Режим работы с ненормированным рабочим днём: особенности графика и учёта времени

Иногда сотруднику нужно задержаться — доделать отчёт, подготовить презентацию или решить срочный вопрос с клиентом. Для таких ситуаций в ТК РФ предусмотрен ненормированный рабочий день.

Если не оформить режим правильно, компания рискует столкнуться с жалобами сотрудников и штрафами от инспекции. Разберём, что такое ненормированный день и что учесть работодателю, чтобы всё было по правилам.

Что такое ненормированный рабочий день по ТК РФ

В реальной жизни не все рабочие задачи можно завершить ровно в шесть вечера. Иногда клиент задерживает встречу, поставка приходит позже запланированного, или нужно подготовить отчёт.

Определение и правовая основа

Ненормированный рабочий день (по статье 101 ТК РФ) — это специфический режим, при котором человек трудится по стандартному расписанию, но при необходимости может оставаться на работе дольше, чтобы выполнить срочные или важные задачи.

Различия между сверхурочной работой, ненормированным днём и гибким графиком

Сверхурочная занятость — это выполнение обязанностей свыше установленной нормы, которое обязательно оформляется официально. Для каждого случая издаётся приказ, а сотруднику полагается повышенная ставка: первые два часа оплачиваются в полуторном размере, все последующие — в двойном. Закон ограничивает суммарное количество часов, которые можно трудиться выше нормы: не больше четырёх часов за два дня подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).

Ненормированная работа отличается от сверхурочной тем, что не требует отдельного приказа на каждую задержку. Сотрудник может оставаться дольше на работе при необходимости выполнить неотложные или важные задачи.

Гибкий график даёт возможность сотруднику самостоятельно выбирать время начала и завершения работы, при этом соблюдается общая норма часов за неделю. Такой подход удобен для планирования личных дел и позволяет совмещать работу с отдыхом без переработок.

Для точного контроля рабочего времени и предотвращения нарушений трудового законодательства многие компании используют автоматизированные системы, например, БОСС Контроль. С её помощью можно фиксировать фактическое время прихода и ухода сотрудника, анализировать нагрузку и многое другое.

Кому можно и нельзя устанавливать ненормированный рабочий день

Разрешённые категории

На практике ненормированный рабочий день по трудовому кодексу чаще всего устанавливают для управленцев, заместителей и помощников руководителей, специалистов, чья работа не ограничивается строго фиксированным графиком: юристов, инженеров, маркетологов, аналитиков, IT-специалистов. К этой категории нередко относят водителей руководства и курьеров, чьи задачи напрямую зависят от непредсказуемых обстоятельств — графика встреч, транспортных задержек, командировок.

Категории сотрудников, которым запрещён ненормированный рабочий день

Закон защищает некоторые категории людей, для которых переработки могут навредить здоровью или нарушить их права. Полный перечень таких категорий содержится в статье 99 ТК РФ. Это правило направлено на обеспечение безопасности труда и права на отдых.

Ненормированный день запрещён для:

• Несовершеннолетних — для них действуют сокращённая рабочая неделя и особые требования охраны труда (ст. 268 ТК РФ).
• Беременных женщин — см. ст. 259 ТК РФ.
• Сотрудников с ограничениями по здоровью, которым врач рекомендовал сокращённый рабочий день.
• Работающих по совместительству.
• Людей, занятых на вредных или опасных производствах, где дополнительные часы увеличивают риск профзаболеваний и несчастных случаев.

Если инспектор обнаружит нарушения, переработки признаются незаконными. В этом случае компания обязана оплатить часы как сверхурочные: первые два часа — не меньше полуторного коэффициента, всё остальное — не меньше двойного (ст. 152 ТК РФ).

За несоблюдение правил оформления режима или привлечение к работе запрещённых категорий предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Размер наказания зависит от статуса нарушителя:

• Должностные лица — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей.
• ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.
• Юрлица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Если нарушение повторяется, инспекция может приостановить деятельность компании на срок от одного года до трёх лет, или направить материалы в суд (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ). При систематических нарушениях сотрудники имеют право обратиться в Госинспекцию труда или суд.

Судебные иски по таким делам почти всегда решаются в пользу работника: компании обязывают выплатить переработку, компенсировать моральный вред и штраф в пользу государства.

Для работодателя такие ошибки обходятся дороже, чем соблюдение правил: помимо прямых затрат, страдает репутация — информацию о нарушении могут опубликовать на сайте Роструда.

Как правильно оформить ненормированный рабочий день

Фиксация условия в трудовом договоре или соглашении

Работодатель обязан закрепить это условие в договоре или оформить допсоглашение.

Это надо сделать по нескольким причинам:

1. Подтверждение согласия сотрудника — без подписи работника нельзя доказать, что он был информирован о режиме работы и согласен на него.
2. Защита работодателя — при проверках трудовой инспекции или в суде наличие записи о ненормированном дне демонстрирует, что оформление выполнено правильно.
3. Право на компенсацию — только если условие оформлено официально, сотрудник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск. В ином случае все переработки придётся оплачивать как сверхурочные часы.

Как закрепить перечень должностей с ненормированным рабочим днём

Для этого:

1. Определите должности, которые будут трудиться по ненормированному графику.
2. Закрепите этот список официальным приказом или внесите его во внутренний документ компании, например, положение о рабочем времени.
3. В документе укажите конкретные должности и обоснуйте необходимость особого режима. Чаще всего это касается сотрудников с высокой ответственностью, тех, кто принимает срочные решения, или тех, чья работа требует действий вне стандартного графика.

Пример формулировки для приказа:

«Утвердить список должностей, для которых вводится ненормированный режим: директор, главный бухгалтер, юрист, руководитель отдела продаж. Режим установлен для своевременного решения рабочих задач и обеспечения бесперебойного функционирования процессов компании».

Ограничения по времени и частоте привлечения

Ненормированный график не имеет строгих лимитов по количеству дополнительных часов, однако переработки должны оставаться редкостью, а не регулярной практикой, чтобы соблюдались нормы Трудового кодекса и сохранялось право работников на отдых.

Принцип эпизодичности

Трудовой кодекс обязывает соблюдать принцип эпизодичности. Это означает, что задержки допустимы только в исключительных случаях — когда без конкретного сотрудника невозможно завершить задачу или обеспечить бесперебойную работу компании.

Инспекторы при проверке оценивают не количество часов переработки, а регулярность выходов за рамки графика. Если задержки происходят часто, режим перестаёт считаться ненормированным и превращается в систематическую переработку.

Чтобы избежать споров и штрафов, предпринимателю стоит вести точный учёт рабочего времени. Это можно сделать с помощью цифровых систем, например, БОСС Контроль. Платформа фиксирует, во сколько сотрудник начал и закончил работу, сколько времени провёл на рабочем месте и как часто задерживался. Такая информация помогает работодателю контролировать нагрузку и при необходимости доказать, что переработки действительно были редкими и не нарушали закон.

Можно ли работать в праздники и выходные

Работник с ненормированным графиком отдыхает также, как сотрудники с восьмичасовым режимом. Привлекать к работе можно только по правилам, указанным в ст. 113 ТК РФ.

Если возникает потребность привлечь трудящегося в праздники:

1. Получите письменное согласие сотрудника.
2. Оформите приказ, указав причину, дату, ФИО сотрудника и способ компенсации.
3. Сотрудник сам выбирает, как ему компенсировать работу — оплатой в двойном размере или доп.выходным.

Наиболее распространённый способ компенсации — дополнительный отпуск. Согласно статье 119 ТК РФ, его минимальная длительность — три календарных дня, то есть отдых предоставляется сверх основного отпуска. Компания может увеличить этот срок до пяти или семи дней, если работа связана с высокой нагрузкой или частыми задержками. Конкретное количество дней определяется внутренними правилами и характером задач.

Дополнительный отпуск вносится в график отпусков и табель учёта рабочего времени, а сотрудник выбирает удобное время для отдыха. При необходимости оформляется приказ, чтобы закрепить компенсацию официально.

Если ненормированный рабочий день оформлен корректно, дополнительный отпуск является единственным способом компенсировать переработки — денежная плата за эти часы не предусмотрена. Однако если компания не фиксирует фактическое рабочее время и не может доказать, что задержки редки, трудовая инспекция может переквалифицировать часы в сверхурочные и потребовать оплату по повышенной ставке.

Распространённые ошибки работодателей

Систематическое привлечение вместо эпизодического

Ненормированный рабочий день не предназначен для того, чтобы перерабатывать. Сотрудник имеет право оставаться на работе дольше только в исключительных ситуациях, когда возникает реальная необходимость для выполнения срочных или важных задач. Главное правило — такие задержки должны быть редкостью, а не регулярной практикой.

Для точного контроля и доказательства эпизодического характера переработок компании используют автоматизированные системы учёта времени, например, БОСС Контроль. С её помощью можно фиксировать, когда сотрудник пришёл на работу и когда покинул рабочее место, а также анализировать фактическую нагрузку.

Отказ в предоставлении дополнительного отпуска

Любая попытка со стороны работодателя лишить сотрудника положенного отдыха без уважительных причин нарушает трудовое законодательство и может стать поводом для проверки трудовой инспекции.

Чтобы правильно оформить перенос или отказ:

1. Составьте внутренний документ с указанием причины и новых сроков.
2. Согласуйте решение с сотрудником письменно.
3. Отразите новые даты в графике отпусков и табеле учёта времени.

Заключение

Ненормированный рабочий день по трудовому кодексу — инструмент, который помогает компании реагировать на непредвиденные задачи.

Чтобы он приносил пользу, предпринимателю нужно:

• Оформить режим письменно.
• Вести учёт времени с помощью систем, таких как БОСС Контроль, чтобы фиксировать время работы подчинённого и избегать массовых переработок.
• Соблюдать принцип эпизодичности.
• Не привлекать к работе в выходные без оформления.

Бизнес получает надёжную команду, инспекция — меньше поводов для проверок, а руководитель — уверенность, что компания действует по закону. Так ненормированный рабочий день по трудовому законодательству превращается в инструмент зрелого управления временем и людьми.