Эффективное планирование рабочих смен позволяет организовать непрерывную работу компании без нарушения трудового законодательства. Такой подход оптимизирует расходы, уменьшает текучесть кадров, повышает производительность. Компания снижает затраты на оплату труда, избегает простоев оборудования и при этом выполняет большие объемы работы.
В этой статье мы разберемся, как сделать график смен и какие инструменты использовать для планирования работы персонала.
Зачем планировать смены
Из-за особенностей технологических процессов не все компании могут работать с 9.00 до 18.00, делая долгие перерывы на ночь или выходные. Более того, некоторые операции нельзя прекращать даже на час, в течение которого сотрудник обедает. Но в данном случае нарушается трудовое законодательство. Согласно ТК РФ персонал должен работать не более 40 часов в неделю, соблюдая при этом режим труда и отдыха.
Выход из сложившейся ситуации — сменный график. В этом случае сутки делятся на несколько смен, в течение которых свои обязанности выполняют разные люди. Согласованные графики работы сменного персонала обеспечивают непрерывную работу компании без нарушения Трудового кодекса.
Сменную работу регламентирует статья 103 ТК РФ. Такую схему можно вводить в любых отраслях. Например, на металлургических и химических производствах, в сфере бытовых услуг, перевозки пассажиров и грузов.
Основные подходы к планированию смен
Планирование смен зависит от особенностей технологических процессов, но учитывает требования Трудового кодекса.
• Общее количество отработанных часов за отчетный период не должно превышать стандартное. Например, в ноябре 2024 года нормой при 40-часовой рабочей неделе будет 167 часов. Сменный работник не должен трудиться больше.
• Нельзя, чтобы человек работал две смены подряд без перерыва. Этот запрет установлен статьей 103 ТК РФ.
• В течение недели должен быть период отдыха протяженностью не менее 42 часов.
• Длительность смены не должна превышать норм, установленных статьей 94 ТК РФ для отдельных категорий персонала.
Разрешен суммированный учет времени. Максимальную продолжительность работы считают для конкретного отчетного периода (неделя, месяц, квартал), но не более года.
Чтобы рассчитать график смен сотрудников, работодатель использует две группы методов.
Традиционные методы
Спланировать дни и часы выхода персонала на работу можно тремя способами:
• Вручную — используют бумажный журнал или доску. Это устаревший способ, при котором возникает много ошибок. Он не позволяет брать эти данные для автоматизированного начисления зарплаты.
• В электронном виде — выделенный работник ведет таблицу в Excel или Sheets, записывая данные в структурированном виде. Первичную информацию вносят руками, а подсчеты делают с помощью формул.
• С помощью шаблонов — компании используют специально созданные шаблоны электронных таблиц или баз данных для составления графиков. Подсчет показателей ведут автоматически, данные визуализируются в виде графиков.
Все перечисленные способы подходят только для небольших компаний, у которых не больше 20–30 работников в штате. Главный недостаток — ручной ввод данных, что делает эти инструменты сложными, трудоемкими и неточными.
Автоматизированные системы для планирования смен: программные решения для управления графиками и их преимущества
Быстро рассчитать график смен работников и гибко управлять им помогает программное обеспечение или онлайн-сервисы. Например, 1С ЗУП или аналогичные решения.
Преимущества их применения:
• Приложение составляет график автоматически с учетом нормированных часов работы, пожеланий сотрудников, нагрузки на персонал.
• Программы исключают влияние человеческого фактора при подготовке планов, за исключением ввода начальных данных.
• ПО генерирует документы в течение нескольких минут, графики публикуются на корпоративном портале или рассылаются сотрудникам.
• При внесении изменений программа автоматически пересчитает график и отправит уведомление персоналу.
• Кадровики, бухгалтера и руководители могут генерировать отчеты для подачи их в налоговую и другие службы, для принятия кадровых решений, оценки эффективности работы.
Программы и сервисы облегчают и автоматизируют планирование смен персонала, но их нужно покупать и интегрировать. Кроме того, они не решают главной проблемы — ввода данных о фактическом выходе сотрудника в предусмотренное табелем время.
На что обратить внимание
График рабочего времени при сменной работе составляют индивидуально для каждой компании или подразделения в ней. Во избежание недовольства со стороны персонала, срыва сроков при его подготовке нужно учитывать несколько нюансов.
Как сделать график смен, учитывая потребности бизнеса и сотрудников
Рассчитать график смен работников поможет следующий алгоритм:
1. Проанализируйте нагрузку на сотрудника в обычные и пиковые часы, сезонность работы компании. Далее определите минимальное количество людей, которые обеспечат работу компании.
2. Проанализируйте умения работников и их потребности, в том числе квалификацию и опыт, а также пожелания и объективные ограничения — например, наличие маленького ребенка или учеба в институте.
3. Составьте рабочий график вручную в таблице или с помощью программного обеспечения. Смены распределяют равномерно в течение недели/месяца для каждого человека с учетом ТК РФ.
4. Подготовленный черновой график согласуйте с работниками и скорректируйте с учетом их пожеланий. Например, можно перенести смену в случае дня рождения или по другим личным причинам.
Далее готовый документ утверждают и размещают в свободном доступе для ознакомления.
Учет сезонности и специфики компании: корректировка графиков в зависимости от загруженности
Сложнее рассчитать рабочий график смен в периоды пиковой нагрузки на компанию. Например, во время заезда туристов летом, во время распродаж и новогодних праздников.
Для корректировки количества персонала и рабочих часов нужно анализировать сезонные колебания, выделяя периоды сниженной и повышенной нагрузки. Далее оценивают количество сотрудников, которые покроют потребности компании в пиковые часы.
При этом нужно учитывать специфику бизнеса. Например, санатории и дома отдыха на побережье не справятся с нагрузкой даже после перераспределения смен, если заранее не позаботиться о найме сезонного персонала.
Для анализа используют средства автоматизации. Например, интеллектуальные системы, которые фиксируют выходы на работу и позволяют готовить отчеты и принимать управленческие решения на основе фактических данных.
Обратите внимание, что каждое изменение смен нужно отображать в графике и информировать о них сотрудников. Это поможет избежать конфликтов с коллективом.
Как справляться с внеплановыми изменениями: изменения в графике, замены и переработки
Компании необходимо заранее предусмотреть непредвиденные изменения в графике работы. Например, на случай болезни или травмы работника, резкого увеличения объема задач.
Для подготовки к внеплановым корректировкам организации нужно иметь кадровый резерв или подготовить гибкий график на случай экстренной ситуации. В этом случае помогают цифровые инструменты для автоматизации учета рабочего времени.
Кроме того, необходимо проанализировать причины возникших внеплановых изменений и принять меры, чтобы избежать их повторения в будущем.
Инструменты для эффективного планирования смен
Из-за сложности сменного графика работы у работодателя часто возникают трудности с учетом фактически отработанного времени. Эти данные нужны для начисления зарплаты и планирования на следующий месяц/год.
Зафиксировать приход и уход сотрудника на работу можно с помощью систем контроля и управления доступом, но внедрение СКУД в работу компании требует много времени и денег.
В качестве доступной альтернативы можно использовать оборудование для учета рабочего времени «БОСС Контроль». Оно состоит из терминалов с распознаванием биометрических данных человека и сервиса обработки информации.
Сотрудник приходит на смену и отмечается в терминале с помощью отпечатка пальца или путем распознавания лица. После этого устройство отправляет данные в облачный ЦОД, где их можно просматривать и обрабатывать через веб-интерфейс.
В БОСС Контроль уже предусмотрены недельные и скользящие графики с учетом перехода суток. Пользователь может создавать любую схему выхода на работу и назначать ее конкретному работнику.
Заключение
При правильном планировании смен компания не прерывает бизнес-процессы и обеспечивает нормальные условия труда и отдыха для персонала. Составить график выхода на работу можно вручную, но лучше использовать для этого программы или сервисы.
Важную роль в контроле играет фиксация фактического выхода на работу. Для этого применяют терминал БОСС Контроль и онлайн-центр обработки данных, где накапливается необходимая информация и формируются отчеты.