Накладные расходы предприятия: что входит и что к ним не относится

Даже если цех простаивает и ни одной единицы продукции за месяц не выпущено, в конце периода бухгалтерия может предоставить счета на сотни тысяч рублей — аренда, зарплата, подписка на ПО и другие затраты. Это издержки, которые не зависят напрямую от объема выпуска. Именно их называют накладными. Разберем, что такое накладные расходы, какие к ним точно не относятся, как правильно разнести затраты по объектам.

Что входит в накладные расходы

Не существует единого списка, утвержденного на федеральном уровне для всех отраслей. Законодательные нормативы есть только в строительстве (методика Минстроя, Приказ № 421/пр) и медицине (Приказ Минздрава № 366н, а также методические рекомендации по калькуляции себестоимости медуслуг).

Компании формируют перечень самостоятельно и фиксируют его в учетной политике. Однако логика включения одна и та же: если расходы нельзя напрямую привязать к конкретному изделию или услуге, они попадают в категорию косвенных, то есть накладных.

Состав накладных расходов

Здесь можно выделить две большие группы. Первая — те, что обслуживают сам цех или площадку, но не привязаны к конкретному заказу. Вторая — те, что обеспечивают работу организации целиком: офис, бухгалтерия, юристы, топ-менеджмент.

Цеховые (их аккумулируют на счете 25 «Общепроизводственные»):

• Зарплата мастеров, наладчиков, контролеров качества — людей, которые задействованы в выпуске, но не работают над одним конкретным продуктом.
• Ремонт и техобслуживание оборудования, амортизация станков и производственных помещений.
• Электроэнергия, отопление и вода для цехов
• Внутрицеховая логистика (перемещение заготовок, содержание погрузчиков).
• Охрана труда (спецодежда, средства защиты, медосмотры).

Общехозяйственные (счет 26):

• Оклады и премии управленцев — от генерального до секретаря, плюс страховые взносы на всю эту категорию.
• Аренда и содержание офисных площадей, серверных, переговорных.
• Корпоративная связь, интернет, подписки на облачные сервисы и справочно-правовые системы.
• Выплаты командировочных административному персоналу.
• Юридические, аудиторские, консультационные услуги.
• Канцелярия, представительские, расходы на подбор и обучение персонала.
• Банковское обслуживание, инкассация, РКО.

Ключевой признак перечисленных затрат в том, что они продолжают начисляться, даже если выпуск продукции равен нулю.

Распространенные ошибки при классификации

Путаница обычно возникает на стыке прямых и косвенных издержек. Что не входит в накладные расходы по нормативному акту ПБУ 10/99:

• Транспортировка готовой продукции до покупателя. Это коммерческая статья (счет 44), а не общепроизводственная.
• Рекламные кампании и маркетинг. Тоже относятся к расходам на продажу, а не к накладным производственным. Их место — на счете 44 или в отдельном управленческом блоке.
• Штрафы, пени, неустойки. Это прочие расходы (счет 91), они не относятся к себестоимости продукции.

Как распределить накладные расходы

Собрать издержки на счете — полдела. Дальше их нужно «разнести» по конкретным продуктам, заказам или подразделениям. Иначе невозможно понять реальную себестоимость каждой позиции и принять обоснованное решение, что выгодно производить, а что нет.

Базы распределения: выручка, фонд оплаты труда, машино-часы, площадь

База — это показатель-делитель, через который косвенные издержки распределяются по объектам. Самые распространенные варианты отразили в таблице.

Для расчета сумму косвенных издержек делят на суммарное значение выбранной базы. Полученный коэффициент умножают на базу конкретного продукта — и получают долю косвенных, приходящуюся на этот продукт.

Пример. За месяц общие цеховые накладные расходы составили 600 000 рублей. Для распределения по продуктам использовали фонд оплаты труда как базу. Зарплата работников, занятых производством продукта А, составила 200 000 рублей, продукта Б — 400 000 рублей

Сначала рассчитывают коэффициент распределения: сумма косвенных расходов делится на общий фонд оплаты труда: 600 000 / (200 000 + 400 000) = 1,0. Затем умножают коэффициент на фонд оплаты труда каждого продукта. Получаем: на продукт А приходится 200 000 * 1,0 = 200 000 рублей накладных, на продукт Б — 400 000 рублей.

Такой способ распределения корректен при условии, что фонд оплаты труда отражает фактическую трудоемкость производства каждого продукта. Если трудозатраты различаются, следует выбрать другую базу или скорректировать коэффициент.

Как выбрать метод, чтобы себестоимость не «плавала» от месяца к месяцу

Идеального метода не существует, но можно минимизировать искажения, если следовать трем принципам:

1. Причинно-следственная связь. База распределения должна логически отражать потребление ресурсов. Например: аренду и коммунальные услуги распределяют пропорционально площади цеха, затраты на оборудование — по машино-часам.
2. Стабильность показателя. Выбранная база должна быть стабильной и не меняться резко от месяца к месяцу. Если показатель сезонный, например, выручка, использование его как базы приведет к искажению себестоимости. В таких случаях применяют более постоянные показатели: нормо-часы, машино-часы или площадь помещений.
3. Экономическая обоснованность метода. Слишком сложное распределение через множество баз увеличивает трудозатраты и не всегда оправдано, особенно для малого производства.
4. Фиксация методики. Выбранный способ распределения накладных расходов фиксируют в учетной политике организации и применяют в течение отчетного года. Изменение метода допускается только при наличии обоснованных причин.

Выбранную методику фиксируют в учетной политике и не меняют в течение года, если нет веских оснований. Это требование закреплено в пункте 5 главы II ПБУ 1/2008 и статьей 313 НК РФ.

Как нормировать накладные расходы

Нормирование — это определение, сколько косвенных издержек бизнес считает допустимым на единицу базы. Без такой планки контроль невозможен — не с чем сравнивать факт.

Нормативы задают двумя способами:

• От факта — берут среднее значение за предыдущие 6–12 месяцев, корректируют на известные изменения (рост тарифов, выход на новую площадку) и получают плановый коэффициент.
• От цели — руководство задает целевую долю косвенных в себестоимости и обратным счетом вычисляет допустимый бюджет по каждой статье.

Пересмотр обычно привязывают к бюджетному циклу — раз в год при формировании годового бюджета. Но если в течение квартал повышается арендная ставка, меняется штатное расписание, запускается новый цех, корректировку делают внепланово. Главное — зафиксировать изменение и причину в протоколе бюджетного комитета.

Контроль отклонений: откуда берется перерасход и что с этим делать

Каждый месяц фактические косвенные сравнивают с нормативом. Отклонение бывает двух видов:

• По сумме — когда потратили больше запланированного.
• По объему, например, база оказалась меньше, и коэффициент вырос при тех же абсолютных затратах.

Типичные причины перерасхода:

• Незапланированный ремонт оборудования.
• Рост тарифов на электроэнергию или коммунальные услуги, который не заложили в бюджет.
• Увеличение штата вспомогательных служб: новый юрист, дополнительный системный администратор.
• Снижение объемов выпуска при неизменной массе постоянных издержек.

Решить эту проблему помогает пересмотр арендных условий, вывод на аутсорсинг непрофильных функций, объединение вспомогательных служб, автоматизация рутинных процессов, например, электронный документооборот вместо курьерской доставки бумаг между офисами.

Как учитывать накладные расходы в бухгалтерском и управленческом учете

В бухгалтерском учете косвенные издержки собираются на двух основных счетах: 25 («Общепроизводственные») и 26 («Общехозяйственные»). По итогам месяца счет 25 закрывается на 20-й («Основное производство») — его содержимое распределяется по видам продукции пропорционально выбранной базе.

С 26-м счетом ситуация изменилась после вступления в силу ФСБУ 5/2019 «Запасы». Раньше компании могли включать административные издержки в себестоимость продукции, закрывая 26-й на 20-й. Теперь они, как правило, списываются на расходы периода (обычно через 90.08). Формировать полную себестоимость с включением общехозяйственных расходов в стоимость запасов больше нельзя.

В управленческом учете таких жестких рамок нет. Финансовый директор вправе строить любую модель калькуляции:

• Полную.
• Усеченную.
• С несколькими уровнями маржи.

Многие компании ведут параллельную аналитику, где административные издержки все же разносят по продуктам — чтобы видеть нагрузку каждой позиции. Главное — не путать два контура. В официальной отчетности должна быть методика по ФСБУ, а в управленческих таблицах — любая модель, которую утвердил CFO.

Закрытие периода: как корректно отразить распределение

Процедура закрытия месяца — момент, когда все накопленные за период косвенные издержки находят свое место в себестоимости или в расходах. Последовательность следующая:

1. Проверка полноты данных. Должны быть проведены все акты, накладные, расчеты зарплаты, начисление амортизации. Если чего-то не хватает — счета не закроются корректно.
2. Распределение счета 25. Цеховые косвенные переносятся на 20-й счет пропорционально базе, указанной в учетной политике. Если в подразделении за месяц не было оборотов по 20-му, программа выдаст ошибку. Типичная ситуация в случае простоя, когда издержки есть, а база нулевая. Можно перенести их на следующий месяц или списать через 91-й как убыток.
3. Списание счета 26. В стандартном варианте (директ-костинг) — все уходит на 90.08. Вариант с закрытием в себестоимость (на 20-й) после ФСБУ 5/2019 допускается только для управленческих отчетов, но не для бухгалтерской отчетности.
4. Формирование проводок и сверка. В стандартной модели учета после закрытия остатки по 25-му и 26-му должны быть нулевыми.
5. Анализ отклонений. Сопоставить плановые и фактические косвенные — по статьям и по подразделениям.

Список прямых расходов компания устанавливает самостоятельно в налоговой учетной политике. Все, что в него не вошло, признается косвенным и списывается в текущем периоде целиком.

Заключение

Важно правильно классифицировать статьи расходов, не смешивать с прямыми и коммерческими, обоснованно распределять, выбрав базу с логической привязкой к объекту, и сравнивать факт с нормативом, разбирая причины отклонений. Чем прозрачнее эта система, тем точнее управленческие отчеты, и тем меньше отклонений будет при закрытии периода.

БОСС Контроль — платформа учета рабочего времени, которая помогает точнее распределять трудозатраты по объектам. Руководитель знает, сколько часов, кто и на каком участке отработал. Эти данные напрямую ложатся в базу распределения косвенных расходов.