Учет посещаемости работников нужен для контроля трудовой дисциплины, планирования занятости сотрудников, определения потребности в персонале. Собранные данные помогают компании оптимизировать расходы и контролировать бизнес-процессы. Но для этого необходимо подобрать инструменты, которые дают точные и объективные данные.
В этой статье остановимся на том, как организовать учет и контроль присутствия на рабочем месте, исключить влияние человеческого фактора, а также снизить трудоемкость процесса.
Основные способы учета посещаемости сотрудников
Самый простой способ учета — табель посещаемости работников. Этот документ ведут сотрудники кадровой службы, бухгалтерия или охрана. В специальной таблице работник отмечает время прихода и ухода вручную. Иногда табель может иметь вид журнала, ведомости или карточек.
Эти методы сейчас практически не применяются, так как имеют недостатки:
- при ручном заполнении часто появляются неточности, вызванные умышленными действиями или невнимательностью работника;
- сотрудники могут специально делать отметки друг за друга, прикрывая опоздания, прогулы и ранние уходы с работы;
- для использования этого способа нужно привлекать дополнительного сотрудника, который будет контролировать учет и анализировать данные;
- собранную информацию сложно анализировать, для обработки на компьютере информацию нужно вводить вручную;
- бумажный журнал учета посещаемости работников нельзя интегрировать в IT-инфраструктуру компании — например, использовать для начисления зарплаты без промежуточного ручного ввода.
По этим причинам компании перешли или переходят на цифровые системы учета. К ним относятся:
- Электронные табели и журналы — это цифровые таблицы, где работники отмечаются с помощью компьютера или мобильного телефона. В этом случае возможность подлога исключается. Можно автоматически считать нужные показания и передавать данные в другие приложения. Минус в том, что нужно настроить такую систему и научить работников пользоваться ей. В некоторых случаях существует вероятность обхода защиты.
- СКУД и видеонаблюдение — приход и уход работника фиксируют с помощью магнитных карточек или видеокамер, которые распознают человека по лицу. Плюс — максимальная достоверность и полная автоматизация. Недостаток таких систем — высокая стоимость, а также сложность и длительность внедрения. Нужно настроить хранение и передачу данных в разные приложения.
- Биометрические системы — вариант для компаний, которые хотят вести журнал учета посещаемости работников в цифровом виде. Система распознает сотрудника по конфигурации лица или отпечатку пальцев, что полностью исключает подлог. Обычно оборудование уже настроено на передачу данных в ЦОД, которые затем можно использовать в системах учета. Его не нужно долго интегрировать в IT-инфраструктуру,так как устройства готовы к эксплуатации сразу после установки.
Как выбрать оптимальную систему учета посещаемости?
При выборе оборудования для учета посещаемости сотрудников нужно принимать во внимание несколько факторов:
- тип деятельности — работники могут приходить в офис или в цех, а также работать удаленно из дома;
- способ идентификации — используются приложения для телефона или магнитные карты (RFID-метки), а также биометрические данные, которые исключают подлог;
- интеграция с используемым ПО — для оптимизации работы подойдут системы, которые могут передавать накопленную информацию в другие программы по API или с помощью готовых модулей;
- удобство использования — система должна быть комфортной для сотрудников и не требовать сложного обучения для ее использования;
- надежность — рекомендуется приобретать системы от известных производителей, чтобы избежать сбоев в работе или утечек конфиденциальной информации.
Обратите внимание, что нужно различать системы учета для офиса и производства. В первом случае подойдут электронные табели или приложения на смартфоне. Нужно учесть возможность удаленной работы. На заводах и фабриках для фиксации прихода подойдут считыватели карт, турникеты. Биометрические системы считаются универсальными, так как их удобно использовать и практически невозможно обмануть.
Для малого и среднего бизнеса подойдет система учета рабочего времени БОСС Контроль Она имеет несколько важных особенностей:
- Готова к использованию сразу после установки. Достаточно включить терминал в розетку и закрепить на стене. Оборудование не требует сложной настройки.
- Идентификация сотрудника происходит по биометрическим данным, что исключает фальсификацию, но также предусмотрен вариант отметок обычными картами.
- Накопленные данные передаются в ЦОД с помощью встроенного канала сотовой связи. Не нужно подключать устройства к компьютерной сети компании. Работа не зависит от местного интернет-провайдера.
- Уполномоченный работник компании получает доступ к данным о посещаемости удаленно через веб-интерфейс. Не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
В сравнении со СКУД внедрение такой системы обойдется существенно дешевле, а получать данные можно уже в день установки.
Преимущества автоматизированного учета посещаемости
Автоматизированный учет и ведение табеля посещаемости сотрудников дает несколько важных плюсов:
- Полностью исключается влияние человеческого фактора. Данные собираются автоматически, поэтому работник не может внести их по ошибке или сфальсифицировать, чтобы прикрыть свое опоздание или прогул. Так как ручной ввод информации не предусмотрен, устраняются ошибки и на этом этапе.
- Интеграция с другим программным обеспечением. Собранные автоматической системой данные уже оцифрованы и хранятся в ЦОД. Их можно использовать для планирования рабочего времени, начисления зарплаты, премирования и других целей. Причем благодаря полной прозрачности исключаются споры между работниками и компанией о правильности расчета оплаты труда или законности дисциплинарных взысканий.
- Оперативный доступ к данным учета. При применении цифровых инструментов данные поступают в ЦОД в режиме реального времени. Руководитель может в любой момент узнать, сколько человек находится на смене, кто опоздал, недоработал. Можно формировать индивидуальные запросы и экспортировать данные для различных подразделений компании.
- Снижение трудоемкости контроля. Зная, что приход будет зафиксирован, работники будут соблюдать трудовую дисциплину, своевременно приходить с перерывов и не злоупотреблять перекурами.
Как система БОСС Контроль помогает в учете посещаемости?
Автоматизированная система учета рабочего времени БОСС Контроль специально разработана для фиксации прихода и ухода работников. Основным отличием от аналогичных решений является уже настроенное для работы оборудование, которое не требует выезда специалиста, встроенный канал сотовой связи, доступ в личный кабинет с любого устройства через интернет-браузер.
Терминал учета устанавливают в месте где будет удобно отмечаться сотрудникам, например, на проходной или у двери офиса, желательно, чтобы в этом месте хорошо ловил сигнал сотовой связи. С его помощью фиксируют время прихода и ухода по биометрии или обычными картами. Собранная информация накапливается в облачном центре обработки данных. Система может формировать отчеты для руководителя, бухгалтерии, отдела кадров или других подразделений компании.
Еще одно важное отличие — готовность к использованию «из коробки». Для начала работы достаточно включить терминал в розетку и выполнить вход в личный кабинет через веб-интерфейс из любого браузера. После этого можно эксплуатировать систему по прямому назначению.
Какие плюсы дает БОСС Контроль компании:
- Автоматическая работа. Терминал работает автономно. После установки системы в компании и регистрации биометрии, терминал будет распознавать сотрудника в момент прихода и ухода. Затем передаст данные в «облако» по сотовой связи.
- Гибкие настройки. Компания может адаптировать БОСС Контроль для учета работы сотрудников, которые работают по гибкому или плавающему графику, посменно, посуточно или другими способами. Работодатель всегда будет иметь абсолютно точные данные о количестве отработанных часов, что позволит справедливо начислить заработную плату.
- Формирование отчетов. Уполномоченные работники через браузер на любом устройстве могут получить доступ к данным и использовать их для принятия управленческих решений. Система формирует типовые ведомости, но при необходимости их можно адаптировать под потребности компании.
- Анализ данных о посещаемости. Работодатель может самостоятельно создавать алгоритмы анализа информации о приходе и уходе людей, а также организовать обмен данными с другими приложениями.
Обратите внимание, что БОСС Контроль соблюдает действующее законодательство в области хранения персональных данных (152-ФЗ), является оператором персональных данных, зарегистрированным в РосКомНадзор.
Заключение
Без учета посещаемости сотрудников работодатель не будет иметь объективных данных о соблюдении трудовой дисциплины и отработанных часах. Единственным эффективным способом достоверно подсчитать количество выходов на работу являются электронные автоматизированные системы, так как они исключают подлог.
Система БОСС Контроль — простой и быстрый способ автоматизировать учет. Она уже готова для выполнения этой задачи без долгой настройки и интеграции.