В любой компании существуют бизнес-процессы — наборы действий, которые предпринимаются в той или иной ситуации. На старте они могут складываться интуитивно, однако по мере роста компании и увеличения количества сотрудников возникает потребность в стандартизации и создании регламентов. Это помогает упорядочить работу: каждый сотрудник понимает, какого результата от него ждут и что ему нужно сделать, чтобы его достигнуть.
Невозможно однажды написать регламенты и забыть о них. Внешние и внутренние условия постоянно меняются. Из-за этого процессы нужно видоизменять. В этой статье мы рассмотрим, что такое оптимизация, как оптимизировать бизнес-процессы в компании и какие ошибки могут привести к негативным последствиям.
Что такое оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов — это непрерывное улучшение существующих в компании операций. Она проводится с различными целями:
- увеличение прибыли;
- сокращение издержек;
- рост лояльности потребителей;
- уменьшение текучки кадров.
При четко описанных правилах компания быстрее достигает своих целей и устойчиво развивается. Это позволяет укрепить позиции на рынке, успешно преодолевать кризисные ситуации и получать запланированные результаты.
Отсутствие четких и понятных инструкций ведет к хаосу. Если сотрудники не знают, что именно они должны делать, продуктивность труда снижается.
Рассмотрим ситуацию на примере отдела продаж в компании. Если правил и инструкций нет, менеджер может совершать произвольное количество звонков в день, забывать вносить данные в систему, а при расчете заработной платы не понимать, сколько денег и за какие сделки получает. Из-за этого заказы теряются, клиенты не оплачивают счета вовремя, а мотивация сотрудников работать снижается.
Если же систематизировать работу отдела продаж в компании, сотрудник будет знать, что в течение дня обязан совершить не менее 20 звонков, внести данные о них в CRM-систему, а в случае продажи заключить договор, передать данные о заказе на склад и проконтролировать получение оплаты. Все этапы сделки фиксируются, а результат работы рассчитывается в автоматизированном режиме. В результате клиент вовремя получает свои покупки, компания увеличивает прибыль, а менеджер может предсказать, премию какого размера получит.
Основные ошибки при оптимизации
Не существует эталонного подхода к оптимизации ключевых бизнес-процессов. Каждый случай рассматривается отдельно, а набор правил зависит от ситуации на рынке, внутренней политики компании, ресурсов, которыми она обладает в данный момент. Оптимизация бизнес-процессов на производстве имеет одни особенности, а изменения в работе отдела продаж — другие. Однако многие предприниматели часто совершают типичные ошибки, которые мешают добиться поставленных целей.
Отсутствие четких целей и задач
До начала работы нужно определить цели оптимизации бизнес-процессов. В противном случае невозможно будет оценить, насколько успешной оказалась реализация проекта. Для целеполагания часто применяют технику SMART. Она предполагает соответствие поставленной цели пяти критериям:
- S — Specific — конкретность. Важно обозначить цель точно: сформулируйте, что будет считаться достижением результата.
- M — Measurable — измеримость. Необходимо установить количественные показатели, при которых цель будет считаться достигнутой.
- A — Achievable — достижимость. Амбициозность планов не должна идти вразрез со здравым смыслом. Оцените свои реальные возможности.
- R — Relevant — значимость. Цель должна быть важной для компании и общих результатов.
- T — Time bound — ограниченность во времени. Зафиксируйте временной период реализации проекта, а также дату, когда можно будет оценивать его результаты.
Таким образом, «стать лучшей компанией в стране» — плохая цель, а «увеличить долю рынка с 10 до 20% к концу 2026 года» — хорошая.
Также важно определить задачи оптимизации бизнес-процессов — конкретные шаги, которые нужно предпринять для достижения результата. Задачами могут стать изучение внутренней ситуации, поиск решения, выбор подрядчика и т.д.
Пренебрежение анализом текущих процессов
Прежде, чем разрабатывать стратегию и внедрять изменения, важно изучить текущие процессы в компании и понять, что именно нужно менять. Не стоит затевать реформы ради реформ — важно понять, принесут ли изменения нужные результаты и окупятся ли вложения в модернизацию.
Слабая вовлеченность сотрудников
В современной экономике основной капитал компании — это сотрудники. При реализации проектов по оптимизации важно донести до работников, как нововведения повлияют на их работу.
Выбор неподходящих инструментов
При составлении стратегии важно определить, какие именно шаги будут предприняты и какие инструменты использованы. Это могут быть как управленческие подходы — например, переход на систему agile — так и конкретные программные и аппаратные решения. После того, как вы поставили цель, составьте список всех инструментов, которые могут пригодиться для ее достижения. Затем выберите наиболее подходящие из них.
Методы и технологии оптимизации
Методологий для системы оптимизации бизнес-процессов в компании много.
К классическим методам относится картирование — составление так называемой дорожной карты процесса. Для применения этого метода создается документ, в котором пошагово описываются все совершаемые действия. После этого подумайте, как можно улучшить процесс с учетом внешней и внутренней ситуации.
Часто для оптимизации используют современные технологии. К примеру, компания может внедрить CRM — программу, в которой регистрируются все взаимодействия с клиентами. При адаптации такой программы под потребности конкретной компании неизменно составляются регламенты, а во время обучения сотрудников они внедряются в практику.
Можно применять и другие инструменты оптимизации бизнес-процессов. Так, система учета рабочего времени позволяет собирать актуальные данные для последующего анализа ситуации и разработки мер по улучшению трудовой дисциплины. Кроме того, СУРВ позволяет упростить работу сотрудников отдела кадров и бухгалтерии по расчету заработной платы.
При выборе методов важно учитывать, чтобы стоимость их внедрения окупалась за счет экономии или увеличения прибыли.
Как эффективно проводить оптимизацию?
Технология оптимизации бизнес-процессов происходит в несколько шагов.
- Проведение аудита текущих процессов.Чтобы внедрять какие-то изменения, в первую очередь нужно оценить текущую ситуацию. Для этого важно собрать данные обо всех направлениях работы и понять, что именно нужно изменить для получения результатов.
- Определение направлений улучшения.Не стоит начинать оптимизацию сразу во всех подразделениях: на это у компании может не хватить ресурсов. Выберите направления оптимизации бизнес-процессов, которые больше всего требуют модернизации, и начните системно с ним работать.
- Планирование.Составьте план работы, в котором будут обозначены ключевые цели, методы их достижения и даты реализации всех этапов. К работе нужно подключить заинтересованных сотрудников — например, для изменения штатного расписания стоит привлечь экономиста, бухгалтера, технического специалиста и руководителей рабочих бригад.
- Внедрение оптимизации бизнес-процессов.Начните действовать в соответствии с планом. Помните, что на практике все может пойти не так, как запланировано, поэтому нужно быть готовым при необходимости вносить изменения в утвержденное руководство.
- Обучение персонала и их вовлечение в процесс изменений.Важный этап при любой модернизации — работа с персоналом. Важно донести до людей ценность изменений — в противном случае они могут саботировать работу. Например, при внедрении системы учета рабочего времени оплата труда станет более справедливой.
Инструменты для оптимизации бизнес-процессов
Сегодня модернизацию невозможно представить без автоматизации. Современные программные и аппаратные решения сводят к минимуму человеческий фактор. В результате система будет работать стабильно даже в случае кадровых изменений.
Существуют решения для всех аспектов коммерческой деятельности:
- CRM-программы позволяют вести учет сделок, а также управлять задачами и проектами.
- Система электронного документооборота упрощает взаимодействие с контрагентами и между отделами внутри компании. Помимо ускорения процессов, СЭД позволяет сократить издержки на канцтовары.
- Программы для ведения бухгалтерского учета позволяют вести учет финансов предприятия и взаимодействовать с контролирующими органами.
- Системы учета рабочего времени нужны для поддержания трудовой дисциплины и получения объективной картины об эффективности работы.
Внедрение любого нововведения должно быть экономически оправданным. При принятии решения оцените, сколько времени и ресурсов уйдет на реализацию, через какой срок нововведение окупится. Так, система БОСС Контроль работает «из коробки», позволяет начать собирать данные уже в день установки и доступна небольшим предприятиям.
Заключение
Оптимизация внутренних процессов в компании нужна для упорядочения работы и достижения поставленных финансовых целей.
Чтобы нововведения действительно принесли пользу, важно не совершить критических ошибок:
- Не ставьте абстрактных труднодостижимых целей.
- Не пренебрегайте анализом ситуации перед принятием решений.
- Не забывайте вовлекать в процесс изменений персонал.
- Выбирайте инструменты, подходящие вашей компании.
Система БОСС Контроль создана для нужд малого бизнеса. Она доступна, проста в обслуживании и позволяет начать собирать данные уже в день установки и помогает компаниям улучшить бизнес-процессы в системе управления персоналом. Доступ к сведениям можно получить с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета. При этом система отвечает всем требованиям законодательства с сфере защиты персональных данных и информационной безопасности.