Перед тем как нанять человека, компания должна не только собрать информацию о нем, но и грамотно задокументировать процесс проверки. Это убережет бизнес от ошибок и снизит вероятность конфликтов. Рассмотрим, что нужно запрашивать у кандидата, что проверить перед подписанием договора, разрешает ли закон допускать людей к задачам до оформления и чем это грозит.
Что проверить перед началом оформления
Перед тем как оформлять человека, убедитесь, что заключение договора не нарушает требования закона.
Кто проверяет кандидата
В небольших компаниях оформлением работников чаще всего занимается один человек. В крупном бизнесе обязанности распределяют:
- кадровик собирает бумаги, готовит приказ, договор и должностные инструкции;
- бухгалтер получает данные для расчета зарплаты и налогов;
- администратор или начальник отдела добавляет человека в график и табель.
Пропишите алгоритм действий во внутренних регламентах. Определите, кто смотрит паспорт, трудовую книжку и остальные обязательные бумаги.
Что выяснить перед подписанием
Перед подписанием договора проверьте, не распространяются ли на кандидата специальные требования. Речь о несовершеннолетних, иностранцах, бывших госслужащих и людях, которым нужен медосмотр, допуск или подтвержденная квалификация.
Перед оформлением определите базовые условия:
- должность;
- отдел;
- день выхода;
- режим — посменный, гибкий или сокращенный;
- оклад и принцип расчета зарплаты;
- испытательный срок;
- разъезды, если они предусмотрены вакансией;
- удаленный формат, если применяется.
Затем запросите документы у кандидата по статье 65 ТК РФ:
- трудовая книжка или выписка о стаже — когда это предусмотрено законом;
- паспорт или аналог;
- СНИЛС;
- военный билет или приписное;
- диплом или другое подтверждение образования и квалификации.
Как зафиксировать результаты проверки
ТК РФ не обязывает вести специальный журнал проверки, но компании часто создают внутренний реестр или чек-лист.
В реестре фиксируют главное:
- дату;
- ФИО;
- должность;
- перечень полученных документов;
- рекомендации с прошлых мест, если нужно.
Помните: бывшие руководители кандидата не вправе раскрывать информацию о его работе без письменного согласия самого человека. Это требование ст. 88 ТК РФ и 152-ФЗ. Если хотите узнать, как кандидат справлялся с задачами раньше, попросите его принести рекомендательное письмо от прежнего работодателя.
Допустима ли неофициальная работа
Когда фактический допуск означает начало отношений
Даже без подписанного договора отношения между компанией и человеком могут возникнуть. Если кандидат выполняет задачи с ведома компании или по поручению уполномоченного лица, он фактически работает. Закон требует оформить письменный договор максимум через три рабочих дня после выхода человека — это указано в ст. 67 ТК РФ.
Как избежать рисков неофициальной занятости
Чтобы не нарушить закон, соблюдайте четкую последовательность. Сначала специалист по кадрам проверяет все бумаги. Потом кандидат под подпись изучает правила внутреннего распорядка и другие регламенты, связанные с его должностью. Только после этого стороны подписывают договор в двух копиях: одна остается у компании с отметкой о вручении, вторую получает человек (ст. 67 ТК РФ).
Включайте человека в график, табель и зарплатные расчеты только после завершения оформления. Если используете электронный документооборот (ЭДО), усильте контроль: руководитель отдела в личном кабинете видит, закрыт ли кадровый маршрут, и не допускает человека к задачам, пока процесс не завершен. Это снизит риски.
С кем заключают трудовые договоры
Кто может быть работником
По умолчанию договор заключают с лицом старше 16 лет по ст. 63 ТК РФ. Для младшего возраста ТК РФ устанавливает особые условия.
Когда действуют ограничения
Иногда ограничения связаны не только с возрастом, но и со статусом. Например, при найме бывшего муниципального или госслужащего компания обязана отправить сообщение по его последнему месту службы. Основание — ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 № 273-ФЗ и Постановление Правительства РФ № 700. Срок отправки — 10 календарных дней с даты подписания договора.
Особенности оформления отдельных категорий
Для некоторых должностей базового набора бумаг недостаточно. Дополнительные требования зависят от специфики позиции. Может понадобиться диплом, результат медосмотра, подтверждение профотбора или обучения, а в отдельных сферах — справка о судимости.
При оформлении таких людей сначала изучите законодательные требования к должности, потом собирайте бумаги.
Какие документы нужны для оформления
Обязательные и дополнительные документы
При стандартном оформлении компания собирает документы, которые указаны в перечне статьи 65 ТК РФ. Заявление о приеме не входит в обязательный список.
Как организовать учет и хранение документов
Часть документов логично держать в личном деле, часть — в папке договоров, часть — в регистрационных журналах, а табели и графики — отдельно в блоке учета времени. Без такого разделения компания тратит время на поиск и не может быстро собрать пакет для проверки.
Табели, графики и журналы храните 5 лет по ст. 402 утв. Приказом Росархива № 236. Для части документов по личному составу сроки могут различаться.
Пошаговая инструкция оформления
Порядок действий с заявлением, договором и приказом
Как оформить человека:
- кадровый специалист принимает документы;
- компания знакомит кандидата с локальными нормативными актами под подпись;
- стороны подписывают договор в двух копиях, затем человек получает свою копию на руки.
После этого компания готовит приказ на основании договора по ст. 68 ТК РФ.
Как внести данные сотрудника в журналы и реестры
Информацию о новичке фиксируют в следующих рабочих документах:
- Журнал регистрации трудовых договоров (если компания его ведет). В записи — дата подписания, ФИО, должность и номер документа.
- Экземпляр договора работодателя. Человек расписывается, подтверждая получение своей копии.
- Лист или журнал ознакомления с локальными актами. Человек ставит подпись после изучения правил внутреннего распорядка, документов по охране труда и других актов, связанных с его работой.
- Личная карточка по форме Т-2.
- Табель учета времени. Новичка добавляют в табель, чтобы фиксировать его часы. Табель ведет руководитель отдела, табельщик или бухгалтер — это обязанность по ст. 91 ТК РФ.
- Приказ о приеме на работу сотрудника. В большинстве компаний регистрирует документы и знакомит людей с актами кадровик или HR-менеджер. Руководитель отдела или бухгалтер подключаются на этапе учета времени и расчета зарплаты.
Уведомление госорганов при приеме
Когда нужно отправлять уведомления
При найме иностранца. Компания обязана уведомить территориальное подразделение МВД о заключении или расторжении договора. Срок — три рабочих дня. Обязанность установлена ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ и порядком, утвержденным приказом МВД № 536.
При трудоустройстве бывшего госслужащего или муниципального служащего. Если с момента увольнения со службы прошло меньше двух лет, компания уведомляет прежнего работодателя такого человека. Срок — 10 календарных дней с даты подписания договора. Требование закреплено в ст. 64.1 ТК РФ и антикоррупционном законодательстве.
При найме некоторых категорий иностранных работников. В отдельных ситуациях могут требоваться дополнительные уведомления — например, при работе по патенту, разрешению или при изменении условий договора. Эти правила также регулирует миграционное законодательство.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибки в журналах и реестрах обычно возникают, когда кадровые действия выполняют в разное время и без единого порядка. Например, человека уже включили в график, но договор не подписан, или данные для начисления уже передали, а запись в реестр не внесли.
Сложности появляются и из-за неудобных форм учета. Если журнал перегружен графами, записи часто вносят с задержкой. Из-за этого возникают пропуски и расхождения. Удобнее использовать простую форму, где сразу фиксируют дату, основание и ключевые данные о человеке.
Чаще всего ошибки встречаются в договоре, листах ознакомления с локальными актами и подтверждении выдачи копии договора. К типовым нарушениям относятся:
- лишние бумаги;
- ознакомление с локальными актами после подписания договора;
- отсутствие подписи о получении своей копии договора;
- подписание договора после фактического выхода на работу.
Все этапы оформляют в единых реестрах или журналах. Для каждой записи фиксируют дату, основание и ключевые сведения о сотруднике. Желательно использовать простые формы учета без лишних граф — это ускоряет внесение данных и снижает риск пропусков или расхождений.
Также важно разделять ответственность: кадровый работник ведет документы и оформление, бухгалтер — рассчитывает зарплату и налоги, руководитель подразделения — учитывает рабочее время.
Такой подход минимизирует ошибки при проверках внутренних и государственных контролирующих органов.
Заключение
Регистрация сотрудников включает фиксацию всех этапов оформления: проверку документов, подписание трудового договора, ознакомление с локальными актами и внесение сведений в журналы, реестры и табели. Закон задает обязательные рамки, а компания закрепляет порядок через внутренние формы и контроль сроков. Четкая последовательность действий позволяет зафиксировать дату начала работы, оформить необходимые уведомления и вести учет без пропусков и расхождений в данных.
Для удобства работодателя можно использовать специальные инструменты, которые упрощают ведение учета. Например, БОСС Контроль позволяет фиксировать смены, опоздания, выход на работу и спорные ситуации в учете рабочего времени. С его помощью все данные собираются в одном месте, что ускоряет поиск подтверждений и упрощает ежедневный контроль.