Резолюция на документе: что это, зачем и как ставить правильно

Резолюция на документе - это краткое поручение руководителя о том, кому передать документ, что нужно сделать и в какие сроки. Резолюция имеет юридическую силу, а требования к ее оформлению описаны в российских ГОСТах. В этой статье разберем, что такое резолюция, зачем она нужна и как правильно ее оформлять.

Что такое резолюция на документе

Резолюция руководителя на документе - это краткое указание о том, что нужно сделать с документом, кто за это отвечает и к какому сроку выполнить задачу.

Руководитель пишет резолюцию прямо на документе или вносит ее в отдельное поле в электронном документообороте. Она действует как юридическое распоряжение и используется не только в компаниях, но и в госорганах, крупных корпорациях и международных структурах.

Резолюция может означать разные действия:

• выполнить поручение;
• согласовать документ;
• взять вопрос на контроль.

Пример: сотрудник ООО «Колос» подает заявление на командировку. Руководитель пишет на документе: «Бухгалтерии - выдать аванс. Секретарю - подготовить приказ».

Главный плюс резолюции - она фиксирует решение руководителя. Позже исполнитель не сможет заявить, что не получал поручения или не знал, в какие сроки нужно выполнить задачу.

Чем резолюция отличается от визы и отметки «ознакомлен»

Резолюция - как мы писали выше, это рабочее поручение руководителя. В ней указывают, кто должен выполнить задачу, что конкретно нужно сделать и к какому сроку.

Виза - это согласование документа. Сотрудник, ставящий визу, подтверждает, что проверил документ и согласен с его содержанием. При необходимости он может оставить замечания. Визы обычно ставят при согласовании договоров, бухгалтерских документов и других официальных бумаг несколькими подразделениями.

Отметка «ознакомлен» - это подтверждение факта ознакомления. Сотрудник просто показывает, что прочитал документ, но никаких действий выполнять не нужно. Так оформляют, например, ознакомление с локальными нормативными актами внутри компании, правилами безопасности, графиком отпусков или смен.

Где и как ставится резолюция

В России резолюция на документах ставится согласно правилам, прописанным в ГОСТ Р7.0.97‑2025 (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст). Порядок действий зависит от того, в какой форме поступил документ в компанию:

1. Бумажный. В этом случае распорядительную надпись ставят в правом верхнем углу, для чего там обычно оставляют пустое место. Иначе распоряжение можно написать на любом другом свободном участке, например, на полях. Иногда прикладывают отдельный лист для резолюций, который подшивают к основной бумаге. При этом важно, чтобы надписи не мешали ознакомиться с текстом документа.
2. Электронный. При использовании ЭДО резолюцию вписывают в отдельное поле в карточке с указанием сроков и исполнителей. Электронную подпись в этом случае ставить не обязательно. Она ставится, если это предусмотрено регламентом компании.

Виды резолюций

Резолюции различаются по содержанию и целям, которые они выполняют.

По содержанию: поручение, указание, согласование, визирование

Рассмотрим основные виды:

1. Поручение. Руководитель поручает исполнителю выполнить конкретные действия с документом или на его основе. Например, подготовить ответ в налоговую, составить предложение по снижению дебиторской задолженности, оформить договор с контрагентом.
2. Указания. Руководитель дает рекомендации или инструкции, которые исполнитель должен учитывать при работе с документом. К примеру, подготовить отчет по внутреннему шаблону компании.
3. Согласование. Руководитель или сотрудник изучает документ и подтверждает, что согласен с его содержанием.
4. Виза. Руководитель разрешает или запрещает выполнение действий, указанных в документе. Например, руководитель подписывает разрешение на закупку или закрытие сделки.

По срочности

В зависимости от сроков исполнения резолюция директора на документе может быть двух видов:

• обычная - срок исполнения не указан и установлен внутренними правилами компании или с учетом даты, которая написана в самом документе;
• срочная - руководитель сам ставит дату, до которой сотрудник должен подготовить ответ или совершить другое действие.

Что должна содержать резолюция

Рассмотрим, как выглядит резолюция на документе и что содержит.

1. Основной текст.

Руководитель излагает собственное решение или порядок исполнения документа. В простом случае это может быть одно слово - «исполнить», «согласовано» и другие.

Если указание адресовано конкретному человеку, в тексте нужно указать его фамилию и инициалы. От этого зависит, кто несет ответственность за исполнение или неисполнение сопровождения. Если указано несколько человек, то руководителем группы будет тот, чья фамилия написана первой в списке. Дополнительных отметок в этом случае не делают.

Если решение сложное, то его прописывают в резолюции в краткой форме. Например:

• подготовить ответ в указанные сроки;
• сообщить о результатах рассмотрения документа;
• оформить документы согласно регламенту и другие.

Особенность в том, чтобы распоряжение было понятным и не требовало уточнения. Но при этом оно должно оставаться лаконичным.

Чаще всего в указаниях пишут дату, до которой его нужно выполнить. Это подразумевает подготовку письменного отчета или устное сообщение руководителю о том, что его распоряжение выполнено.

Если резолюцию делают в бумажной версии, то в ней обязательно нужно ставить подпись. В электронной форме она не обязательна, если другие правила не закреплены внутренними регламентами компании.

Как правильно ставить резолюцию руководителю

Чтобы избежать недопонимания при оформлении резолюции на документе, должностному лицу нужно соблюдать несколько правил:

• определить цель проставления надписи и действия, которые должен сделать исполнитель. Это поможет работнику понять, что от него хочет руководитель и какой результат он желает видеть;
• ставить резолюцию нужно так, чтобы она была сразу видна исполнителю и он мог легко ознакомиться с содержанием. Если свободного места мало, лучше использовать отдельный лист для надписи и подшивать его к лицевой части документа;
• назначать ответственных нужно в зависимости от их должности и функций, которые они выполняют в компании. Можно указать руководителя подразделения, который распределит исполнение на своих сотрудников сам;
• выбрать разумное время, которое потребуется для выполнения указанных действий. В противном случае исполнитель сорвет сроки или выполнит работу некачественно;
• поставить в документе подпись и указать дату, а также убедиться в том, что документ передан сотруднику, который отвечает за документооборот в компании.

Если поручение руководителя сложное или требует дополнительных пояснений, лучше разъяснить его устно ответственному сотруднику или оформить отдельный документ - распорядительное письмо или сопроводительное пояснение. Это поможет исполнителю правильно понять задачу и вовремя ее выполнить.

Заключение

Понятная, лаконичная и правильно оформленная резолюция ускоряет обработку документа, повышает исполнительную дисциплину сотрудника, снижает риск путаницы и неисполнения распоряжений. Основная задача - правильно сформулировать требование, установить ответственных и сроки при необходимости.

В случае рутинных операций, таких как контроль за дисциплиной персонала в компании, бумажные журналы и ведомости будут неэффективными из-за сложности ведения и возможных злоупотреблений. Контролировать присутствие сотрудников помогут специальные программы.

Например, система БОСС Контроль, которая состоит из модуля сбора данных и облачного сервиса для их хранения и обработки. Ее можно интегрировать в бизнес-процессы без затрат на адаптацию под нужды компании.