Учет рабочего времени в компании нужен для соблюдения Трудового кодекса, правильного начисления заработной платы, контроля дисциплины. Собирать необходимые данные можно вручную, а также автоматически — с помощью программных и аппаратных средств. При выборе конкретного инструмента нужно учитывать потребности и возможности компании, плюсы и минусы каждого варианта и его стоимость.
В этой статье разберемся, как рассчитать рабочее время сотрудника без ошибок и с минимальными затратами.
Зачем нужен точный расчет рабочего времени
Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудника согласно статье 91 Трудового кодекса РФ. Компания должна знать, сколько наемный работник фактически находился на месте и выполнял свои обязанности. Нарушение этого требования влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП.
Помимо этого, учет рабочего времени решает дополнительные задачи:
• Контроль технологического процесса — собранная информация дает понимание, насколько эффективно сотрудники используют время. Например, сколько раз выходят на перекуры и перерывы, вовремя ли возвращаются с обеда, не опаздывают ли утром.
• Укрепление дисциплины и соблюдение законодательства — учет и контроль помогают бороться с нарушениями со стороны работодателя и работников, собрать данные для решения трудовых споров, избежать немотивированных требований со стороны сотрудника.
• Начисление справедливого вознаграждения — результаты учета используют бухгалтера или специалисты кадрового отдела при начислении заработной платы, отпускных, вознаграждений за переработки или выход в праздничные дни, других предусмотренных трудовым соглашением выплат.
• Оптимизация технологических процессов — на основе полученной информации руководитель компании или подразделения выявляет и устраняет “узкие места” в работе, перераспределяет задачи, планирует смены на следующий месяц.
Основные аспекты учета рабочего времени сотрудников
Система учета рабочего времени должна фиксировать такие данные:
• Рабочие часы — время, в течение которого сотрудник должен находиться на месте и выполнять должностные обязанности. Его длительность не должна превышать лимитов, установленных трудовым законодательством. Стандартная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
• Перерывы — ТК РФ требует, чтобы у работника были перерывы на обед и отдых в течение смены. Их не включают в рабочее время, но система учета должна фиксировать время ухода и прихода сотрудника.
• Переработки — время, в течение которого персонал добровольно выполняет работу сверх лимита в 40 часов в неделю. Это происходит, когда сотрудник задерживается для выполнения срочных и неотложных задач. Переработки оплачиваются или компенсируются отгулами в порядке, предусмотренном трудовым договором и ТК РФ.
• Сверхурочные — часы, которые сотрудник находится на рабочем месте сверх недельного лимита, но по требованию нанимателя. Законодательство требует, чтобы это время оплачивалось в 1,5–2 раза выше по сравнению с обычной ставкой.
Во избежание споров и конфликтных ситуаций работодатель должен заранее решить, как рассчитать рабочее время по каждому из перечисленных пунктов. Полученные данные он будет использовать в бухгалтерских или кадровых программах, с помощью которых определяют размер заработной платы персонала.
Как рассчитать рабочее время
Для сбора данных о фактически отработанных сотрудником часах или сменах используют несколько инструментов. В этом разделе рассмотрим распространенные варианты:
Ручные расчеты
Самый простой способ — журнал в бумажном виде. Время прихода/ухода, выхода на перерыв и перекур отмечают вручную сами работники или вахтер (охранник). Этот способ максимально прост в использовании и не требует финансовых затрат.
Проблемы возникают при обработке информации. Как рассчитать время работы сотрудника по записям из журнала? Все данные необходимо перенести в учетную программу вручную. На этом этапе велик риск ошибки, вызванной человеческим фактором. Кроме того, возможны фальсификации еще на этапе заполнения таблиц.
Продвинутой версией этого метода будет электронная таблица. Данные в нее вносят вручную, но для расчетов используют формулы. Кроме того, файлы Excel легко импортировать в учетные приложения.
Этот способ также достаточно трудоемкий и дорогой из-за практически полного отсутствия автоматизации, а данные при его использовании могут оказаться неточными.
Программные решения для учета рабочего времени
Одновременно вести учет рабочего времени и начислять зарплату можно с помощью приложений или онлайн-сервисов. Например, применяют 1С: ЗУП или модуль в программе 1С: Бухгалтерия. С помощью встроенных инструментов бухгалтер или кадровик фиксирует отработанные часы или смены, после чего на основе отчетов он начисляет зарплату и доплаты.
Плюс этого способа — полная автоматизация учета. Но сбор данных все равно происходит вручную, поэтому не исключены ошибки из-за злоупотреблений или невнимательности. Также необходимо обучать сотрудников, которые вносят и обрабатывают информацию, и тратить на этот процесс их трудочасы.
Определение рабочего графика
Один из простых способов учета — составление графика на ближайший месяц или неделю. Как рассчитать рабочее время сотрудника с помощью этого документа? В этом случае не фиксируют время прихода и ухода. Этот вариант подходит в том случае, если на предприятии заранее установлено время начала и окончания смены.
Такой подход позволяет точно планировать рабочее время. Работодатель будет знать, сколько людей находится на работе и выполняет свои обязанности. Это позволяет избежать авралов в часы пик. Например, можно увеличивать число сотрудников на складах в дни распродаж или выводить больше продавцов в супермаркеты на праздники.
Главный минус — отсутствие контроля за приходом и уходом. График не дает информацию о том, вышел ли работник на смену в запланированное время. В большинстве случаев этот метод совмещают с аппаратными способами учета.
Фиксация времени прихода и ухода
Для точного измерения рабочего времени достаточно фиксировать время прихода сотрудника утром или в начале смены, ухода вечером или в конце смены, а также выходов с рабочего места на перекур, в туалет, на обед, по личным делам.
Как рассчитать время работы работника:
• С помощью таблицы — простой, дешевый, но неудобный способ. При приходе на работу сотрудник сам вносит время в Excel или Google Sheets, в бумажный журнал. Этот метод неточный, возможны умышленные и неумышленные ошибки. Работники могут заполнять ячейки неверными данными или забывать вносить информацию. Такой вариант подходит только для очень маленьких компаний с 2–3 сотрудниками.
• С помощью электронных систем учета — используются на предприятиях, оборудованных СКУД. Как рассчитать график рабочего времени с помощью такой системы? В качестве устройства для ввода применяют турникет, замок или другое исполнительное устройство, а в роли ключа доступа выступает магнитная карта, ключ, NFC в смартфоне. Собранные данные поступают на сервер компании, откуда их забирает программа для начисления зарплаты.
• С помощью биометрических систем — для фиксации времени прихода используют аппаратные средства, которые считывают уникальные данные человека. Это может быть отпечаток пальца или лицо. Такой метод является максимально надежным и практически исключает риск мошенничества (в отличие от карты или магнитного ключа). Биометрия подходит для компаний с любым количеством сотрудников. Исключаются ошибки, вызванные умышленными действиями или невнимательностью.
Преимущества использования автоматизированных систем
Быстро и точно фиксировать приходы/уходы сотрудников, а также составлять необходимую отчетность могут только автоматизированные системы. Они состоят из аппаратных устройств для сбора данных и сервисов для их обработки.
Во избежание обмана со стороны сотрудников компании используют приборы учета, считывающие биометрические данные — отпечатки пальцев или лицо. В этом случае бизнес получает такие преимущества:
• Система точно фиксирует время прихода на работу, выхода на перерыв, количество перекуров, переработки. Влияние человеческого фактора сводится к нулю.
• Аппаратура собирает данные без участия человека — сотрудника HR-отдела, охранника, вахтера. Полученная информация накапливается в оцифрованном виде, ее сразу применяют для начисления зарплаты и составления отчетов.
• Автоматизированный учет исключает ошибки, вызванные умышленными действиями или неправильным вводом. Работодатель не будет нарушать трудовое законодательство и вступать в судебные споры с сотрудниками.
• В любой момент наниматель или работник HR-отдела получает доступ к графикам работы, отчетам за неделю и месяц. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы и повысить рентабельность работы компании.
В основе большинства средств автоматизации лежат системы контроля и управления доступом. Это эффективные, но дорогие и громоздкие решения. Они требуют больших затрат на интеграцию, настройку и тестирование. Ввод в эксплуатацию комплексных СКУД, перед тем как рассчитать график рабочего времени, занимает до полугода.
Но их можно заменить на узкоспециализированные системы — например, «БОСС Контроль» . Он состоит из терминала для сбора данных, который отправляет собранную информацию в дата-центр. Пользователь получает доступ ко всей отчетности через web-интерфейс и платит за эту услугу фиксированную сумму в месяц. Внедрить такую систему можно уже за один день, после чего вы начнете получать точные данные для эффективного кадрового и управленческого учета.