Компания обязана фиксировать, как долго сотрудники находятся на работе, и исходя из этого справедливо оплачивать труд. Это нужно для обеспечения прозрачности внутри организации, а также чтобы отчитываться перед государством. Доход сотрудника является базой, в соответствии с которой начисляются налоги, взносы и социальные выплаты.
Если при стандартном офисном графике сложностей с расчетами обычно не возникает, то другие виды организации труда могут потребовать от бухгалтера специфических знаний. Для таких ситуаций законодательство предусматривает такое понятие, как суммированный учет рабочего времени. Он позволяет рассчитывать заработную плату при сменном графике, когда один человек может отработать несколько смен разной продолжительности.
Что такое суммированный учет рабочего времени
Способ фиксации и учета рабочего времени, при котором работник должен отработать определенное количество часов за период, называют суммированным учетом рабочего времени. При этом длительность смен не обязательно фиксирована — сотрудник может в один день отработать 4 часа, а в другой — 12. Это позволяет работодателю более гибко подходить к организации рабочего процесса, учитывая специфику деятельности компании.
У такого подхода есть свои особенности:
• Нужно определить и зафиксировать учетный период. За этот срок сотрудник обязан отработать норму часов. Продолжительность периода не регламентирована и устанавливается руководством. Как правило, она зависит от сферы. Для сезонных бизнесов (например, сельского хозяйства) расчет ведется исходя из годовой нормы, а на предприятии общественного питания можно считать трудочасы по месяцам.
• Важно зафиксировать, сколько каждый человек отработал в учетном периоде, и сравнивать полученное значение с установленным. Если работник отработал меньше нормы, то ему предлагают работать больше в следующем учетном периоде.
• Необходимо отслеживать, сколько сотрудник отработал, и оплачивать часы, отработанные сверх нормы. Если трудочасов получилось больше, выплачивают дополнительные деньги или предлагают дополнительные дни отдыха.
Переход на такую систему подсчетов не освобождает работодателя от соблюдения трудового законодательства. В частности, каждую неделю у работника должны быть как минимум 42 часа непрерывного отдыха. Ежедневная продолжительность рабочего дня не может превышать установленную законом норму (она зависит от вида деятельности).
Для применения такого режима нужно заранее планировать рабочую нагрузку и фиксировать отработанное время. Также необходимо учитывать специфику работы, график сменности, время на отдых и питание. Это позволит обеспечить соблюдение прав работников и избежать трудовых споров.
Когда нужен суммированный учет рабочего времени
Суммированный учет — один из возможных способов фиксации времени работы работников на предприятии. Чаще всего его применяют в следующих случаях:
• Сменный график работы. Когда сотрудники работают посменно и продолжительность смен может различаться, подсчет часов позволяет обеспечить соблюдение баланса между работой и отдыхом. Такое может быть в ресторанах: в течение дня количество посетителей меняется, и в пиковые периоды приходится привлекать дополнительный персонал.
• Ненормированный рабочий день. В некоторых профессиях — врачи, пожарные, спасатели, сотрудники правоохранительных органов — работа может быть непредсказуемой и требовать сверхурочного труда. Учет помогает контролировать общее количество отработанных часов и предотвращать перегрузку сотрудников.
• Работа в условиях, отличных от стандартных. Например, в сфере транспорта, где водители могут работать на дальних рейсах или ночью, такой вид учета обеспечивает более гибкий подход к организации рабочего процесса.
• Сезонные бизнесы. В отраслях, где активность зависит от сезона (например, сельское хозяйство или строительство), переход на новую систему позволяет равномерно распределить нагрузку на сотрудников в течение года.
Формат учета рабочего времени прописывается в трудовом договоре с сотрудником. На одном предприятии может использоваться несколько режимов — например, у офисных работников и ИТРов прописывается ежедневная продолжительность трудового дня, а рабочие на производстве трудятся с применением суммированного учета.
Как перейти на суммированный учет рабочего времени
Переход на суммированный учет требует соблюдения процедур и правил, описанных в трудовом кодексе. Ориентироваться нужно на ст. 104 ТК РФ, посвященной этой системе.
В первую очередь нужно определить, нужно ли компании переходить на эту систему. Прежде чем принимать решение о переходе, необходимо проанализировать специфику деятельности компании, график сменности, время на отдых и питание, а также учесть требования законодательства.
После этого можно приступать к разработке и утверждению правил. Необходимо установить учетный период. Это может быть месяц, квартал или год — зависит от специфики бизнеса. Также в локальных нормативах фиксируется норма рабочего времени за период и порядок компенсации недоработки или сверхурочных часов.
Далее сотрудникам отправляют уведомления об изменениях. Сделать это нужно не менее, чем за два месяца до введения нового режима. Это позволит работникам адаптироваться к новым условиям и избежать возможных конфликтов.
На следующем шаге заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. В документе прописываются все изменения, которые ожидают работников.
После перехода на новый режим работодатель должен вести точный учет отработанных часов каждого сотрудника в течение учетного периода, чтобы контролировать соблюдение нормы продолжительности дня. Делать это можно вручную, однако обычно применяют технические средства — терминалы или системы контроля доступа, у которых надо отметиться в момент прихода и ухода.
Работодатель обязан предоставлять сотрудникам информацию о количестве отработанных часов, сверхурочных и недоработке в конце каждого учетного периода.
Важно контролировать соблюдение прав работников. Важно следить за тем, чтобы переход не привел к нарушению прав на оплату труда или отдых.
При необходимости график можно корректировать. Если в процессе работы обнаруживаются проблемы или неудобства, связанные с новым графиком, можно внести коррективы в правила.
Правила оплаты сверхурочной работы
Сверхурочная работа выполняется работником по инициативе работодателя за пределами трудового дня. Это определение из ТК РФ.
Правила работы при суммированном учете рабочего времени описаны в ст. 152 ТК РФ. Там же указано, как оплачивать переработки при таком режиме.
Расчет сверхурочных производится по окончанию расчетного периода. Общая продолжительность переработок должна быть не больше 120 часов. Есть исключения — выполнение гособоронзаказа и общественно значимые работы (электроэнергетика, коммунальные службы).
По правилам сверхурочная работа оплачивается выше, чем обычная — за первые два часа увеличивающий коэффициент составляет 1,5, а за последующие — 2. При суммированном учете расчет происходит за весь период сразу, поэтому переработки рассчитываются пропорционально количеству смен. То есть если сотрудник 5 раз оставался после окончания рабочего дня и суммарно отработал 15 часов сверх нормы, то ему за каждую смену посчитают 2 часа по полуторному коэффициенту и 1 — по двойному.
С 2024 года при расчете средней величины оплаты сверхурочного труда нужно учитывать не только оклад, но и дополнительные выплаты — премии и компенсации.
При сменном графике на сверхурочном учете нужно помнить:
• Сверхурочные учитываются отдельно и оплачиваются дополнительно к основной заработной плате.
• В течение учетного периода обязательно вести статистику по каждому сотруднику. В случае возникновения спорных ситуаций трудовая инспекция имеет право запросить доступ к этим данным.
• Необходимо документально оформлять переработки и брать у сотрудников официальное согласие на них. Исключение — социально значимые отрасли и выполнение гособоронзаказа.
• Нельзя привлекать к сверхурочным работам беременных женщин и несовершеннолетних — даже если они сами вызываются.
Важно точно фиксировать переработки. Это позволит справедливо оплачивать труд работников. Также такая статистика полезна для совершенствования рабочих процессов. Большое количество переработок свидетельствует о нехватке персонала или проблемах с менеджментом.