От того, насколько грамотно составлен график работы сотрудников, во многом зависит эффективность работы всей компании. Ошибки при планировании могут привести к переработкам и увеличению расходов на ФОТ, недовольству персонала, штрафам за нарушение ТК. Решение таких задач требует времени и точности.
Узнаем, что собой представляет график работы персонала и зачем он нужен, как правильно составлять расписание и какие современные программные решения для этого существуют.
Что такое график работы
Любые трудовые отношения регламентируются официальным законодательным актом — Трудовым кодексом РФ. В этом документе обозначены ограничения по времени ежедневной работы, регламент по выходным, отпускным и другим условиям. В условия труда входит также график работы.
В графике работы указано запланированное время нахождения на рабочем месте каждого сотрудника за определенный период. Как правило, расписание составляется на месяц или более длительный период.
План работ оформляется в виде таблицы. Он создает основу для расчета заработной платы и исключает путаницу в сменах, а также позволяет соблюдать нормы труда и отдыха. Документ особенно важен для крупных предприятий с большим количеством сотрудников — как штатных, так и занятых частично.
В графике указывают:
• даты начала и окончания рабочего периода;
• продолжительность трудового дня и перерывов;
• число рабочих дней в неделю;
• условия работы (непосредственно на рабочем месте, удаленно);
• дополнительные сведения на усмотрение руководства.
Данные персонифицированы в отношении каждого задействованного сотрудника. Как правило, таблица дополнена графой, где стоит подпись, подтверждающая, что работник ознакомился с информацией.
Закон не обязывает составлять такой документ, особенно в отношении стандартного трудового режима (так называемой пятидневки). Распорядок нужен в первую очередь работодателям и ответственным лицам.
Зачем нужен
Организованный распорядок работы — основа для деятельности многих структур, в частности для предприятий с посменным трудовым режимом. Он нужен крупным промышленным производствам, заводам, экстренным службам, заведениям общественного питания, заправкам, колл-центрам и другим организациям.
График выхода на работу сотрудников решает ряд задач:
• регламентирует режим труда и отдыха;
• позволяет корректно рассчитать зарплату;
• помогает определять размер пособий и социальных выплат;
• исключает ошибки при начислении отпускных;
• выступает основой для подсчета трудового стажа.
Правильно составленный график работы производственного персонала снимает множество вопросов со стороны сотрудников и контролирующих структур. С его помощью отслеживают переработки, поскольку они влияют на начисление зарплаты. Поэтому следить за соблюдением графика в интересах работодателя.
Какие бывают
Работодатель самостоятельно устанавливает рабочие часы для сотрудников, соблюдая при этом требования ТК. Перечислим самые часто встречающиеся варианты рабочих регламентов.
Пятидневка или шестидневка
При стандартном режиме 5/2 и небольшом количестве сотрудников составлять график не обязательно. Персонал трудится с понедельника по пятницу по 8 часов в день плюс час на обед. На шестидневке персонал трудится шесть дней в неделю, при этом общее количество часов (40) сохраняется.
Если необходимо, чтобы сотрудник вышел на работу в выходной день, требуется получить его согласие в письменной форме. Надбавка к зарплате за сверхурочные часы рассчитывается отдельно, минимум в двукратном размере от обычной ставки, либо компенсируется дополнительным выходным.
Сменный график
При таком расписании трудовое время распределено на несколько смен, каждая из которых длится фиксированное количество часов. Сменный график применяют, когда на предприятии идет круглосуточное производство или повышена интенсивность труда.
Смены позволяют использовать ресурсы в оптимальном режиме и при этом обеспечивает непрерывную работу. Продолжительность, количество и график смен работодатель определяет в соответствии с ТК и письменными договоренностями с сотрудниками.
Например, смена длится 12 часов три дня подряд, затем столько же дней работник отдыхает. Могут быть и 24-часовые рабочие дни с перерывами на еду и отдых. Ночное время (оно длится с 22 до 6 утра) расценивается иначе — эти часы оплачиваются не менее чем на 20% выше стандартного почасового тарифа.
Частичная занятость
При таком графике сотрудник трудится неполный рабочий день либо неполную неделю. Как правило, таких сотрудников привлекают по мере надобности (если штат не справляется) или на определенные проекты. Частичная занятость бывает постоянной (например, специалиста стабильно привлекают несколько раз в месяц) и временной.
Частичную занятость нередко выбирают сами соискатели, когда хотят работать по совместительству или занимаются наряду с работой другой деятельностью — обучением, заботой о ребенке, частным предпринимательством.
Гибкий график
Такой распорядок дня выгоден в первую очередь соискателю, но если специалист ценный, работодатель идет ему навстречу.
Сотрудник сам выбирает дни и продолжительность работы — бывает частичный, смешанный или скользящий график. В один из дней рабочий день может длиться 12 часов, в другой 4, в третий 8. Гибкий график нередко практикуют аварийные и другие срочные службы.
Вахта
Сотрудники работают на объекте и проживают в непосредственной близости от производства. Вахта длится 2-4 недели, затем работники возвращаются домой и в течение нескольких недель отдыхают. В это время на предприятии работают другие сотрудники, также в вахтовом режиме.
Такой вариант подходит для добывающей отрасли, строительства, лесозаготовок и других отдаленных производств. На самой вахте тоже действует посменный график, при этом каждая смена не должна длиться больше 12 часов по ТК.
Как правильно составить
Все указанные выше способы организации труда требуют составления графиков, в которых учитываются все значимые факторы. Расписание составляет ответственное лицо, назначенное руководителем.
Чтобы составить рабочий план, недостаточно просто распределить сотрудников по сменам. Требуется заранее проделать подготовительную работу:
1. Определить учетный период.
2. Рассчитать фонд рабочего времени за этот срок.
3. Провести вычисления по нормативному количеству сотрудников.
4. Распределить смены по учетному периоду.
5. Провести коррекцию с учетом отпусков и отгулов.
6. Сверить занятость с законодательными нормативами отдыха.
7. Распределить незакрытые смены по договоренности со штатными и внештатными сотрудниками.
8. Ознакомить рабочий коллектив с распорядком.
Рабочий план желательно сформировать заранее, чтобы при необходимости успеть скорректировать.
Частые ошибки при составлении графика
Неправильно составленный график может стать причиной прямых или косвенных убытков. Чаще всего ответственные лица допускают следующие ошибки:
• Составляют график по шаблону. Расписание должно учитывать текущие возможности конкретного производства, численность штатных и внештатных сотрудников, структуры компании и профиль ее деятельности.
• Не используют имеющиеся данные. Имея на руках информацию о том, сколько смен было отработано в предыдущих периодах, можно эффективнее распределить ресурсы. Хорошо, если такие данные хранятся в оцифрованном виде, и ответственные за составление графика имеют к ним доступ.
• Забывают согласовать график с сотрудниками. Важно, чтобы персонал ознакомился с графиками и подтвердил согласие работать по предложенному расписанию. В противном случае могут возникнуть накладки, которые придется решать в условиях ограниченного времени.
Программные решения
Составление графиков и управление посменной работой — сложные задачи, требующие ответственности и высокого уровня компетенции от исполнителей. Чтобы облегчить их задачу, используют технологические решения.
Это программные продукты, которые помогают эффективно распределить нагрузку, обновлять данные, анализировать различные показатели в автоматическом режиме. Новейшие системы помогают сформировать цифровое рабочее пространство и вести делопроизводство непосредственно в программе.
Важный параметр для оптимизации графика на производстве — учет рабочего времени. Эту сложнейшую для каждого предприятия проблему также решают технологические разработки.
Задачу УРВ можно решить с помощью системы «БОСС Контроль». Она помогает получить необходимую информацию для составления графика, а также контролировать его соблюдение. Благодаря точной фиксации времени прихода и ухода сотрудников работодатель получает реальную картину занятости персонала и на ее основании оптимизирует производственные ресурсы.
Для внедрения «БОСС Контроль» не нужно устанавливать специализированное ПО или подключать дополнительное оборудование. Система работает через браузер, ей не требуется профессиональное сопровождение. Это облачный сервис, хорошо показавший себя на практике.
Итоги
Чтобы составленное расписание было корректным и способствовало росту бизнеса, необходимо учитывать множество разных факторов и особенностей конкретного производства.
Для стандартной офисной работы подходит 5-6-дневная рабочая неделя. Производственные предприятия работают по сменному графику. Различные агентства, студии, мастерские выбирают наиболее удобный формат с гибким графиком, частичной занятостью или удаленкой. Независимо от того, какой именно режим вы выберете, важно, чтобы на предприятии соблюдались нормативы ТК.
Внедряйте программные решения и собирайте данные для учета рабочего времени. Эта информация поможет ускорить процесс составления графика и сделать расписание более удобным как для бизнеса, так и для сотрудников.