Управление эффективностью сотрудников позволяет бизнесу быстрее достигать целей с меньшими затратами ресурсов. Работодателю важно знать, кто из подчиненных работает на 100% и «болеет» за результат, а кто «отбывает номер», незаслуженно получая заработную плату.
В этой статье разберемся, что такое рабочая эффективность сотрудника, как ее оценить, а также какими способами повысить.
Что такое эффективность сотрудников и зачем ее оценивать
Под термином эффективность сотрудников компании понимают характеристики работы, которые влияют на количество выполненных задач, размер получаемой прибыли, конкурентные преимущества. Каждый работодатель должен оценивать ее, чтобы упростить управление бизнесом, создать кадровый резерв и снизить риски, связанные с текучестью кадров.
Система оценки эффективности сотрудников помогает проанализировать каждого работника, определить уровень его профессионализма, выявить потенциал для развития и лидерские качества. Она решает сразу несколько задач:
- упрощает оценку работы компании в целом или подразделения;
- позволяет ввести справедливую систему мотивации персонала;
- корректирует требования к новичкам;
- стимулирует сотрудников на достижение результата;
- увеличивает продуктивность;
- улучшает трудовую дисциплину.
Повышение эффективности оптимизирует расходы на оплату труда, позволяет выбрать курсы повышения квалификации для восполнения недостающих знаний, оценить потребность в замене кадров или изменить способ отбора при приеме на работу.
В большинстве случаев оценка качества работы проводится периодически. Например, в случае серьезных убытков, при приеме на работу новых людей, перед повышением. Однако лучше делать это постоянно, чтобы своевременно улавливать тенденции и изменять подход к работе с кадрами при обнаружении негативных трендов.
Основные критерии эффективности сотрудников
За разработку критериев эффективности сотрудников обычно отвечает руководитель или кадровый специалист. В средних или крупных компаниях можно возложить эту обязанность на HR-отдел или привлечь сторонних консультантов.
Выбранные параметры оценки должны отвечать следующим требованиям:
- объективность;
- достижимость;
- измеряемость;
- соответствие должностным обязанностям.
Критерии анализа эффективности сотрудников можно разделить на две категории: количественные и качественные.
К первым относятся:
- Производительность труда. Количество произведенной продукции или выполненных задач за рабочий час или день отличается у разных работников. Также можно оценивать объем затраченных усилий для достижения результата. Например, оператор колл-центра связался со 100 контактами из холодной базы вместо 80 плановых — значит, его производительность составила 125%.
- Выполнение KPI. Ключевые параметры этих показателей зависят от конкретной компании или отдела, но нужны для оцифровки результативности работы.
- Финансовые показатели. Измерять качество работы можно через объем продаж, сумму выручки или размер прибыли. Также это могут быть показатели экономии: сокращение расходов на продажу товаров. Примером может быть ситуация, когда благодаря работе менеджера увеличился средний чек или снизилось время обработки одного лида.
Помимо количественных, применяют качественные критерии оценки эффективности сотрудников подразделения:
- Вовлеченность в бизнес-процессы. Работник должен показывать инициативность, принимать активное участие в работе компании, брать на себя дополнительные задачи. Например, разработать новый скрипт для автоматизации или внести предложение по оптимизации воронки продаж.
- Качество выполняемых задач. Сотрудник строго соблюдает внутренние регламенты, выполняет задачи без ошибок. Например, SMM-менеджер публикует посты без опечаток, программист пишет скрипты с минимальным количеством багов, мастер обслуживает клиентов без жалоб с их стороны.
- Командная работа. Эффективность работников включает в себя способность взаимодействовать с коллегами, совместно решать поставленные задачи, а также общаться с партнерами или клиентами. Например, сотрудник отдела продаж организовал работу так, чтобы выполнять плановые показатели и избежать текучки кадров.
- Ответственность и самостоятельность. Этот критерий оценивают по дисциплине, соблюдению установленных сроков, способности работать без внешнего контроля, принимать решения без руководителя. Например, работник получил рекламацию от клиента и решил спорную ситуацию без привлечения руководителя.
Методы оценки эффективности сотрудников
Выбором метода для оценки показателей эффективности работы сотрудников также занимается HR-специалист или внешние консультанты. На практике чаще всего используют несколько вариантов.
Тестирование
С помощью тестов можно оценить специфичные знания или навыки, психологическое состояние, софт-скилы. Профессиональное тестирование распространено во всех отраслях, психологическое — в тех, где нужно постоянно общаться с клиентами или коллегами.
Обратите внимание, что тесты не дают 100% релевантного результата. На прохождение проверки может повлиять состояние работника или внешние факторы. Получить объективные данные можно только в том случае, если проводить их периодически и оценивать усредненные данные.
Аттестация
Подразумевает проверку знаний или навыков для выполнения обязанностей на конкретной должности. В некоторых случаях периодическая аттестация является обязательной. Например, в таких отраслях:
- медицина;
- образование;
- государственное управление;
- пассажирские перевозки.
Порядок прохождения аттестации устанавливают нормативные акты государства, а также внутренние документы компании.
360 градусов
Этот метод позволяет узнать, как оценивают профессиональные навыки сотрудника его коллеги или руководитель. Для этого в организации проводятся анонимные опросы. Делать это рекомендуется раз в полгода-год. По результатам внешней оценки можно составить траекторию развития, поощрить за выполнение плановых показателей, повысить в должности.
Как и в случае с тестированием, внешняя оценка коллегами далеко не всегда бывает объективной. На нее влияет взаимоотношение между подчиненными, стиль руководства и другие факторы.
Деловые игры
Способ оценки с помощью моделирования типовых ситуаций, которые могут возникать при выполнении должностных обязанностей. Во время игры руководитель может оценить, как подчиненный ведет себя в стандартных или нестандартных ситуациях, насколько хорошо принимает решения, как общается с коллегами или посетителями.
Деловые игры и другие методы оценки предполагают обратную связь. Она помогает развитию эффективности персонала. Человек должен знать свои слабые стороны, чтобы работать над их устранением и развиваться. Кроме того, такой подход способствует формированию доверительных отношений и укреплению коллектива.
Наблюдение
Наиболее объективным способом контроля эффективности сотрудников является наблюдение. Особенно если для этого используются аппаратные средства. Компании часто применяют устройства и приложения для учета рабочего времени. Они помогают понять, что именно делает работник на рабочем месте и насколько эффективно тратит свое время.
Если работа связана с присутствием на рабочем месте (диспетчер, охранник, продавец и т.п.), то в качестве средства наблюдения можно использовать СКУД или системы учета прихода и ухода на смену.
Как повысить эффективность сотрудников
Перед тем как требовать от персонала эффективной работы, необходимо создать подходящие условия для этого. Они включают в себя несколько моментов:
- Сформулировать четкие цели, выделить зону ответственности и обозначить KPI. Человек должен точно знать, что от него требуют и как будут измерять результат. Причем цели должны быть достижимыми и адекватными. Важно время от времени предоставлять обратную связь.
- Оптимизировать рабочий процесс. Работа не должна быть слишком бюрократизированной и формализованной. Можно автоматизировать рутинные задачи, упростить процесс взаимодействия. В этом может помочь CRM-система.
- Улучшить условия труда. Работники эффективнее выполняют задачи, если предоставить им удобные рабочие места и быстрые компьютеры, предложить гибкое начало рабочего дня или удаленный формат, сбалансировать работу и отдых
Максимальную прозрачность при оценке времени нахождения на рабочем месте обеспечивают программно-аппаратные средства учета рабочего времени. Примером такой системы может быть БОСС Контроль
Она состоит из аппаратного модуля, который фиксирует приход сотрудника путем считывания биометрии или обычной карты. Устройство готово к использованию сразу после подключения. Данные отправляются на сервер через встроенномый канал сотовой связи, поэтому аппарат не нуждается в подключении к IT-инфраструктуре компании.
Информация о приходе и уходе накапливается в облачном ЦОД и предоставляется в виде веб-интерфейса ответственным сотрудникам. Создавать собственные программы при этом не нужно. Пользователь просто получает отчет в понятном для анализа виде.
Заключение
Оценивать эффективность работы можно с помощью тестов, аттестаций, деловых игр. Также для оптимизации работы можно внедрить автоматизированные решения — например, систему БОСС Контроль. Она отличается от аналогов простотой, скоростью внедрения, универсальностью.