Планирование потребности организации в персонале позволяет оптимизировать работу. Оно нужно для разработки долгосрочной стратегии, сокращения издержек и увеличения производительности.
Разберем подробнее методы планирования потребности в персонале и инструменты, которые автоматизируют этот процесс.
Что такое планирование численности персонала
Планирование персонала в организации — это процесс определения численности сотрудников, которые нужны для достижения бизнес-целей и обеспечения эффективной работы. Для него нужно оценить потребность в кадрах и провести аудит имеющихся работников. После этого можно принимать решения о сокращении штата или наборе новых людей с нужной квалификацией.
От планирования напрямую зависят финансовые результаты. Слишком большой штат требует расходов, что увеличивает себестоимость продукции. Слишком малая численность персонала не позволит выполнять текущие задачи, из-за чего упадет уровень производства и продаж.
В зависимости от специфики бизнеса в доле затрат заработная плата занимает до 70%, поэтому даже минимальные корректировки могут значительно повлиять на рентабельность работы.
Правильно настроенная система планирования потребности в персонале дает несколько плюсов:
- Оптимизация бюджета компании. Организация может сэкономить на оплате труда либо нанять новых сотрудников, чтобы избежать потери прибыли.
- Достижение стратегических целей. Бизнес формирует кадровые ресурсы так, чтобы покрыть текущие потребности и иметь резерв для развития.
- Подбор персонала с подходящей квалификацией. Планирование позволяет определить потребность в людях с нужными навыками и знаниями в конкретное время. В противном случае может возникнуть несоответствие между краткосрочными и долгосрочными планами, а также кадровый дефицит. Правильно организованная работа позволит собрать талантливых сотрудников, которые лучше других справляются с поставленными задачами.
- Повышение операционной эффективности. Правильно рассчитанная численность сотрудников помогает увеличить объемы производства, оптимизировать бизнес-процессы.
- Расчет потребности в рабочих местах и оборудовании. Если спланировать количество сотрудников заранее, можно своевременно обеспечить их необходимым пространством и средствами производства. Например, увеличить количество рабочих мест, купить дополнительные лицензии на ПО.
Перед тем как проводить анализ планирования потребности в персонале, необходимо изучить факторы, от которых зависит численность сотрудников в организации.
Факторы, влияющие на численность персонала
Универсального алгоритма для определения потребности в кадровых ресурсах не существует. При расчете количества людей, которые обеспечат эффективную работу компании, нужно учитывать несколько факторов:
- Объем выполняемых работ и специфика бизнеса. Чем масштабнее компания и сложнее внутренние бизнес-процессы, тем больше работников потребуется. Например, на заводе нужно больше людей, чем в студии по разработке сайтов.
- Степень автоматизации технологических процессов. Чем более современные технологии используются для производства и продаж, тем меньше работников нужно. Но в этом случае вырастают требования к их квалификации, опыту, навыкам.
- Особенности организационной структуры. Компании со множеством подразделений и строгой вертикальной иерархией нуждаются в большем количестве людей, которые выполняют вспомогательные функции.
- Сезонность работы и колебания спроса. Для бизнеса в сфере туризма, сельского хозяйства или других подобных направлениях планирование труда персонала производится с учетом прогнозируемого падения объемов работы в низкий сезон.
- Требования нормативно-правовых актов. В некоторых сферах законы, приказы, санитарные правила и другие НПА требуют нанимать не меньше установленного минимума сотрудников для определенных работ. Например, СанПиН 2.4.1.3049-13 регламентируют требования к количеству воспитателей для групп в детских садах.
- Фонд оплаты труда. Компании планируют расширение или сокращение численности работников с учетом размера ФОТ.
- Текучесть кадров. Чем больше показатель текучести в компании, тем больше людей нужно иметь в качестве резерва, чтобы избежать остановки бизнес-процессов при увольнении очередного работника.
Учет рабочего времени и правильный расчет потребности в сотрудниках позволит уменьшить риски и финансовые издержки, сохранить стабильность работы и быстрее адаптироваться к изменяемым рыночным условиям.
Основные методы планирования численности персонала
Для планирования потребности в кадровых ресурсах в компании применяют несколько методов. Наиболее простой — статистический анализ. Прогнозировать количество людей можно на основе собранных ранее данных.
Нормативный метод предусматривает использование действующих в отрасли стандартов. Его применяют в организациях и на предприятиях в сферах, где существует строгая регламентация. Например, в медицине, образовании, добыче полезных ископаемых.
Еще один вариант — математическое моделирование. Специалисты применяют алгоритмы, которые помогут спрогнозировать потребность в кадрах с учетом потенциального роста компании, колебаний спроса, степени автоматизации и других факторов.
Также можно использовать комплексный метод, который учитывает максимальное количество факторов: сезонность работы, бюджет компании, уровень автоматизации, стратегические планы.
Как правильно определить потребность в персонале
Рассчитать нормативную численность персонала можно по формуле:
Н = V / P, где
Н — количество сотрудников;
V — объем работ;
P — производительность одного сотрудника.
Для более объективных данных можно использовать также коэффициент загрузки сотрудника К, который обычно составляет от 0,8 до 0,9. Формула выглядит так:
Н = V / (P * К).
Полученное значение нужно скорректировать с учетом возможных больничных, отпусков и невыходов на работу. Для этого обычно берут плановый коэффициент невыходов (Кн). Формула примет вид:
(Н = (V / (P * К)) * Кн.
Также необходимо считать число руководящих сотрудников. Для этого используются метод Дельфи, бенчмаркинг или формула Розенкранца. В оптимальной структуре обычно соотношение исполнителей и руководителей составляет 70/30.
Оптимизация штата: как избежать дефицита и избытка кадров
Для бизнеса важно постоянно сохранять рассчитанную численность в кадрах независимо от внешних условий. В противном случае постоянно будет возникать дефицит или избыток кадровых ресурсов, что отражается на результатах работы компании.
Оптимизировать штат помогут несколько инструментов:
- Оптимизация рабочего времени — необходимо равномерно распределять задачи между сотрудниками, чтобы избежать простоев. Также можно автоматизировать рутинные задачи. Персонал будет тратить время на выполнение действительно важных действий, а не на заполнение табличек и журналов.
- Внедрение гибких графиков работы — в зависимости от специфики бизнеса может подойти работа сменами, перевод на удаленный формат или привлечение персонала для работы над конкретным проектом.
- Анализ нагрузки — компания может измерять показатели своей работы и на основе этих данных увеличивать или уменьшать численность персонала.
- Привлечение сезонных и временных работников — в периоды пиковой нагрузки целесообразно нанимать сотрудников на определенный срок, чем расширять постоянный штат.
Большинство из этих методов можно реализовать только в том случае, если собрать достоверные данные о занятости персонала. В этом помогают системы учета рабочего времени.
Как автоматизация помогает в планировании персонала
Для удобного планирования и контроля персонала в компаниях используют информационные системы. Это упрощает процесс, делает его более точным и уменьшает затраты бизнеса. На основе собранных данных легче планировать численность работников.
Широко применяются системы учета рабочего времени. Программно-аппаратные комплексы могут фиксировать фактическую занятость людей, отмечать время прихода и ухода на работу, обнаруживать факты переработки, прогулы или ранние уходы со смены.
Система БОСС Контроль узнаёт работника по биометрическим данным, фиксирует приход и уход, а также накапливает эту информацию в облачном ЦОД. Полученную информацию компания может использовать для создания системы планирования потребности в кадрах.
Данные, собранные системой, легко загрузить в HR-сервисы или аналитическое ПО. Оно определит потребность в персонале с учетом информации о текучести, бюджета, динамики заказов.
Заключение
Планирование численности персонала влияет на устойчивое развитие бизнеса. Неверно рассчитанное количество необходимых сотрудников негативно отражается на финансовых результатах.
Собирать данные в автоматическом режиме можно с помощью системы БОСС Контроль. Это оборудование готово к эксплуатации уже в день установки, не требует сложной интеграции и настройки. Экономический эффект от использования можно ощутить уже в первый месяц после внедрения.