Опоздания сотрудников негативно отражаются на рабочих процессах компании, ухудшают общую дисциплину и влияют на продуктивность. Из-за одного человека, который пришел не вовремя, смещаются сроки выполнения проектов, нарушается взаимодействие в коллективе. Если такие ситуации повторяются постоянно, уменьшается эффективность работы в целом, что ведет к потере прибыли, снижению деловой репутации.
В этой статье разберемся, почему работники приходят не вовремя, можно ли уволить сотрудника за опоздание и каким образом сделать так, чтобы исключить нарушения в будущем.
Основные причины опозданий сотрудников
Несвоевременный приход персонала на рабочее место в начале дня или после обеда может быть вызван личными или организационными факторами, а также отношением руководителя и коллег к трудовой дисциплине в целом.
Основными причинами личного характера могут быть:
- сложности с транспортом, что особенно часто встречается в крупных городах;
- хроническая усталость работника, недостаток сна, влияющий на энергию человека, в том числе на соблюдение графика работы;
- общее отсутствие мотивации — если работа человеку не интересна, он не стремится вовремя прийти на нее;
- проблемы в семье, необходимость ухода за маленькими детьми.
Часть из них связана с организационными факторами, которые зависят от работодателя:
- График работы не учитывает особенности расположения офиса, наличие остановок общественного транспорта, личные обстоятельства сотрудника. Например, молодой маме целесообразно дать утром время, чтобы отвести ребенка в детский сад. Взамен она проработает дольше вечером.
- Проблемы с инфраструктурой, из-за которых человек вынужден задержаться. Например, если рядом с офисом нет парковок, человеку нужно долго искать место или оставлять машину дальше.
- Длительные утренние планерки — работники сознательно допускают опоздания, так как считают эти собрания неэффективными и ненужными.
Влияние оказывает и общий психологический климат, а также отношение руководителя. Например, если начальник подразделения сам допускает опоздания, его поведение сознательно или бессознательно будут копировать подчиненные.
Многие из перечисленных факторов можно нивелировать за счет введения гибкого графика выхода на работу, разработки системы вознаграждений за пунктуальность, улучшения условий труда и повышения мотивации. Но перед этим необходимо ввести эффективный контроль за своевременным приходом в офис или на производство.
Как эффективно контролировать опоздания?
Контроль рабочего времени с помощью бумажного журнала и вахтера — устаревший метод, который приводит лишь к большим затратам, злоупотреблениям и ошибкам из-за человеческого фактора. Точно фиксировать время прихода/ухода можно с помощью автоматизированных систем учета рабочего времени.
Их применение дает такие преимущества:
- Автоматика точно фиксирует время прихода, все сотрудники знают об этом и стараются не допускать нарушений, так как это гарантированно станет известно руководителю.
- Прозрачная система сбора данных снижает конфликт между начальниками и подчиненными. Нарушения фиксирует бесстрастная автоматика, а не субъективно настроенный человек.
- Оборудование для контроля приходов/уходов собирает данные в электронной форме. Далее их можно использовать для начисления вознаграждения при повременной системе учета, что снижает нагрузку на бухгалтерию и HR-отдел.
- С помощью таких систем можно очень точно учитывать приход/уход, даже если у каждого сотрудника свой график, разная длительность смен, гибкое начало смены.
- Устройства для контроля рабочего времени можно интегрировать с CRM для двустороннего обмена данными и исключения повторного ввода информации.
Единственным ограничением для внедрения таких решений является их стоимость. Для покупки и настройки полноценной СКУД нужны крупные капитальные затраты. Использовать это оборудование только для контроля опозданий сотрудников к началу рабочего дня неэффективно.
Более практичный и доступный вариант — система БОСС Контроль. Это программно-аппаратный комплекс, который состоит из двух элементов:
- Аппаратный модуль, который регистрирует приход сотрудника по биометрическим данным. Он готов к применению сразу после установки без сложной настройки. Внутри встроен модем для отправки данных, поэтому подключать его к локальной сети компании не нужно.
- Облачное хранилище. Данные системы хранятся в ЦОД провайдера. Доступ к ним пользователь получает через web-интерфейс. Платить за собственную серверную инфраструктуру не нужно.
Внедрение такой системы занимает 1 рабочий день. После запуска руководитель получает данные о времени ухода и прихода в разрезе каждого сотрудника.
Ответственность сотрудника за опоздания
Трудовое законодательство считает опозданием любой несвоевременный приход на работу независимо от его длительности. Если согласно трудовому договору работник должен быть на месте в 9.00, приход в 9.03 будет считаться нарушением дисциплины.
Нормы, которая вводит ответственность работника за опоздание, в ТК РФ нет. Но тяжесть дисциплинарного взыскания со стороны работодателя зависит от длительности задержки. Возможны два варианта.
До 4 часов
В этом случае вид взыскания выбирает руководитель, однако оно не может предусматривать увольнение. Чаще всего объявляют выговор или замечание. Причем делают это в случае, если работник опоздал надолго или не первый раз, его неявка нанесла существенный ущерб рабочим процессам. Например, из-за отсутствия кладовщика не получилось загрузить машину и пришлось платить неустойку транспортной компании.
Увольнение возможно в случае, если человек не первый раз совершил этот проступок. То есть имеет место систематическое опоздание работников. В этом случае нарушение трудовой дисциплины считается неоднократным. Руководитель компании может уволить сотрудника в одностороннем порядке.
Более 4 часов
Такое опоздание согласно ТК РФ считается прогулом. В этом случае работодатель имеет право (но не обязан) уволить работника уже после первого такого проступка, не дожидаясь повторных. Однако для этого необходимо строго соблюсти существующий порядок, чтобы избежать споров о нарушении трудового законодательства.
Как уволить сотрудника за опоздание? Порядок оформления документов описан в действующем законодательстве. Весь процесс состоит из нескольких этапов:
- Фиксация опоздания или прогула. Нужно составить акт об опоздании сотрудника. Доказательством несвоевременного прихода могут быть данные из системы контроля рабочего времени. Если автоматика не используется, нужны подписи трех свидетелей в документе.
- Получить объяснение от нарушителя. На его составление у работника есть два дня. Объяснительную пишут в свободной форме и указывают в ней причину нарушения дисциплины.
- Вынести решение. Дисциплинарное взыскание накладывают согласно трудовому кодексу. Это может быть выговор, замечание, увольнение.
Обратите внимание, что штрафы сотрудника за опоздание запрещены. Но ничто не мешает лишить его премии, если она предусмотрена внутренними нормативными актами.
Также нужно учитывать, что ТК РФ не содержит точного перечня уважительных причин для опоздания. Из судебной практики таковыми являются болезнь работника или его близких, смерть родственника, дорожно-транспортное происшествие, нарушение графика движения общественного транспорта.
Указанный в объяснительной факт нужно доказать. Например, принести копию свидетельства о смерти, больничный или справку из транспортной организации.
Дисциплинарное взыскание оформляется приказом руководителя. Но он сам решает, как наказать сотрудника за опоздание. Если начальник посчитает проступок незначительным, виновного не привлекают к ответственности.
Как мотивировать сотрудников приходить вовремя?
Отрицательное подкрепление — не лучший способ мотивации. Штрафы за несвоевременный приход далеко не всегда приводят к улучшению трудовой дисциплины. Помимо «кнута» работодатель может использовать и «пряники». Например:
- предоставление бонусов, премий и других преференций персоналу, который не допускает нарушений трудовой дисциплины;
- бесплатные завтраки до начала рабочего дня, которые мотивируют людей приходить заранее;
- гибкий график начала и окончания работы для сотрудников, которым не обязательно находиться на рабочем месте в фиксированные часы;
- подвоз работников от остановок общественного транспорта или метро к офису, оплата парковок тем, кто приехал заранее на машине;
- создание здоровой корпоративной культуры и благоприятного психологического климата, при котором людям хочется прийти на работу пораньше.
Дисциплинировать работников помогают и автоматизированные системы контроля и учета. В этом случае человек будет знать, что устройство фиксирует не только опоздания, но и переработки. Это повышает ответственность коллектива и устраняет конфликтные ситуации.
Заключение
Работники должны соблюдать трудовую дисциплину, а работодатель — создавать условия для этого. Штрафы и увольнения не всегда помогают избавиться от опозданий. Большего эффекта можно добиться, если разработать для сотрудников комфортный график, предоставить места для парковки, ввести систему премирования.
Одним из способов борьбы с опозданиями подчиненных являются автоматизированные системы учета рабочего времени. Например, БОСС Контроль, которая помогает отслеживать посещаемость, мотивировать сотрудников и сокращать количество конфликтов.