Оформление права подписи — это не формальность, а часть системы управления компанией. От того, кто и на каком основании подписывает договоры, финансовые документы, акты и кадровые приказы, зависит не только законность сделок, но и стабильность работы всей организации. Если подписи нет или она поставлена без полномочий, документ могут признать недействительным, а последствия затронут отношения с контрагентами, банками и госорганами.
Важно понимать, как корректно передавать право подписи на документах за руководителя: когда директор в отпуске, на больничном или хочет делегировать часть задач сотруднику, чтобы ускорить операционные процессы.
Разберём, что такое право подписи, кому его можно передать, как оформить доверенность или приказ на право подписи документов, какие ошибки встречаются чаще всего и как их избежать.
Что такое право подписи и зачем оно нужно
Это полномочие, которое компания передаёт сотруднику. Благодаря этому праву сотрудник может подписывать документы от имени организации.
Его подпись означает, что:
- Организация принимает условия документа.
- Обязуется выполнять договорённости.
- Несёт ответственность за указанные действия и решения.
Именно поэтому важно оформить право подписи официально: чтобы не возникало сомнений, кто представляет компанию и на каком основании.
Первая и вторая подпись: в чём разница
На финансовых документах часто стоят две подписи, потому что они подтверждают разные уровни ответственности.
Первая подпись принадлежит руководителю или сотруднику, который действует от имени юрлица. Эта подпись означает, что компания согласна совершить операцию или заключить сделку.
Вторая подпись относится к финансовому контролю. Её ставит главный бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник. Подпись подтверждает, что расчёты выполнены корректно и операция отражена в учёте правильно.
Например, если вы отправляете платёжное поручение в банк, но на нём нет второй подписи, банк может не провести платёж.
Какие документы требуют подписи
Подписывать нужно те документы, которые подтверждают официальные действия компании:
- Финансовые. К ним относятся платёжные поручения, счета, акты, накладные, отчёты о прибылях и убытках для банка и др.
- Отчётные. Любые официальные отчёты, которые компания подаёт в государственные органы, банки или аудиторам, включая налоговые декларации.
- Кадровые. Сюда входят приказы о приёме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске, совмещении обязанностей и другие кадровые изменения.
- Договоры и соглашения. В эту категорию входят договоры с клиентами, подрядчиками и поставщиками, соглашения о сотрудничестве и контракты на оказание услуг.
- Внутренние распоряжения. Документы, которые регулируют работу внутри компании, например, служебные записки, внутренние приказы, регламенты и положения.
Кто имеет право подписи в организации
По умолчанию право принадлежит руководителю организации. Но в процессе работы часто требуется делегирование.
Генеральный директор, главбух, уполномоченные сотрудники
Как правило:
- Гендиректор подписывает бумаги по основным сделкам, финансовые и кадровые документы.
- Главный бухгалтер получает право подписи на финансовых документах. Он контролирует правильность расчётов, формирует отчёты и подтверждает платежи.
- Некоторые сотрудники получают право подписи для документов в рамках своей компетенции, например, начальник отдела закупок подписывает акты приёма материалов, менеджер по продажам может подписывать коммерческие предложения и договоры с клиентами, а руководители подразделений подписывают внутренние приказы и служебные записки.
Может ли учредитель или стороннее лицо подписывать документы
Учредитель не всегда является руководителем. Если он не занимает должность директора, он не имеет права подписывать документацию без доверенности.
Как оформить право подписи
Право подписи оформляется двумя способами — в зависимости от того, где будет использоваться документ.
Приказ — для внутренних документов
Если сотруднику нужно подписывать внутренние бумаги компании — например, акты, накладные, приказы, служебные записки — достаточно оформить право подписи приказом. Специальной его формы не существует, поэтому можно разработать собственный шаблон.
В приказе указывают:
- ФИО сотрудника, которому передают полномочия на право подписи документов.
- Должность.
- Перечень документов, которые сотрудник может подписывать без участия гендиректора.
- Срок действия полномочий, если он ограничен.
- Необходимость двойной подписи для определённых документов.
- Порядок передачи документов на подпись другим сотрудникам в случае отсутствия основного лица.
- Условия, когда прекращает действовать право подписи.
Доверенность — для внешних и банковских операций
Если сотрудник или учредитель будет представлять компанию перед внешними организациями — контрагентами, банками, налоговыми органами или судами — для этого оформляют доверенность.
В ней указывают:
- Круг полномочий — какие действия сотрудник может выполнять от имени компании.
- Срок действия доверенности.
- Конкретные действия, например: «подписывать договоры поставки», «принимать счета и акты», «представлять интересы организации в банке».
- Право передоверия, если нужно разрешить сотруднику передавать свои полномочия другому лицу.
Дополнительно в доверенности можно указать ограничения по суммам, документам или операциям.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) при использовании ЭЦП
При работе с электронным документооборотом компании пользуются электронной цифровой подписью (ЭЦП), чтобы подписывать документы онлайн. Чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени компании, оформляют машиночитаемую доверенность (МЧД).
Это электронный файл с зашифрованной информацией о сотруднике, его полномочиях и сроке действия доверенности. Она подтверждает, что компания делегировала право подписи конкретному лицу. Создать МЧД можно через системы электронного документооборота, такие как «Такском», «Астрал» и другие операторы. После формирования доверенности её нужно передать получателю.
Как передать подпись за руководителя
Делегирование подписи требуется, если руководитель отсутствует или хочет разгрузить операционную работу.
На время отпуска, болезни или командировки
Если руководитель отсутствует, его право подписи можно временно передать другому сотруднику. Для внутренних операций используют приказ, а для внешних сделок и финансовых операций — доверенность.
Нужно ли вносить изменения в ЕГРЮЛ и банковскую карточку
Временная передача подписи не требует изменений в ЕГРЮЛ и обновления банковской карточки образцов подписей. Вносить изменения в ЕГРЮЛ нужно только при смене руководителя.
Типичные ошибки и риски
Подпись без оформленных полномочий
Если сотрудник подписывает документ без доверенности или полномочий, компания не обязана выполнять условия такой сделки, пока сама её не подтвердит (ст. 166 ГК РФ). Если же контрагент знал или должен был знать, что у сотрудника нет полномочий, сделку можно оспорить в суде по ст. 174 ГК РФ.
Административное наказание напрямую за подпись без полномочий не предусмотрено, однако могут применяться нормы КоАП РФ, если сотрудник умышленно подделал подпись или предоставил неверную информацию в госорганы, а также если действия сотрудника повлекли за собой нарушения при ведении бухгалтерского учета.
Неправильное оформление доверенности или приказа
Распространённые ошибки:
- Нет срока действия.
- Не указан перечень документов.
- Доверенность не зарегистрирована в МЧД или электронном документообороте.
Из-за этих недочётов контрагенты и госорганы могут отказать в принятии документов, представитель не сможет выполнять свои задачи, а компания рискует потерять время и столкнуться с юридическими проблемами.
Когда руководитель передает право подписи сотруднику, он одновременно делегирует ему ответственность за определенные документы и решения. Система БОСС Контроль обеспечивает физическое подтверждение присутствия уполномоченного лица на рабочем месте в момент выполнения своих обязанностей. Это создает дополнительный уровень контроля: если сотрудник имеет право подписывать финансовые, кадровые или иные документы, система зафиксирует, что он находился в офисе и потенциально мог совершать эти действия.
Заключение
Право подписи на документах организации оформляют приказом либо доверенностью, в зависимости от того, для каких целей оно нужно. Главное — точно указать полномочия, срок действия и тип документов. Корректное оформление снижает риски споров с контрагентами, банками и госорганами и позволяет компании работать без перебоев, даже если руководителя нет на месте.