Каждый работодатель периодически сталкивается с необходимостью рассчитать среднесписочную численность сотрудников (ССЧ). Этот показатель влияет на налоговые льготы, формат отчетности и статус компании. Среднесписочная численность работников показывает, сколько человек в среднем работало в организации за определенный период — месяц, квартал или год.
Этот показатель не равен фактическому количеству сотрудников в штате, потому что учитывает всех, кто состоит в трудовых отношениях, даже если они временно отсутствуют — например, в отпуске или на больничном. Разберем, зачем нужна среднесписочная численность работников, как рассчитать ее правильно и кому это нужно делать.
Что означает среднесписочная численность
Это показатель, отражающий среднее количество работников за определенный период. В него включают всех, кто состоит с компанией в трудовых отношениях, независимо от того, был ли человек фактически на работе.
В расчет входят, например, сотрудники, находящиеся в отпуске, на больничном или в командировке — они тоже считаются частью коллектива.
Результат всегда выражается в целых числах, а если при вычислениях получается дробное значение, его округляют по общим правилам математики.
Зачем нужна среднесписочная численность
Показатель среднесписочной численности используют сразу несколько государственных органов — ФНС, Росстат и Соцфонд. Он помогает контролировать занятость и начисление страховых взносов.
Так, налоговая запрашивает эти данные в составе расчета по страховым взносам (РСВ), СФР сверяет их через отчет по форме ЕФС-1, а Росстат требует указывать среднесписочную численность в статистической форме П-4.
Как критерий отнесения к малому и среднему бизнесу
Предприятие относится к малому бизнесу при численности до 100 человек. Средний бизнес включает компании со 101 до 250 сотрудников. Статус определяет доступ к государственной поддержке и специальным налоговым режимам.
Малые предприятия получают преимущества:
- упрощенную систему налогообложения;
- льготные кредитные программы;
- уменьшенные ставки страховых взносов;
- возможность участвовать в госзакупках.
Влияние на формат сдачи отчетов
При численности больше 100 человек все налоговые декларации сдают только в электронном виде. Компании с меньшим количеством персонала могут использовать бумажные бланки. Это правило не касается отчета по НДС.
Электронная отчетность обязательна для:
- всех плательщиков НДС;
- компаний с численностью свыше 100 человек;
- крупнейших налогоплательщиков.
Кто включается в расчет, а кто — нет
При расчете ССЧ важно понимать, кого учитывать, а кого — нет. Ошибки в этом вопросе часто приводят к неточной отчетности и претензиям со стороны налоговой.
Работники, которых включают в ССЧ
В ССЧ включают всех, кто работает по трудовому договору, независимо от того, полный это день или неполная занятость. Даже если сотрудник временно не выходит на работу — например, в отпуске или на больничном, — его все равно учитывают как одну единицу.
В расчет входят:
- постоянные сотрудники, занятые на полной ставке;
- внутренние совместители — их считают один раз, даже если они совмещают несколько должностей;
- новички, находящиеся на испытательном сроке;
- работники, отправленные в командировки, отпуска или на больничный;
- удаленные сотрудники.
Чтобы избежать ошибок в отчетности, важно своевременно фиксировать все кадровые изменения: прием, увольнение, отпуск, больничный. Удобнее всего это делать через системы учета рабочего времени, например, БОСС Контроль. Они показывают, кто действительно работал, а кто отсутствовал по уважительной причине. Это помогает вести точный расчет и экономит время бухгалтерии.
Кто не входит в ССЧ
Из подсчета исключают:
- внешних совместителей — их основное место работы находится в другой организации;
- работников на ГПХ — они не подчиняются внутренним правилам компании;
- женщин в отпуске по уходу за ребенком, если они полностью не работают в этот период;
- учредителей и собственников, которые не получают зарплату;
- военнослужащих.
Как рассчитать среднесписочную численность
Расчет строится на ежедневном подсчете сотрудников. Не нужно изобретать сложные методики. Достаточно следовать проверенному алгоритму и учитывать все нюансы учета разных категорий работников.
Общая формула расчета
Основу расчета составляет простая формула: складывают количество работников за каждый день месяца и делят полученное число на количество календарных дней. В расчет входят выходные и праздничные дни.
Чтобы посчитать среднесписочную численность, используют следующую формулу:
ССЧ = Общее количество работников за все дни месяца / Количество календарных дней в месяце.
Для расчета за квартал или год используют среднемесячные показатели. Их суммируют и делят на количество месяцев в периоде.
Расчет за месяц — пошаговая инструкция с примером
Возьмем для примера октябрь 2025 года. В компании «Весна» работают 5 человек. 12 октября приняли еще одного сотрудника. 20 октября два человека уволились.
Порядок расчета:
- Берем данные за каждый день месяца.
- Суммируем показатели.
- Делим на то, сколько дней в месяце.
- Округляем результат.
Считаем по дням:
- с 1 по 11 октября: 5 человек × 11 дней = 55;
- с 12 по 19 октября: 6 человек × 8 дней = 48;
- с 20 по 31 октября: 4 человека × 12 дней = 48.
Сумма: 55 + 48 + 48 = 151. Делим на 31 календарный день: 151 / 31 = 4,87. Округляем до 5 человек. За октябрь ССЧ составляет 5 человек.
Учет сотрудников с неполным рабочим днем
Людей, работающих часть дня, учитывают пропорционально затраченному на работу времени. Считают в человеко-часах. Это требует дополнительных расчетов, но необходимо для точности показателя.
Бухгалтер работает 4 часа в день при 8-часовом дне. Его коэффициент занятости — 0,5. За 22 рабочих дня он наработает 11 человеко-дней. Делим на 31 календарный день месяца: 11 / 31 = 0,35.
Алгоритм расчета для неполного дня:
- Определить количество отработанных часов.
- Рассчитать человеко-дни.
- Разделить на календарные дни месяца.
- Прибавить к общей численности.
Специализированные программные инструменты, такие как БОСС Контроль, автоматически считают фактическое время работы каждого сотрудника. Система учитывает опоздания, ранние уходы и переработки. Это дает точные данные для расчета и экономит время бухгалтера.
Расчет за квартал
Сложите среднесписочную численность за три месяца квартала. Разделите на 3. Используйте уже рассчитанные помесячные показатели.
Пример расчета за первый квартал:
- январь: 15 человек;
- февраль: 17 человек;
- март: 16 человек.
Сумма: 15 + 17 + 16 = 48.
Делим на 3: 48 / 3 = 16. Численность за первый квартал — 16 человек.
Квартальные расчеты используют для:
- промежуточной отчетности;
- анализа сезонной занятости;
- планирования налоговых платежей.
Расчет за год
Сложите показатели за все 12 месяцев. Разделите на 12. Это самый важный показатель, который определяет статус компании на следующий год. Даже если компания работала не с начала года, делитель остается 12. Предприятие, открытое в июле, должно сложить численность за 6 месяцев и разделить на 12.
Пример для компании, начавшей работу в июле:
- июль: 5 человек;
- август: 7 человек;
- сентябрь: 8 человек;
- октябрь: 9 человек;
- ноябрь: 10 человек;
- декабрь: 10 человек;
- Сумма: 5 + 7 + 8 + 9 + 10 + 10 = 49.
Делим на 12: 49 / 12 = 4,08. Округляем до 4 человек.
Годовой показатель применяют для:
- определения статуса субъекта МСП;
- расчета налоговых льгот;
- статистической отчетности;
- планирования развития компании.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибки в расчете приводят к неправильной отчетности и штрафам. Большинство проблем возникает из-за невнимательности или незнания правил. Анализ типичных ошибок помогает их избежать.
«Ноль» при отсутствии работников
Индивидуальные предприниматели без наемных сотрудников все равно сдают отчетность. В графе численности ставят ноль. Молчание со стороны владельца ИП расценивают как нарушение сроков сдачи, что приводит к штрафам.
Даже если деятельность не ведется, отчетность обязательна. Подают нулевые расчеты по страховым взносам. Указывают нулевую численность в соответствующих графах.
Не путать календарные и рабочие дни
В формуле используют календарные дни, а не рабочие. Октябрь имеет 31 календарный день, но только 22 рабочих. Делить нужно на 31. Использование меньшего числа искажает результат в большую сторону.
Неправильный учет декретников и совместителей
Женщина в декретном отпуске полностью исключается из расчета. Но если она работает на дому 3 часа в день, ее учитывают как 0,375 единицы. На этом этапе есть риск ошибиться, поэтому рассмотрим правила учета совместителей:
- внутренние — один раз по основному месту работы;
- внешние — не включают в расчет;
- работа по двум должностям — одна единица.
Расчет за год только с месяца открытия
Компания, начавшая работу в сентябре, должна считать численность за 4 месяца. Но при расчете годового показателя делят на 12, а не на 4. Это требование законодательства.
Новые компании часто ошибаются в этом правиле. Они делят сумму на фактическое количество месяцев работы. Это приводит к завышению показателя и проблемам с отчетностью.
Итоги
Правильный расчет среднесписочной численности помогает избежать штрафов и грамотно планировать штат. Главное — учитывать актуальные правила, не путать категории работников и всегда подавать сведения о среднесписочной численности работников. Даже если в штате у вас никого нет, указывайте ноль.
Система БОСС Контроль автоматизирует подсчет и сохраняет историю изменений. Вы всегда можете проверить правильность расчетов и подготовить отчетность без ошибок. Инструмент учитывает все нюансы учета рабочего времени.
Регулярный мониторинг показателя помогает в управлении бизнесом. Вы видите динамику изменения численности и можете вовремя реагировать на колебания. Это особенно важно для сезонных и растущих компаний.