Ведение учета рабочего времени работников предусмотрено трудовым законодательством. Точные данные об отработанных часах или сменах нужны работодателю для начисления заработной платы. Они помогают контролировать трудовую дисциплину, измерять эффективность сотрудника, оценивать рентабельность работы компании.
В этой статье мы рассмотрим, зачем и как сделать учет рабочего времени с минимальными усилиями со стороны кадровых работников и без значительных затрат.
Зачем нужен учет рабочего времени?
Трудовой кодекс РФ обязывает компании вести учет рабочего времени сотрудников. Под этим термином понимают часы или дни, которые работник проводит на своем месте, выполняет возложенные на него задачи. Согласно местному законодательству, а также Конвенции МОТ в России сотрудник может находиться на работе не более 8 часов в день или 40 в неделю. Исключение делают только для ненормированной, сменной работы.
Для чего нужен учет рабочего времени по ТК РФ:
• соблюдение нормативно-правовых актов;
• защита от санкций со стороны государства;
• расчет оплаты труда;
• контроль дисциплины.
Данные нужны также для управленческого учета. Эта информация понадобится для таких целей:
• Измерение рентабельности — работодатель измеряет, сколько времени сотрудник тратит на выполнение поставленной задачи или реализацию проекта. Далее он рассчитывает себестоимость, размер прибыли и возврат инвестиций.
• Отчетность по схеме Time & Materials — бизнес может выставлять счета на оплату клиентов в зависимости от фактически потраченных ресурсов, в том числе человеческих. Учет рабочего времени каждого работника помогает составить, а также аргументировать отчет для заказчика.
• Контроль утилизации — этим термином называют эффективность использования времени сотрудником. Чем выше утилизация, тем ниже себестоимость процессов для компании, но выше получаемая прибыль.
Ежедневный учет рабочего времени работников дает возможность оценивать важные финансовые показатели бизнеса и принимать решение о развитии конкретного направления работы или отказе от него.
Основные методы учета рабочего времени
Подробнее остановимся на том, как учитывать рабочее время сотрудников с помощью технических средств, приложений, сервисов.
Табель в электронной таблице
В этом случае данные вносят в таблицу Google Sheets или MS Excel. Для этого выделяют человека, который знает, как вести учет рабочего времени работника и умеет пользоваться инструментом.
Это простой, понятный, дешевый, но трудоемкий и не самый точный способ. Он не подходит для оценки эффективности работы. В данных появляются ошибки, вызванные влиянием человеческого фактора при вводе информации.
Дополнительный минус — сложность интеграции с другими приложениями.
Журнал учета
Это официальный документ, форма которого предусмотрена постановлением Госкомстата, приказом Минфина России. Его обычно ведут в бумажном виде, заполняют при проходе сотрудника через КПП.
В журнале записывают количество отработанных часов, эти данные затем используют для начисления заработной платы. Причины отсутствия обозначают условными знаками. Предусмотрена также графа фиксации опозданий или неявок, чтобы контролировать трудовую дисциплину.
Бумажный журнал — наиболее трудоемкий, сложный способ. В большинстве компаний он заменен электронными средствами сбора данных.
Система видеонаблюдения
Она состоит из видеокамер для фиксации прихода или ухода сотрудников, а также приложений для анализа полученной информации. Как вести график учета рабочего времени с помощью системы видеонаблюдения:
1. Камеры на входе или в кабинетах снимают входящих или выходящих людей.
2. Интеллектуальная система распознает персонал по лицу.
3. Собранные данные загружают в сервис для фиксации.
Закон требует уведомить сотрудников об установке системы наблюдения. Проблема в том, что постоянная съемка доставляет неудобства персоналу, что сказывается на их психологическом состоянии.
Кроме того, для распознавания лиц нужны дорогие IP-видеокамеры высокого разрешения, мощный сервер для хранения записей, а также их обработки. Покупка и внедрение этих устройств потребует высоких затрат, а эффективность может быть низкой.
Программы для учета
Инструменты для фиксации встроены в специализированные программы, например 1С ЗУП или являются частью других приложений или сервисов. Программное обеспечение автоматизирует расчет заработной платы, составляет бухгалтерские, управленческие отчеты.
Перед обработкой данные в ПО нужно внести. Обычно ответственный сотрудник делает это вручную. Ручной ввод требует больших затрат, приводит к множеству ошибок. Об аппаратных способах поговорим далее.
Контроллеры и магнитные карты
Как сотрудники ведут учет рабочего времени с помощью терминалов и карт? После прихода на работу или перед уходом они прикладывают персональную магнитную карточку или жетон, который считывает контроллер. Оборудование может вести посменный или почасовой учет. В последнем случае, для выхода из офиса на перекур или обед работнику также нужно прикладывать карту.
Преимущества карточек с контроллерами:
• точный и быстрый ввод информации;
• минимальные затраты.
Но у этого способа есть недостатки. Нередко работники забывают или теряют карточки, а также прикладывают их за своих коллег, чтобы фальсифицировать информацию. Это усложняет сбор статистики и искажает реальную картину.
Учет с помощью биометрических средств
Проблему подделки решают терминалы, которые идентифицируют человека по биометрическим данным. Это может быть сканер отпечатка пальца, лица, сетчатки глаза, тембра голоса.
Биометрические признаки работника нельзя подделать, забыть, потерять или изменить. Устройство распознает сотрудника и передает собранные данные на сервер или в облачное хранилище. Далее эту информацию можно обрабатывать в учетных приложениях по заранее запрограммированным алгоритмам.
В крупных офисах и на предприятиях используют несколько точек идентификации, которые отправляют данные по проводным или беспроводным каналам связи в «облако». Это облегчает масштабирование системы в процессе эксплуатации.
Минус этого подхода в том, что для хранения и обработки данных нужен мощный сервер. Эта проблема решается облачными вычислениями. В этом случае все заботы об обслуживании системы ложатся на провайдера услуги.
Преимущество автоматизированных средств учета — универсальность. Терминалы просто собирают информацию и загружают ее в базу данных. Дальнейшая обработка зависит от потребностей компании. Сведения о приходе и уходе используют для составления табелей, отчетов, расчета нагрузок в течение смены, начисления зарплаты и премий. С их помощью можно определить эффективность проектов, оценить качество работы сотрудника.
Как правильно организовать процесс учета рабочего времени
Как должен вестись учет рабочего времени? Методы и инструменты компания выбирает на основе поставленных целей. Работодателю не нужно просто следить за сотрудником. Основная задача — измерить трудозатраты, определить утилизацию, оценить эффективность.
Руководитель компании или кадрового подразделения должен знать, как использовать собранные данные в работе, как они будут интегрированы в другие виды учета и бизнес-процессы. Такая организация учета рабочего времени помогает управлять предприятием более эффективно, планировать ресурсы и выполнять другие задачи.
При внедрении выбранного метода необходимо объяснить работникам цель учета. В противном случае они будут рассматривать нововведения как ужесточение трудовой дисциплины и воспримут их негативно. На самом деле графики и отчеты нужны не для наказаний и штрафов, а для обеспечения устойчивого развития бизнеса.
Как вести учет рабочего времени сотрудников, чтобы не отвлекать их на заполнение таблиц и журналов? В этом случае помогает автоматизация.
Многие работодатели используют для сбора первичных данных системы контроля. Они фиксируют приход и уход персонала. Однако покупка, внедрение и настройка таких систем требует больших капиталовложений, которые окупаются в течение многих лет.
Для оперативного внедрения подойдут готовые решения — например, система БОСС Контроль. Она состоит из аппаратных терминалов для учета прихода/ухода по отпечатку пальца и лицу, а также облачного центра обработки данных.
Информация хранится в «облаке», пользователь может получать ее и обрабатывать по своим алгоритмам, в том числе загружать в программы для бухгалтерского или кадрового учета.
Весь процесс внедрения занимает 1–2 дня. Сотрудников не нужно обучать, как работать с учетом рабочего времени, так как регистрация приходов и уходов проста, а сам процесс занимает всего несколько секунд.
На что обратить внимание при выборе метода
Работодатель самостоятельно решает, как учитывать рабочее время сотрудников. Хотя универсального ответа на этот вопрос нет, обычно принимают во внимание несколько важных критериев:
• Необходимо определить, для чего используют фиксацию рабочего времени во всей компании и ее отдельных подразделениях.
• Для офисных работников подходят биометрические системы. Такие решения исключают фальсификацию данных.
• Нужны аппаратные средства, которые сотрудники смогут использовать без обучения. Это не вызовет психологического дискомфорта и сопротивления при внедрении.
• Самыми точными будут устройства, которые считывают биометрические данные. Их невозможно подделать или «забыть дома».
• Выгодны программные решения, которые легко интегрировать с CRM, ERP, 1C или другими программами. В этом случае компания избегает повторного ввода данных и ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Систему учета подбирают с прицелом на возможное масштабирование в будущем. Для этого подходят облачные решения, так как в случае увеличения количества сотрудников не придется покупать и настраивать дополнительное оборудование.
• Так как учет рабочего времени ведет работодатель, он должен следить за соблюдением законодательства. Лучше использовать отечественные решения, которые разработаны на основе ТК РФ и закона 152–ФЗ о защите персональных данных.
• Перед покупкой нужно рассчитать бюджет на внедрение с учетом стоимости самих устройств, затрат на установку и настройку. Далее оценивают экономию, которой можно достичь за счет автоматизации.
Заключение
Перед тем как вести учет рабочего времени работника, работодатель подбирает методику и инструменты для решения этой задачи. Бумажные журналы и электронные таблицы неэффективны, а интеллектуальное видеонаблюдение и полноценные СКУД слишком сложны в интеграции и обслуживании.
Простым, но эффективным решением будут специализированные системы учета с терминалами и облачной обработкой данных. Их можно ввести в эксплуатацию в течение пары дней, а собираемые данные просматривать через веб-интерфейс либо загружать и обрабатывать в имеющихся учетных приложениях.