысила 15 человек, а доход — 120 млн рублей. Упрощенный порядок остается именно правом, а не обязанностью, так что работодатель сам решает, переходить на него или работать как раньше.
От каких локальных актов может отказаться микропредприятие
От внутренних актов, которые регулируют трудовые отношения:
- правила внутреннего трудового распорядка — режим работы, время начала и окончания дня, перерывы, порядок приема и увольнения, дисциплинарные меры;
- положение об оплате труда — система оплаты, оклады, надбавки, сроки и порядок выплаты зарплаты;
- положение о премировании — за какие результаты и в каком размере сотрудник получает премию;
- график сменности — нужен только при сменном режиме, задает чередование смен.
Получается, что отказаться можно от внутренних положений, но не от учета рабочего времени. Табель обязателен для всех без исключения, и никаких поблажек микропредприятиям здесь не предусмотрено.
Какие условия труда нужно закрепить в трудовом договоре вместо отдельных документов
Когда работодатель отказывается от локальных актов, все их содержание переносят в трудовой договор. Для этого используют типовую форму из Постановления Правительства № 858 — в ней одиннадцать разделов, и каждый закрывает то, что раньше регулировалось отдельным документом.
- условия из правил распорядка превращаются в раздел о режиме рабочего времени и отдыха конкретного работника;
- положение об оплате труда становится разделом договора с окладом, надбавками и сроками выплаты;
- правила премирования прописывают там же, привязывая их к результатам сотрудника;
- если режим сменный, чередование смен фиксируют в договоре вместо общего графика.
Действующие договоры при переходе на типовую форму не расторгают. Их дополняют соглашением, потому что сами трудовые отношения с заменой формы не прерываются и переоформлять сотрудника заново не нужно.
Какие документы хранить не нужно
Во-первых, не нужно хранить документы, которые отменили как обязательные. Самый известный пример — личные карточки Т-2, которые с 2022 года вести не обязательно. Сюда же можно отнести унифицированные формы приказов (Т-1, Т-6 и прочие), которые с 2013 года не обязательны — компания вправе использовать свои бланки.
Во-вторых, не хранятся документы, у которых вышел срок по приказу Росархива № 236. Например, график отпусков старше 3 лет, табели и приказы об отпусках и командировках старше 5 лет. После истечения срока их не просто можно, а нужно отобрать к уничтожению, иначе архив засоряется.
Собрали в таблицу сведения о том, какие документы нужно хранить.
Чтобы в документах был порядок, сверьте каждую категорию документов со сроком по приказу № 236, отделите то, что подтверждает стаж и хранится десятилетиями, от текущих бумаг с коротким сроком, а потом регулярно убирайте все, что свое уже отслужило. Такой аудит достаточно проводить раз в год.
Меньше бумаг — больше порядка
Грамотный кадровый архив — это не множество документов на все случаи жизни, а понятная система, в которой обязательные бумаги оформлены правильно, а лишние не мешают работать. Но есть один документ, от которого не освобождает ни упрощенный учет, ни статус микропредприятия, — табель учета рабочего времени. Вести его обязаны все, и именно его тяжелее всего держать в порядке вручную.
Система БОСС Контроль снимает эту заботу с кадровика. Она сама фиксирует время прихода и ухода сотрудников, считает отработанные часы, опоздания и переработки и формирует готовый табель без ручных подсчетов. Бумажной работы становится меньше, а данные всегда совпадают с тем, что происходит на самом деле.
Хотите разгрузить кадровый учет, запросите демонстрацию платформы БОСС Контроль и посмотрите, как она работает на ваших задачах.