Планирование рабочего времени сотрудника оптимизирует нагрузку на персонал, повышает производительность труда, сокращает затраты компании на заработную плату. Заранее составленный график экономит ресурсы бизнеса, создает комфортные условия для сотрудников, повышает привлекательность работодателя на рынке труда.
Для планирования использования рабочего времени применяют автоматизированные инструменты, которые помогают сделать график, а также проконтролировать его исполнение сотрудниками. Рассмотрим их подробнее.
Зачем планировать рабочее время сотрудников
• Руководитель компании или подразделения может равномерно распределить задачи и смены, чтобы избежать перегрузки. Это снижает вероятность ошибок из-за повышенной утомляемости, увеличивает производительность труда.
• Каждый работник знает время выхода на смену, продолжительность рабочей недели, видит свои задачи, время на их выполнение. Он может самостоятельно распределять приоритеты, чтобы повысить эффективность своей работы.
• Планирование рабочего времени персонала позволяет отказаться от выходов в выходные дни или переработок, что сокращает затраты на оплату труда. Работодателю не нужно оплачивать внеурочные часы.
• План и собранные данные о фактически отработанных часах помогают составлять графики на будущее. Например, увеличивать количество сотрудников в пиковые часы или уменьшать в периоды затишья.
Работа по заранее намеченному плану положительно влияет на физическое и психологическое состояние персонала. Они работают с бо́льшим удовольствием, так как чувствуют заботу со стороны работодателя. Благодаря этому повышается лояльность к компании, сокращается текучесть кадров.
Грамотное планирование позволяет распределить задачи между несколькими сотрудниками, улучшить взаимодействие между ними.
Кроме того, работодатель обязан вести учет рабочего времени согласно трудовому законодательству. Для этого ему нужно планировать выходы персонала на работу, контролировать исполнение плана вручную или с помощью автоматизированных систем.
Основные подходы к планированию рабочего времени
Компания самостоятельно выбирает порядок и способы планирования рабочего времени работника. В этом разделе рассмотрим наиболее распространенные практики.
Использование таблиц, расписаний и ручного учета
Самый простой способ — составить план вручную. Для этого можно действовать по такому алгоритму:
1. Определить потребность в персонале. Нужно создать рабочие задачи, установить сроки их выполнения, приоритетность. Затем оценить, сколько человек способны решить их в указанное время.
2. Составить таблицу с расписанием. Обычно используют Excel или Google Sheets. На листе указывают ФИО работников, рабочие смены или часы. В ней же можно вручную отмечать фактические выходы на работу.
3. При составлении плана нужно учитывать законодательные нормы, пожелания самих работников. Особенно в том случае, если рабочие смены выпадают на выходные или праздничные дни. План не должен предусматривать переработок сверх норм, указанных в ТК РФ.
4. План согласовывают с сотрудниками, корректируют при необходимости. На этом этапе предусматривают возможные отклонения от него, способы их компенсации. Например, в случае болезни одного из работников его должен подменить другой.
Важно не только составить план, но и контролировать его исполнение. Работодатель или назначенный сотрудник отмечает фактические выходы на работу, количество отработанных часов в таблице или журнале. Собранные данные позволяют корректировать планы на следующий месяц или такой же период будущего года.
Ручное планирование кажется простым, но в действительности оно слишком трудоемкое. Нужно постоянно вносить данные, обновлять графики, контролировать их выполнение. Возможности для автоматизации в данном случае очень ограничены.
Преимущества автоматизации и удобство использования приложений
Для удобства планирования рабочего времени работника используют приложения или онлайн-сервисы. Работодатели применяют специальные решения, например, 1С ЗУП, а также другие программы — Bitrix24, Asana, Kaiten, собственные разработки.
В этом случае алгоритм будет следующим:
1. Подобрать программу или сервис для планирования и учета рабочего времени, внести или импортировать информацию о сотрудниках.
2. Создать шаблоны. Они бывают разными для рабочих смен, отдельных заданий или проектов. Это поможет составлять планы на следующие периоды или ставить типовые задачи персоналу.
3. Составить алгоритмы работы сотрудников. Это даст возможность автоматизировать типовые действия, настроить триггеры. Также необходимо использовать алгоритмы, которые позволяют распределить задачи в зависимости от заданных критериев: загруженности, квалификации, направления работы.
4. Проконтролировать выполнение плана. Для этого приложения генерируют бухгалтерские или управленческие отчеты, визуализируют данные. На их основе можно скорректировать план, предусмотреть пиковые нагрузки, избежать критической нехватки персонала.
Программы и сервисы ускоряют планирование, минимизируют ошибки. Но в большинстве случаев отчеты о выполнении графиков приходится вносить вручную.
Как система упрощает планирование и сокращает время на организацию графиков
Планирование рабочего времени предприятия будет удобным и эффективным, если задействовать комплекс из аппаратных и программных средств. Для этого используют систему контроля. Она собирает данные, затем отправляет их на сервер, где с помощью специализированных приложений формируются отчеты для руководителей, бухгалтеров, кадровых сотрудников.
Преимущества подхода:
1. Со временем можно автоматизировать составление графиков. Рабочие смены будет распределять программа с учетом накопленного опыта, законодательных норм, планируемого объема работы, доступных сотрудников. От ручного планирования можно полностью отказаться.
2. Данные о фактическом выходе на работу вносятся без участия диспетчера. Это дает возможность учитывать изменения в реальном времени и компенсировать отсутствие работников за счет вызова подменного персонала.
3. Программа собирает данные в течение всех отчетных периодов, что помогает оптимизировать рабочее время.
4. Система собирает данные автоматически, вводить их вручную не нужно. Это исключает ошибки и умышленное искажение информации. Автоматизация предотвращает ошибочное начисление зарплаты или переработки, которые не были учтены при расчете оплаты труда.
5. Руководитель компании или должностные лица организации всегда могут посмотреть на графики работы и их выполнение, отследить выполнение рабочих задач, внести изменения при необходимости.
Минус систем автоматизации — высокая стоимость. Чтобы подобрать и внедрить инструмент, нужны значительные финансовые затраты и время. Уменьшить расходы можно с помощью готовых решений, объединяющих в себе аппаратные средства фиксации приходов на работу и центров обработки данных.
Прозрачность и контроль: отслеживание рабочего времени, переработок
Для планирования рабочего времени предприятия можно использовать систему учета БОСС Контроль. Она отслеживает фактические выходы на работу, в том числе вне основной смены, что помогает правильно начислять заработную плату и учитывать переработки.
Применение такой системы делает взаимоотношения между работником и работодателем прозрачными. Это повышает доверие сотрудников, помогает выявить возникающие проблемы и потенциальные конфликты.
Система БОСС Контроль состоит из терминалов и облачного сервиса обработки данных. Устройства фиксируют приход сотрудника на работу и уход с рабочего места с помощью биометрических данных или магнитной карты. Далее прибор отправляет информацию на сервер через интернет, где ею могут пользоваться руководитель, бухгалтер или другие уполномоченные лица компании.
Главный плюс этой системы — простота внедрения. Для начала работы нужно купить нужное количество устройств и подключить к электричеству. Взаимодействие с сервером происходит через веб-интерфейс, необходимые отчеты доступны через меню личного кабинета.
Заключение
Планирование рабочего времени — ключ к эффективному использованию трудовых ресурсов. Составить хороший план и проконтролировать его вручную невозможно, поэтому бизнес применяет автоматизированные системы. Чтобы сократить затраты на их внедрение вместо громоздких и дорогих СКУД, можно использовать узкоспециализированные решения. Например, систему БОСС Контроль, которую можно эксплуатировать сразу после покупки и установки на объекте.