Информация о том, во сколько сотрудники начинают рабочий день, важна для работодателя. Она помогает анализировать показатели труда и оптимизировать работу внутри компании. А для некоторых бизнесов контроль присутствия персонала на рабочем месте критичен — например, для сферы торговли или конвейерного производства.
Программы для учета рабочего времени сотрудников отслеживают, когда люди находились на рабочем месте. Такие программные решения повышают уровень трудовой дисциплины, сокращают издержки на контроль за присутствием, упрощают процессы за счет структурирования данных.
Какие задачи учета рабочего времени можно автоматизировать
Автоматизированный учет рабочего времени решает сразу несколько задач:
• Повышение трудовой дисциплины. Зная, что сведения об отсутствии на рабочем месте будут зафиксированы, работники начинают более ответственно относиться к соблюдению трудового распорядка.
• Расчет заработной платы. Программы учета времени сотрудников нужны для расчета заработной платы. Чаще всего они применяется там, где персоналу платят за фактически отработанное время: на складах, в магазинах, в предприятиях общественного питания.
• Управление доступом. Вы можете настроить программу так, чтобы доступ в отдельные помещения был только у некоторых категорий сотрудников. Также вы будете знать, в какой момент в каком-то из помещений находился человек.
• Распределение смен. Можно использовать программу для составления графика работы. На основе больших данных получится составить расписание, которое устроит всех работников.
Использовать данные из программы контроля рабочего времени могут разные подразделения: служба персонала, бухгалтерия, отдел безопасности, менеджмент.
Виды систем автоматизированного учета
Существует несколько видов систем учета рабочего времени:
• Биометрические. Используют уникальные физиологические характеристики человека для идентификации сотрудников.
• Системы электронных пропусков. Карты доступа или электронные пропуска открывают замки в помещения, куда сотрудник имеет право попасть.
• Программное обеспечение для мониторинга. Устанавливается на компьютеры сотрудников, чтобы отслеживать активность пользователей.
• GPS-трекеры. Интегрируются в мобильные устройства сотрудников или используются в виде отдельных устройств для отслеживания местоположения и перемещения.
• Видеомониторинг. Такая система подразумевает установку в помещении видеокамер.
• Комбинированные. Сочетают несколько методов контроля для более точного мониторинга рабочего времени.
Как выбрать систему учета рабочего времени
Выбор решения зависит от потребностей конкретного бизнеса. Прежде чем принять решение, стоит определить, какие задачи вы хотите решить с помощью автоматизации учета.
Для большинства компаний приоритетом становится простота решения. Важно не только удобство использования системы, но и скорость ее настройки. Если для поддержки потребуется потратить много ресурсов (как финансовых, так и человеческих), сроки окупаемости проекта существенно вырастут. Именно поэтому лучше отдать предпочтение готовому решению, которое можно начать использовать сразу же после принятия решения об установке.
Система БОСС Контроль — российская разработка, учитывающая потребности локального рынка. Это решение подходит как для небольших компаний, так и для корпораций с сотнями филиалов. Она проста в установке — для подключения достаточно обычной розетки, а тянуть сетевой кабель к терминалу не потребуется. Данные передаются в облако, где надежно шифруются. Доступ к информации можно получить с любого устройства. Ответственные за учет рабочего рабочего времени сотрудники (руководитель, бухгалтер или специалист по кадрам) смогут получить необходимые сведения в наглядном формате прямо из системы или экспортировать их, чтобы использовать для решения своих задач — контроля трудовой дисциплины, расчета заработной платы, стратегического планирования.
Установка и настройка
Некоторое оборудование требует больших затрат на монтаж. Как правило, такие сложные системы устанавливают на больших предприятиях с влиятельными службами безопасности. Для организаций, где важна скорость процессов, можно заказать систему, которую можно сразу начать использовать — такую, как БОСС контроль. Это сэкономит ресурсы и позволит сразу начать собирать и фиксировать информацию, которая нужна для обеспечения дисциплины и справедливого расчета заработной платы.
Работа с персоналом: как избежать конфликтов
Сотрудники часто воспринимают нововведения с сопротивлением. Подключение электронной системы учета рабочего времени может показаться им признаком недоверия со стороны руководства. Кроме того, некоторые работники могут опасаться санкций: к примеру, штрафов за опоздания.
Важно донести для сотрудников пользу, которую принесет подключение системы отслеживания им и компании. Например, фиксация сверхурочной работы позволит рассчитывать бонусы.
Необходимо обеспечить прозрачность в отношениях между работниками и руководством. Создайте и сделайте доступным документ, в котором будут прописаны правила использования СУРВ. Поможет снять напряженность встреча с сотрудниками, в ходе которой вы сможете объяснить преимущества нововведения, а сотрудники — задать свои вопросы и развеять опасения.
Учет рабочего времени — инструмент, который помогает компании достигать поставленных бизнес-результатов. Современные технические средства позволяют получать максимум информации в удобной для анализа форме. На старте проекта придется вложить деньги в разработку и настройку системы, но в дальнейшем на изучение активности сотрудников будет тратиться меньше ресурсов. Полученные данные помогут настроить работу, повысить вовлеченность персонала, сократить затраты и увеличить прибыль.