Как вести учет времени прихода и ухода сотрудников — актуальный вопрос для руководителя бизнеса любого масштаба и направления. Даже если в компании разработана программа мотивации, руководителю важно точно знать, сколько времени сотрудники провели на работе. На сегодняшний день лучший способ отследить время прихода и ухода — установка системы учета. Она автоматически и безошибочно определяет время прибытия и ухода сотрудника, количество его рабочих часов и сохраняет данные в базе.
Современные системы контроля прихода сотрудников позволяют оценить их дисциплинированность, пунктуальность, продуктивность. Различные методы контроля за рабочим процессом помогают руководителю оценить и другие показатели, которые важны для успеха компании. В этой статье расскажем, какие системы для контроля прихода и ухода сотрудников существуют и как выбрать подходящую для своего бизнеса.
Зачем контролировать приход и уход сотрудников
В первую очередь это нужно для отслеживания эффективности работы конкретного специалиста и штата в целом. Особенно актуален такой контроль при наличии нескольких офисов компании. У руководителя будет информация о количестве отработанных часов. Имея при этом данные о количестве выполненной работы, можно легко оценить продуктивность и выявить слабые места. С помощью современных автоматизированных систем учета можно получать нужную информацию удаленно с любого устройства (компьютера, планшета и даже смартфона). Главное — иметь доступ к Интернету.
Контроль времени прихода и ухода сотрудников выгоден всем участникам рабочего процесса. Если руководитель получает достоверную информацию о результатах работы сотрудников, отличившиеся могут получить дополнительную мотивацию (премию или другое поощрение).
Система контроля прихода и ухода сотрудников также помогает выявить слабые места в организации процесса: например, частые перекуры или систематические нарушения трудового распорядка. Руководитель сможет либо принять меры для повышения эффективности работы, либо пересмотреть кадровую политику. Таким образом получится собрать лояльную, надежную и мотивированную команду, равномерно распределять рабочую нагрузку и своевременно узнавать о возникающих проблемах. Внедрение системы контроля прохода сотрудников в перспективе позволяет:
1. Сократить время на расчёт заработной платы: у бухгалтера или специалиста по кадрам будет актуальная информация о количестве отработанных каждым сотрудником часов. Эти данные можно использовать для начисления вознаграждения, не тратя время на ручные операции.
2. Улучшить рабочий процесс: установить понятные сотрудникам требования, быстрее достичь желаемых результатов, разработать справедливую систему kpi и санкций. Когда сотрудники понимают, что находятся в равных условиях, они начинают работать с большей отдачей. А работники, которые безответственно относились к делу, покинут команду.
3. Создать условия для развития компании: у налаженное управление, наличие контроля и, как следствие, — надежная и эффективная команда, позволит пройти любой кризис, найти новые решения, стабильно поддерживать высокое качество услуг, что повысит доверие клиентов и конкурентоспособность.
4. Выявить проблему на ранних стадиях: рабочий процесс непредсказуем, всегда остается остается возможность ошибок или возникновения неожиданной ситуации. Например, в случае регулярных переработок сотрудники могут начать работать хуже. Если руководитель узнает об этом вовремя, то сможет найти решение: привлечь дополнительный персонал к работе или предложить смены сверхурочно действующим сотрудникам за дополнительную оплату. Причиной проблем может стать и невыход работника на смену ввиду болезни, некомпетентность или недобросовестность одного из сотрудников, за которого все другие вынуждены брать дополнительные обязанности и т. д.
5. Повысить лояльность со стороны персонала: если система учета введена грамотно, в том числе с возможностью поощрения за дисциплинированность и ответственность, она воспринимается как взаимовыгодное решение. Как известно — «строгий, но справедливый» руководитель всегда пользуется уважением. Правильно подобранный метод контроля фиксирует не ошибки, а успехи и надлежащее выполнение профессиональных обязанностей. Это мотивирует, ведь за повышение плана продаж или других показателей (в зависимости от направления работы компании) можно получить достойную оплату труда или даже премию (если она установлена руководителем). Соответственно, тому, кто не выполняет свою работу в полном объеме, будет рассчитана оплата ниже. Соответственно, сотрудники более замотивированы в том, чтобы качественно и полноценно выполнить свои рабочие обязанности, а также будут четко понимать, за что и почему начисляются штрафные санкции или приходит премия.
Установка программы учета прихода сотрудников на работу делает систему оплаты труда более справедливой и помогает руководителю сохранять дисциплину. Ведь при невыполнении договоренностей между работодателем и сотрудниками может пострадать общее дело, что невыгодно обеим сторонам.
Плюсы и минусы контроля сотрудников
Даже самая интересная и творческая работа требует дисциплины. Когда контроля со стороны работодателя нет, не каждый специалист будет постоянно выкладываться на 100%: где-то закроет глаза на собственные недочеты, поспешит сделать работу как можно скорее, чтобы уйти с работы пораньше и заниматься своими делами.
Слабые результаты работы, некачественное выполнение обязанностей, опоздания и ранний уход с работы приносят компании убытки. Преимущество автоматизированной системы контроля заключается в том, что нарушения трудового распорядка можно легко отследить и принять соответствующие меры. Недостаток внедрения такой программы — риск увольнения ценных кадров, если контроль будет чрезмерным. Чтобы этого не случилось, важно внедрять нововведения постепенно, доносить до сотрудников взаимовыгодность решения, а также соизмерять нарушения с наказанием — например, не вводить штрафы за опоздания на 10 минут.
Способы контроля прихода сотрудников
В каждой организации учет прихода и ухода работника контролируется по-разному: в одной компании ограничатся отчетом о результатах работы специалиста, в другой — используют табели учета рабочего времени, в третьей — фотофиксацию. Если компания стремится повышать эффективность, она будет использовать современные автоматизированные системы учета.
Такие способы, как звонок с офисного телефона или отправка сообщения с предустановленной рабочей программы на компьютере по прибытию — не всегда они работают безошибочно и отображают реальную ситуацию в штате. Кроме того, они раздражают сотрудников и влияют на микроклимат в коллективе. Однако сегодня есть современные системы, которые позволяют автоматически правильно фиксировать приход и уход сотрудников, считать рабочие часы, заранее планировать смены.
Выбираем систему контроля прихода и ухода сотрудников
Современный подход к управлению персоналом предполагает применение автоматизированных программ контроля. Основная рекомендация — действовать комплексно.
Одна из лучших программ контроля времени прибытия и ухода с работы — система БОСС Контроль. Она позволяет вести учет рабочего времени и обрабатывает данные в облачном хранилище. Основные составляющие системы — терминал БОСС Контроль и «облако» для хранения и обмена данными. Терминал устанавливается на входе в офис или производственное помещение. Он распознает сотрудников с помощью личных карт или биометрических данных (отпечатков пальцев, черт лица), фиксирует момент прихода и ухода с работы, рассчитывает общее количество часов на смене.
Вся эта информация загружается в облачный сервис, где формируется необходимая отчетность для руководства и бухгалтерии. Ответственные лица могут получить доступ к ней в режиме online с любого компьютера или смартфона с подключением к Интернету. Очень удобно, что БОСС Контроль легко и быстро подключается к работе — нужно только установить сам терминал и включить его в розетку. Как это работает:
1. специалист приходит на работу и подносит к терминалу свой идентификатор: личную карту, отпечатки пальцев или встает напротив камеры для распознавания лица;
2. программа узнает работника и фиксирует время его прибытия, одновременно делая фотографию на проходной;
3. сведения, что специалист пришел, передаются через встроенный канал сотовой связи в «облако»;
4. руководство, отдел кадров и бухгалтерия видят все изменения в облачном хранилище в режиме онлайн.
Преимущества системы БОСС Контроль в том, что она работает через облако, проста в подключении, работает за счет встроенного канала связи, не требует покупки специального оборудования, доступна с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон). С ее помощью вы сможете увеличить эффективность управления и работы компаний, добиться больших финансовых результатов и собрать надежный штат специалистов. Вы можете сами убедиться в удобстве и полезности системы в течение бесплатного тестового периода на 10 рабочих дней.